Какие документы подписывать при проведении инвентаризации?

Инструкция: проводим инвентаризацию ТМЦ

Инвентаризация товарно-материальных ценностей — это процедура сверки данных бухгалтерского учета и фактического наличия ТМЦ. В результате выявляются излишки и недостачи, определяется действительное состояние имущества.

Когда инвентаризация обязательна

В приказе Минфина № 49 от 13.06.1995 указано, что такое инвентаризация — проверка состояния имущества организации и сопоставление фактических показателей с учетными сведениями. Это обязательная ежегодная процедура: ее проводят перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Но это не все случаи, когда такая сверка обязательна.

В федеральных и отраслевых стандартах закреплено, кто должен проводить инвентаризацию в организации в обязательном порядке — инвентаризационная комиссия (постоянная или рабочая) при наступлении определенных ситуаций (ч. 3 ст. 11 402-ФЗ от 06.12.2011, п. 1.5 Методических указаний из приказа Минфина № 49). К ним относятся:

• годовая отчетность;
• смена МОЛ (материально ответственного лица), которое отвечает за товарно-материальные ценности;
• обнаружение хищений, порчи, злоупотреблений ТМЦ;
• реорганизация и ликвидация предприятия;
• стихийные бедствия, пожары или другие чрезвычайные ситуации.

Нормативный порядок проведения и учет результатов инвентаризации ТМЦ прописаны в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина № 49. К ТМЦ относятся товары, материальные ценности и готовая продукция. При проведении годовой сверки проверяют все ТМЦ. А вот при смене МОЛ или хищении проводят выборочную проверку — по конкретному участку.

Порядок проведения и периодичность инвентаризации

По правилам плановая инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится 1 раз в год — перед составлением итоговой бухгалтерской отчетности. Обычно проверку организуют в период с 1 октября по 31 декабря: для подтверждения соответствия учетных данных фактическим остаткам материалов.

Руководитель учреждения вправе самостоятельно назначить проверку, но для этого ему необходимо установить количество сверок за отчетный год, определить их даты и конкретизировать проверяемые ТМЦ или обязательства (пп. 2.1 раздела 2 Методуказаний из приказа № 49). Локальный порядок проведения сверки надлежит закрепить в учетной политике организации (п. 3 ст. 6 402-ФЗ).

Разберем, как проводится инвентаризация, для «чайников» — процедура состоит из нескольких этапов: подготовки, самой проверки, сопоставления фактических и учетных данных, оформления результатов и отражения итогов в бухучете. Каждый этап следует документировать одной из действующих унифицированных форм или же регистром, самостоятельно разработанным в организации.

Пошаговая инструкция, как провести инвентаризацию на предприятии с учетом законодательных норм и правил:

Шаг 1. Подготовка

Перед началом процедуры необходимо издать приказ о проведении проверки, сформировать комиссию и определить сроки мероприятия. Обычно приказ составляют на унифицированном бланке ИНВ-22, но это необязательно. Допускается собственная форма приказа.

Есть еще одно важное правило: материально ответственные лица до проведения инвентаризации ТМЦ обязаны предоставить комиссии приходные и расходные документы (отчеты о движении матценностей), которые они не передали в бухгалтерию, и расписки о том, что все приходные и расходные регистры на проверяемые ТМЦ сданы бухгалтеру или членам комиссии, ценности оприходованы, а выбывшие материалы списаны (п. 2.4 Методуказаний). Кроме того, каждое МОЛ предоставляет инвентаризационные описи и акты на собственных бланках или унифицированных — ИНВ-1, 3, 4 и других.

Шаг 2. Проверка

Процедура проводится только в присутствии всех членов комиссии и МОЛ (п. 2.8 Методуказаний). Исключение — если МОЛ длительно отсутствует на работе по болезни или уклоняется от инвентаризации. Но в таком случае важно известить материально ответственное лицо о готовящейся проверке документально. А вот если во время инвентаризации отсутствует хотя бы один член комиссии, то ее результаты автоматически становятся недействительными.

Проверка проводится по распечаткам инвентаризационной описи ИНВ-3. ТМЦ подсчитывают, взвешивают, измеряют и проверяют их фактическое наличие (п. 2.7 Методуказаний).

Шаг 3. Сопоставление данных

Комиссия отражает фактическое состояние ТМЦ в инвентаризационных описях и актах. МОЛ расписываются в регистрах, подтверждая, что проверка проводилась в их присутствии. Если при сопоставлении фактических и учетных сведений выявлены расхождения, то оформляется сличительная ведомость по формам ИНВ-18, 19 или самостоятельно разработанный бланк.

Шаг 4. Оформление результатов

После проведения сверки проводится заседание инвентаризационной комиссии. В результате при проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей оформляется не только ведомость, но и протокол заседания комиссии. Протокол составляют в произвольной форме. В нем:

• отражаются результаты проверки;
• приводятся объяснения по отклонениям;
• указываются виновные лица и порядок привлечения их к ответственности;
• перечисляются предложения по зачету излишков и недостач;
• приводятся общие выводы, решения и предложения по итогам инвентаризации.

Все итоги обобщаются в ведомости учета результатов инвентаризации (ИНВ-26 как вариант для заполнения). А окончательное решение принимает руководитель в приказе об утверждении результатов инвентаризации.

Шаг 5. Отражение в бухучете

Результаты годовой сверки формируют показатели бухотчетности за год. По итогам инвентаризационных процедур следует сделать все необходимые проводки — списать недостачи и ТМЦ, которые непригодны к использованию, учесть излишки, зачесть пересортицу.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно провести инвентаризацию.

Что делать с излишками или недостачей

Помимо приказов, базовые документы на проведение инвентаризации материальных ценностей — инвентаризационные описи, акты, сличительные и обобщенные ведомости. По ним и определяется наличие излишков и недостач.

Если в ходе сверки выявили излишки, то их необходимо учесть в бухучете по рыночной стоимости, но без НДС и акцизов. Излишки ТМЦ приходуют датой проведения проверки: их отражают в составе прочих доходов. В налоговом учете излишний доход по ТМЦ по итогам инвентаризации признают внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ). Излишки фиксируют по рыночной стоимости и для целей налогового учета (п. 5, 6 ст. 274 НК РФ).

Недостачи, наоборот, подлежат списанию в составе прочих расходов. В некоторых случаях недостачу списывают как погрешность учета. Все существенные недостачи компенсируются за счет МОЛ.

Иногда в ходе проверки обнаруживается пересортица, то есть одновременные излишки и недостачи у одного товара разного сорта. В случае пересортицы необходимо определить цены таких товаров и зачесть финансовый результат в бухучете. Зачет недостачи излишками по пересортице в налоговом учете не допускается.

Есть ли ответственность за непроведение инвентаризации

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности ежегодно проводится инвентаризация имущества и материалов организации, другие обязательные случаи перечислены в п. 1.5 Методуказаний. Но ответственность за непроведение сверки законом не установлена.

ИФНС вправе привлечь организацию к налоговой и административной ответственности за недостоверные данные бухучета и отчетности (ст. 120 НК РФ, ст. 15.11 КоАП РФ). Но только при условии, что инспектор самостоятельно обнаружит расхождение фактических показателей со сведениями бухгалтерского учета.

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Порядок проведения и оформления инвентаризации имущества

Больше материалов по теме «Бухгалтерский учёт» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

В каждой организации в обязательном порядке нужно производить периодические проверки материальных активов и различных обязательств, то есть фиксацию наличия и анализ состояния. Количество по факту, ценность и состояние материальных активов должно соответствовать цифрам, занесенным в бухгалтерские бумаги. Инвентаризация имущественных фондов, товаров, других активов является непременной процедурой для всех владельцев бизнеса.

По каким правилам проводится эта операция, и какие нюансы характерны для ее документального оформления, мы расскажем ниже.

Инвентаризация и ее объективная важность

Периодический учет материальных средств методом сличения фактических объективных сведений, полученных после проведения персональной проверки, с информацией, отраженной в бухучете, именуется инвентаризацией.

Несоответствие реального и задокументированного состояния или численности инвентаризируемых активов возможно по целому ряду причин:

• естественные воздействия на определенные материальные ценности, могущие повлиять на изменение их количества, веса, объема, остаточной ценности (усушка, потери при транспортировке, порча вследствие хранения, испарение и т.п.);
• выявление злоупотреблений учета материальных ресурсов (неправильные замеры, допущение обвесов, совершение хищений и т.п.);
• проблемы, возникшие при внесении записей в бухгалтерскую документацию (описки, ошибки, помарки, исправления, неточности и другие двусмысленности).

Поэтому регулярное проведение инвентаризации имеет исключительную важность для любого предприятия.

Практические функции инвентаризации

1. Она позволяет объективно оценить соблюдение условий складского хранения товаров.
2. По ней можно объективно судить о порядке ведения первичной и учетной документации.
3. Отражает практику ведения складского хозяйства.
4. Свидетельствует о степени полноты и достоверности бухучета.
5. Профилактика правонарушений и злоупотреблений.

Обязаны проводить по закону

Обязательность этой процедуры утверждена федеральным законодательством нашей страны. Предпринимателей обязывают регулярно инвентаризировать собственное, хранимое или арендованное имущество и свои финансовые обязательства два нормативных документа:

• Федеральный закон от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• Методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены Приказом Министерства финансов России от 13 июня 1995 г. № 49).

Поводы для назначения инвентаризации

В соответствии с законодательными документами инвентаризация непременно назначается к проведению организациями независимо от их формы собственности в следующих обстоятельствах:

• при реализации, покупке либо сдаче в аренду материального имущества;
• если организация реорганизуется или официально ликвидируется;
• когда на том или ином участке сменяется лицо, несущее материальную ответственность;
• в случаях, когда муниципальная организация или госпредприятие преобразовываются в другую форму собственности;
• при констатации совершения фактов воровства (хищения), нарушения условий хранения, перемещения и отпуска товаров, выявления злоупотреблений и пр.;
• после окончания действия внезапно наступивших экстремальных условий – аварийных происшествий, стихийных бедствий, катастроф, иных чрезвычайных ситуаций;
• при любых обстоятельствах, минимум 1 раз в год перед оформлением годового отчета по бухгалтерии (если инвентаризацию проводили после 01 октября текущего года, этого достаточно).

К СВЕДЕНИЮ! Если материальную ответственность несет не отдельное лицо, а группа, например, бригада, то поводом для инвентаризации может стать как смена руководителя этой группы (бригадира) или более половины ее состава, так и просьба любого члена группы.

Кто устанавливает порядок процедуры?

Кроме требований закона, изложенных в Методических рекомендациях, все остальные нюансы инвентаризации остаются в ведении руководства организации. Естественно, их необходимо зафиксировать в локальной документации предприятия. Дирекции нужно прояснить следующие вопросы:

• какое количество инвентаризаций нужно проводить в течение рабочего года;
• в какое именно время это следует осуществлять;
• перечисление видов активов, подлежащих проверке;
• назначение главы и членов инвентаризационной комиссии;
• возможности выборочной (внезапной) инвентаризации.

Что именно проверяется

В зависимости от того, какие именно активы входят в перечень для инвентаризации, различают ту или иную ее форму:

• сплошная инвентаризация – весь имущественный фонд, отвечающий правам собственности фирмы, арендованные и/или взятые на ответственное хранение материальные ценности, плюс возможные неучтенные активы и предпринимательские обязательства;
• выборочная (внезапная) инвентаризация – переучету подвержена означенная доля имущества (например, только активы в ведении конкретного лица, несущего материальную ответственность, либо объединенные территориально).

Объектами инвентаризирования в том или ином сочетании признаются такие группы материальных ценностей и коммерческих обязательств.

1. Основные средства фирмы.
2. Товары.
3. Нематериальное имущество.
4. Денежные инвестиции.
5. Незаконченное производство.
6. Планируемые траты.
7. Наличность, ценные документы, бланки строгой отчетности.
8. Расчеты.
9. Резервы.
10. Животные, насаждения, посевной материал и т.п. (в соответствующей сфере предпринимательства).

Орган, осуществляющий проверку и учет

Поскольку инвентаризация по закону признана обязательной и регулярной акцией, целесообразно существование на предприятии постоянной инвентаризационной комиссии, несущей следующие обязанности:

• профилактические меры, направленные на сохранение материальных активов;
• участие в разрешении проблем, касающихся управления вопросами хранения и возможной порчи имущественных фондов;
• контроль документального сопровождения динамики материальных ценностей;
• обеспечение процесса инвентаризации во всех ее аспектах (инструктаж членов комиссии, осуществление самой проверки, подготовка соответствующей документации);
• оформление следствий инвентаризации.

Состав комиссии утверждается руководством организации, регистрируется в приказном порядке и фиксируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23). В него можно включить:

• административных работников;
• сотрудников-бухгалтеров;
• внутренних аудиторов или независимых экспертов;
• представителей любой специальности, работающих на предприятии.

Если объемы имущественных активов небольшие, то функцию инвентаризационной комиссии допускается возложить на ревизионную комиссию, в случаях, когда она действует на предприятии.

ВАЖНО! Если при фактической проверке зафиксировано неприсутствие даже одного члена комиссии, то инвентаризация не признается действительной.

Инвентаризация на предприятии шаг за шагом

Рассмотрим пошаговый порядок проведения инвентаризации. Процедура ни в чем не должна противоречить вышеупомянутым Методическим указаниям.

Какие документы подписывать при проведении инвентаризации?

2. Общие правила проведения инвентаризации

2.1. Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, предусмотренных в пунктах 1.5 и 1.6 настоящих Методических указаний.

2.2. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

2.3. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение (приложение 1) <*> регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (приложение 2).

<*> Формы, приведенные в приложениях 1 — 18, являются примерными.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

2.4. До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «__________» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

2.5. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации <*> не менее чем в двух экземплярах.

<*> В дальнейшем инвентаризационные описи, акты инвентаризации именуются описи.

Примерные формы описей и актов приведены в приложениях 6 — 18 к настоящим Методическим указаниям.

2.6. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

2.7. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

2.8. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

2.9. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

2.10. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.

2.11. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

2.12. Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

2.13. В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

2.14. Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств согласно приложениям 6 — 18 к настоящим Методическим указаниям либо формы, разработанные министерствами, ведомствами. В частности, при инвентаризации рабочего скота и продуктивных животных, птицы и пчелосемей, многолетних насаждений, питомников применяются формы, утвержденные Министерством сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации для сельскохозяйственных организаций.

2.15. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом (приложение 3) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (приложение 4).

2.16. В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

Что такое инвентаризационная опись?

Каждое предприятие имеет имущество (товар, продукцию), и его необходимо учитывать. Для этого проводится ревизия, по результатам которой составляется инвентаризационная опись. Зачем это нужно? Какие формы бывают? В статье мы обо всем этом расскажем подробно. И отдельно остановимся на том, как правильно заполнить опись и каковы ее сроки хранения.

Благодаря статье вы узнаете, как оформляются документы при инвентаризации. А вы в курсе, что на основании ее данных не только ведется учет, но и платится налог на имущество? Да, открывая свою компанию, необходимо задумываться о таких вопросах, как отчетность в государственные органы и налоговые сборы.

А если в штате нет бухгалтера и он вам не нужен на постоянной основе? Тогда мы вам советуем воспользоваться аутсорсингом. Компании, предоставляющие бухгалтерские услуги, подготовят и сдадут всю отчетность в налоговый орган и государственные фонды за вас.

Виды инвентаризационных описей

Существует несколько видов инвентаризационных описей. Федеральной службой государственной статистики (Госкомстатом) разработана и утверждена их форма. Рассмотрим подробнее:

• ИНВ-1 используется для учета основных средств;
• ИНВ-2 — нематериальных активов;
• ИНВ-3 — товарно-материальных ценностей (ТМЦ);
• ИНВ-5 — товаров, принятых на ответственное хранение;
• ИНВ-8а — драгоценных металлов, содержащихся в разных изделиях;
• ИНВ-16 — ценных бумаг и бланков строгой отчетности.

Кроме того, Госкомстатом РФ разработаны и другие документы, которые используются при ревизии. Например, акты инвентаризации, сличительные ведомости, журнал учета и контроля.

Формы документов, перечисленные выше, не обязательны к применению. Вы вправе использовать свои образцы бланков при проведении ревизии. В этом случае форма инвентаризационной описи и других документов должна быть утверждена учетной политикой организации.

Зачем нужна инвентаризационная опись?

Каждый собственник бизнеса должен знать, сколько у него имеется имущества и товара на конкретную дату. Ревизия выявит недостачу, излишки или просто залежавшуюся продукцию с истекшими или почти истекшими сроками годности. Таким образом, вовремя сделанная инвентаризация спасет бизнесмена от убытков.

В ряде случаев законодательство Российской Федерации предписывает провести инвентаризационную опись в обязательном порядке. Например:

• если имущество передается в аренду или продается;
• при ликвидации предприятия;
• при составлении годовой бухгалтерской отчетности;
• для выявления хищения, порчи или злоупотребления с ТМЦ;
• при банкротстве организации или индивидуального предпринимателя;
• при продаже компании;
• после пожаров, наводнений и т.п.;
• при увольнении материально ответственного сотрудника;
• при пересменке, когда товар передается под ответственность от одного лица к другому.

Кроме того, инвентаризацию необходимо проводить раз в год для сдачи бухгалтерской отчетности. Предприятие вправе установить своими локальными актами и другие причины проведение ревизии.

Как заполнить инвентаризационную опись?

Каждый вид инвентаризационной описи имеет свои особенности по заполнению. В данной главе мы рассмотрим общие моменты.

Для начала, материально ответственные лица на первой странице описи заполняют расписку. Она говорит о том, что на момент ревизии сотрудники не имеют на руках документов, не сданных в бухгалтерию.

Кроме того, расписка подтверждает, что неоприходованные и несписанные товары на складе отсутствуют. Далее материально ответственные лица ставят подписи, ФИО (фамилии, имена, отчества) и долж­ности.

Также на первой странице инвентаризационной описи ставят дату и номер приказа о назначении ревизии и ее дату проведения. Здесь же перечисляют членов комиссии (ФИО и должности).

В про­цес­се ревизии все ре­зуль­та­ты из­ме­ре­ний и пе­ре­сче­та за­но­сят­ся в опись. В ней необ­хо­ди­мо указать все ТМЦ, которые отражены в при­ка­зе. Например, руководитель вынес распоряжение провести ревизию склада маркетологов. Все, что там находится, должно быть внесено в опись. Товар с других складов указывать не нужно.

Заполняя опись, необходимо указать такие данные как артикул, наименование, единица измерения товара и количество. Например, проводим инвентаризацию склада автозапчастей. Внимательно осматриваем деталь и ищем артикул. Если на запчасти или ее упаковке он отсутствует, значит, необходимо поднять накладную и посмотреть его номер там.

После того как нашли необходимую информацию и посчитали товар, в определенные колонки описи заносим:

• наименование ТМЦ — фара;
• артикул — 254125;
• единица измерения — штука;
• количество — 5.

В ин­вен­та­ри­за­ци­он­ной описи от­ра­жа­ет­ся фак­ти­че­ское на­ли­чие цен­но­стей, вы­яв­лен­ное в результате ревизии, а также дан­ные согласно бух­гал­тер­ско­му учету. То есть для количества товара будет два столбца. В один из них до проведения ревизии уже будут внесены данные.

Следующий этап — это подведение инвентаризационных итогов. После чего опись сшивается и на последней странице пломбируется. Далее под итогом ревизии должны расписаться члены комиссии и ответственно материальные лица.

Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.

Инвентаризация – 2021: основные моменты, важные детали, пошаговые действия

Один из обязательных этапов подготовки к годовому отчету – проведение инвентаризации. И мы не устаем напоминать о важности этой процедуры, ведь контролирующие органы из года в год фиксируют факт непроведения инвентаризации в качестве нарушения. Да, само по себе это не влечет штрафа, однако может стать для ревизоров поводом для сплошной или выборочной проверки наличия имущества в рамках контрольных мероприятий. И здесь уже выявление недостачи или излишков будет свидетельствовать об искажении показателей учета и отчетности, а значит, станет основанием для штрафа по ст. 15.15.6 КоАП. А вот неотражение результатов проведенной инвентаризации в учете – это прямой повод для штрафа по ст. 15.15.6 КоАП за грубое нарушение порядка составления бухгалтерской/ бюджетной отчетности.

А в казенных учреждениях качество проведенной инвентаризации проверит служба внутреннего финансового аудита в рамках мероприятий по подтверждению достоверности бюджетной отчетности – без такого аудиторского заключения отчетность теперь просто не примут.

Более того, результаты проведенной инвентаризации ревизоры могут признать недействительными, а значит в этом случае инвентаризация также не сможет подтвердить достоверность годовой отчетности. Это возможно, если выяснится, например, что согласно Табелю кто-то из членов инвентаризационной комиссии при проведении подсчетов, обмеров, иных инвентаризационных действий находился в командировке, на больничном, в отпуске и т.д. Как быть, если член инвентаризационной комиссии отсутствует? Ответ – здесь.

Далее мы еще вернемся к ситуациям, в которых проверяющие могут не признать результаты инвентаризации, а учреждение рискует быть оштрафованным.

А пока напомним, что конкретный порядок инвентаризации активов и обязательств, основания, сроки должны быть установлены в рамках учетной политики, включая случаи, когда проведение инвентаризации является обязательным.

Методической информации о процедуре проведения инвентаризации, об отражении результатов в учете, о нюанса проведения инвентаризации всех видов активов и обязательств более чем достаточно. Но мы понимаем, что у бухгалтера просто нет времени все это читать. Поэтому остановимся на основных аспектах проведения инвентаризации и самых важных нюансах:

1. Инвентаризационная комиссия

Для проведения инвентаризации создается инвентаризационная комиссия, состав которой утверждает руководитель своим приказом. При больших объемах, подлежащих пересчету, возможно создать центральную инвентаризационную комиссию и отдельные рабочие комиссии. В состав комиссии могут входить представители администрации, сотрудники бухгалтерской службы, специалисты иных структурных подразделений.

Обратите внимание! Материально ответственные лица не могут быть членами инвентаризационной комиссии, но они обязаны присутствовать при инвентаризации вверенного им имущества.

2. Способы проведения

Инвентаризация проводится очно в присутствии всех членов комиссии. Отсутствие хотя бы одного из ее членов ставит под сомнение полученные результаты и может послужить основанием для признания таких результатов недействительными.

Однако, «коронавирусные» времена привнесли в нашу жизнь не только работу «на удаленке», но и напомнили о возможности проводить инвентаризацию дистанционным способом. Финансовым ведомством отмечено, что проведение проверки дистанционно не препятствует достижению целей инвентаризации, однако такое условие должно быть предусмотрено учетной политикой. При удаленном способе проведения инвентаризации один из членов комиссии обеспечивает видеофиксацию процесса инвентаризации в режиме реального времени, фотосъемку отдельных объектов, в то время как остальные члены комиссии присутствуют удаленно с применением технических средств связи.

В период пандемии этот способ является крайне актуальным, однако требует определенных организационных трудозатрат:

• необходимо обеспечить сотрудников техникой и организовать защищенные каналы связи в целях соблюдения информационной безопасности;
• выделить место хранения видеозаписей на сервере и обеспечить их резервное копирование;
• и, конечно же, предусмотреть такой способ положениями локальных актов для применения в работе.

3. Формы документирования результатов инвентаризации

В зависимости от объекта инвентаризации используются свои унифицированные формы бланков. Подтверждением проведения инвентаризационных мероприятий являются Инвентаризационные описи. Отсутствие оформленных результатов инвентаризации ревизоры могут рассматривать как недостатки в работе учреждения.

Если вы оформляете Инвентаризационные описи на бумаге, то следует помнить, что заполняя сведения о фактическом наличии объектов в описях до проведения инвентаризации, учреждение очень рискует. Информация о фактическом наличии объектов в графы 5-9 Инвентаризационной описи (ф. 0504087) должна быть внесена непосредственно в процессе проведения инвентаризации и только после проверки их фактического наличия. Заполнение таких сведений до проведения самой проверки может свидетельствовать о том, что инвентаризационные описи были составлены формально, без проведения процедуры инвентаризации и не могут служить подтверждением фактического отсутствия или наличия поименованных в них активов и обязательств. Признаки формальности проверяющие могут увидеть и в случае одновременной фиксации остатков имущества на 1 января по значительному количеству мест хранения, например, нескольким складам, без приостановления их деятельности на время пересчета, обмера, взвешивания и т.д. Это значит, что и в таких случаях проверяющие могут инициировать проведение инвентаризации, и в случае выявления несоответствий фактического наличия имущества данным бухгалтерского учета – оштрафовать учреждение и/или его должностных лиц по ст. 15.15.6 КоАП.

Какие еще ошибки допускают учреждения при подготовке и проведении инвентаризации, смотрите здесь. Избежать их помогут наши специальные материалы. В них – вся самая актуальная информация, примеры и рекомендации по данному вопросу:

Отдельные шаги посвящены порядку проведения анализа имущества, капвложений и дебиторки с целью установления объектов, не соответствующих понятию «актив», и выявления признаков обесценения активов – начиная с 2018 года эти инвентаризационные процедуры стали обязательными; – возможно, требуется ее перенос на забалансовый учет; ; бухгалтерского учета, применяемых при оформлении инвентаризации; .

Инвентаризация – это мощный инструмент внутреннего контроля, в результате использования которого руководитель может получить подробную информацию о состоянии и комплектности имущественного комплекса учреждения. Но, чтобы им успешно пользоваться, руководитель должен организовать работу таким образом, чтобы в ней были задействованы не только работники бухгалтерии, но и все учреждение в целом. Особенно это актуально в свете повсеместной централизации бухгалтерского учета. Рекомендуем отнеситесь к инвентаризации со всей серьезностью, так как полученные результаты найдут отражение в годовой отчетности учреждения, где ошибки могут в прямом смысле дорого обойтись.