Какой договор составлять при заселении?

Какой договор составлять при заселении?

III. Заключение и изменение договора

12. Гостиничные услуги предоставляются исполнителем на основании договора, заключаемого в письменной форме.

Договор, заключаемый с потребителем или с заказчиком — физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем, является публичным договором.

13. Договор, указанный в абзаце втором пункта 12 настоящих Правил, должен содержать:

а) наименование исполнителя, основной государственный регистрационный номер и идентификационный номер налогоплательщика — для юридических лиц, фамилию, имя, отчество (при наличии) исполнителя, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя и идентификационный номер налогоплательщика — для индивидуальных предпринимателей, наименование исполнителя, номер записи об аккредитации, идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет — для филиала иностранного юридического лица, включенного в государственный реестр аккредитованных филиалов, представительств иностранных юридических лиц;

б) сведения о заказчике (фамилия, имя, отчество (при наличии) физического лица и сведения о документе, удостоверяющем его личность, оформленном в установленном порядке);

в) сведения о виде гостиницы, категории гостиницы, указанной в свидетельстве о присвоении гостиницы определенной категории, предоставляемом номере (месте в номере) и об адресе гостиницы;

г) сведения о категории номера, цене номера (места в номере), количестве номеров (мест в номере);

д) период проживания в гостинице;

е) время заезда и время выезда (расчетный час);

ж) иные необходимые сведения (по усмотрению исполнителя).

14. Письменная форма договора считается соблюденной в случае составления одного документа (в том числе электронного), подписанного 2 сторонами, или подтверждения исполнителем заявки, направленной заказчиком (потребителем) исполнителю, а также в случае совершения заказчиком (потребителем) действий, направленных на получение услуг (в том числе уплата заказчиком (потребителем) соответствующей суммы исполнителю).

15. Форма и порядок направления заявки устанавливаются исполнителем, при этом такой порядок должен обеспечивать возможность установить, что заявка исходит от заказчика или потребителя.

Исполнитель при наличии в указанные в заявке даты свободных номеров (мест в номере), соответствующих заявке заказчика (потребителя), направляет заказчику (потребителю) уведомление, содержащее сведения о наименовании (фирменном наименовании) исполнителя, заказчике (потребителе), категории заказанного номера и цене номера (места в номере), сроках проживания в гостинице, об условиях бронирования, а также иные сведения, определяемые исполнителем.

В этом случае договор считается заключенным с момента получения заказчиком (потребителем) подтверждения бронирования.

Особенности отмены либо переноса бронирования места в гостинице или ином средстве размещения на 2020 — 2021 годы установлены Постановлением Правительства РФ от 20.07.2020 N 1078.

16. Исполнитель вправе применять в гостинице следующие виды бронирования:

а) гарантированное бронирование — вид бронирования, при котором гостиница ожидает потребителя до расчетного часа дня, следующего за днем запланированного заезда. В случае несвоевременного отказа от бронирования, опоздания или незаезда потребителя с него или с заказчика взимается плата за фактический простой номера (места в номере), но не более чем за сутки. При опоздании более чем на сутки договор прекращается;

б) негарантированное бронирование — вид бронирования, при котором гостиница ожидает потребителя до определенного часа, установленного исполнителем, в день заезда, после чего договор прекращается.

17. Исполнитель вправе отказать в заключении договора, если на указанные в заявке даты отсутствуют свободные номера, соответствующие требованиям заявки.

Договор оказания гостиничных услуг

Сторонами по данному соглашению выступают Заказчик и Исполнитель. В качестве Исполнителя могут выступать как юридические лица, так и Индивидуальные предприниматели. Заказчиком же может являться физическое или юридическое лицо.

Сущность договора оказания гостиничных услуг подразумевает предоставление Исполнителем Заказчику временного размещения в номере на базе гостиницы.

При этом такой договор не нуждается в обязательном письменном оформлении, так как само по себе предоставление подобных услуг является публичной офертой. Тем не менее, для конкретизации условий проживания, обязательств и ответственности сторон по договору, мы рекомендуем оформить документ в письменном виде.

Ниже мы приведем пример, как составляется такой договор и какие положения следует в нем прописать.

Преамбула

Договор оказания гостиничных услуг

Общество с ограниченной ответственностью ООО «Люкс-престиж», в лице генерального директора Бурова Павла Геннадьевича, действующего на основании Устава общества, именуемый в дальнейшем «Исполнитель», с одной стороны
И
Дружко Сергей Валентинович, 05.06.1980 года рождения, проживающий по адресу Курганская область, город Курган, улица Бурова-Петрова, дом 345А, квартира 977, гражданство: Россия, паспорт: серия ХХХХ номер ХХХХХХ, выданный отделом УФМС России по Курганской области в городе Кургане 05.06.2000, телефон: + 7 (777) 777 – 77 – 77, именуемый в дальнейшем «Заказчик», с другой стороны
заключили настоящий договор о нижеследующем:

В преамбуле договора фигурирует следующая информация:

• разновидность соглашения;
• дата и место заключения договора;
• имена и роли участников сделки;
• паспортные данные, номер телефона и адрес проживания физического лица.

Существенными условиями по настоящему соглашению являются:

• предмет договора;
• цена соглашения.

Предмет

Данные о предмете договора, как правило, фигурируют в начальных пунктах документа и являются его неотъемлемой составляющей. В нашем случае, предметом выступают непосредственно сами гостиничные услуги.
В тексте документа информация о предмете договора выглядит следующим образом:

В соответствии с настоящим соглашением Исполнитель предоставляет Заказчику номер в гостинице по цене, указанной в Прейскуранте организации.
Заказчику предоставляется однокомнатный номер, в котором имеются:
• двухместная кровать;
• плазменный телевизор;
• два кресла;
• шкаф;
• санузел, включающий унитаз, раковину, зеркало и душевую кабину.
Стоимость предоставляемых услуг зависит от характеристик номера и срока оказания услуг.
Согласно прайс-листу организации, оплата предоставления указанного номера составляет 4 000 (Четыре) тысячи рублей в сутки.
Место, в котором оказываются гостиничные услуги, расположено по адресу:
Курганская область, город Курган, улица Новикова, дом 137Б.
Общество с ограниченной ответственностью ООО «Люкс-престиж» имеет лицензию на оказание подобного рода услуг. Это подтверждается свидетельством о присоединении к категории гостиницы от 3 января 2022 года.

Права и обязанности

Такой раздел заключается с целью указания обязательств Контрагентов по настоящему соглашению. В связи с принципом свободы договора, который закреплен в Российской Федерации, стороны имеют полное право прописать в тексте документа различные формулировки, которые не противоречат действующему законодательству РФ. Однако, в Гостиницах, как правило, уже существуют типовые формы документов. Ниже мы приведем примерный образец такого раздела:

Исполнитель вправе:
• Требовать оплаты предоставленного Заказчику номера в момент заключения договора.
• Требовать соблюдения Заказчиком техники безопасности, а также иных требований, предусмотренных правилами Гостиницы.
• Требовать надлежащего исполнения обязательств по настоящему договору.
Исполнитель обязуется:
• После оплаты гостиничных услуг надлежащим образом предоставить номер для размещения Заказчика, который соответствует заявленным в договоре характеристикам.
• Исполнять свои обязательства в соответствии с настоящим договором.
Заказчик вправе:
• Требовать качественного оказания услуг после их оплаты.
• Требовать уважительного отношения со стороны Исполнителя и его персонала.
• Требовать надлежащего исполнения обязательств по настоящему договору.
Заказчик обязуется:
• Оплатить оказанные ему гостиничные услуги в момент подписания сделки.
• Соблюдать правила техники безопасности и иные правила временного проживания, установленные Гостиницей.
• Исполнять свои обязательства в соответствии с настоящим договором.

Ответственность сторон

В этом разделе обозначаются положения об обстоятельствах, при наступлении которых стороны несут материальную ответственность. Ниже мы представим основные формулировки положений, которые могут прописываться в тексте документа:

• Стороны несут материальную ответственность в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по настоящему договору.
• Заказчик несет материальную ответственность за несоблюдение правил техники безопасности и иных правил, установленных Исполнителем.
• Стороны не несут ответственности в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по настоящему договору, если они не были исполнены вследствие непреодолимой силы.
• В случае нанесения ущерба одним из Контрагентов, его возмещение осуществляется за счет виновной стороны.

Порядок разрешения споров

В этом разделе зачастую указываются следующие формулировки:

• В случае возникновения каких-либо споров, стороны разрешают их путем переговоров.
• Если же в процессе переговоров стороны не пришли к компромиссу, споры разрешаются в судебном порядке.

Заключение

В конце документа указываются юридические адреса и реквизиты сторон. После подписания соглашения Контрагентами, договор оказания гостиничных услуг считается заключенным.

Как прописать условие о пандемии в договоре

В начале пандемии, когда многие общественные места закрылись для посетителей, предприниматели не получили никаких послаблений — например, освобождения от оплаты аренды помещения, которое вынужденно не использовалось во время карантина. Раздел про форс-мажор в некоторые договоры был включен лишь формально, а в некоторых вообще отсутствовал. Вторая волна коронавируса заставила предпринимателей задаться вопросом: как в договоре прописать пандемию, чтобы в случае карантина не платить за то помещение, которое по объективным причинам не использовалось.

Практика показала: в договоре нужно указать точную цель использования помещения. Обтекаемая формулировка «для использования в коммерческих целях» может стать причиной для отказа в освобождении от арендной платы. Арендодатель заявит, что арендатор вправе использовать помещение для деятельности, на которую карантинные меры не распространяются, например, открыть вместо кафе торговую точку, в ассортименте которой будут медицинские маски и одноразовые перчатки.

Как прописать условие о пандемии в договоре

В «КонсультантПлюс» есть Готовые решения, в том числе о том, что делать арендатору недвижимости, если аренда стала обременительной в ситуации распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-19). Если у вас еще нет доступа к системе, оформите пробный онлайн-доступ бесплатно. Вы также можете получить актуальный прайс-лист К+.

Включите в договор о пандемии пункт, который предоставит возможность снижения арендной платы или ее отсрочки из-за наступления форс-мажорных обстоятельств. Это позволит избежать судебных тяжб и снизит финансовую нагрузку, если бизнес остановится.

Важно! Не забудьте расшифровать понятие форс-мажора для конкретного договора — укажите в тексте, что им в числе прочего считается распространение пандемии на территории исполнения соглашения.

Условие о пандемии в договоре аренды может иметь следующий вид:

В случае неиспользования объекта аренды:

• в связи с возникновением обстоятельств непреодолимой силы;
• ограничениями на использование объекта аренды со стороны государственных органов власти и/или органов местного самоуправления;
• запретом на посещение объекта аренды или помещения (торгового центра), в котором он находится,

арендатор имеет право на отсрочку (рассрочку, неуплату) арендной платы в течение определенного срока или до наступления определенного события.

Не забудьте указать, что штрафные санкции за неоплату аренды при наступлении перечисленных обстоятельств не применяются.

Какие еще условия о пандемии включить в договор

Еще в пункт в договоре про пандемию можно включить условие о возможности досрочного прекращения обязательств в том случае, если ограничения, связанные с распространением коронавируса, будут действовать в течение длительного времени. Продолжительность времени вы можете определить самостоятельно — закон никаких ограничений на этот счет не содержит.

И наконец, можно прописать особый порядок урегулирования спорных вопросов — в условиях пандемии встретиться лично для того, чтобы решить проблему, будет сложно. Использование средств электронного документооборота, электронной почты и ведение телефонных переговоров станут лучшим способом дистанционного взаимодействия.

Итоги

Итак, в договор, который придется исполнять во время пандемии, стоит включить условия, определяющие точную цель использования помещения, порядок освобождения от обязанности по внесению арендной платы, а также устанавливающие право на досрочное расторжение договора в случае необходимости.

10 обязательных пунктов в договоре аренды квартиры

Грамотно составленный договор аренды поможет и собственнику, и арендатору квартиры избежать многих проблем. Как составить договор найма жилого помещения и какие пункты обязательно нужно включить в документ?

1. Паспортные данные

Договор аренды, как, впрочем, и любой другой документ, начинается с персоналий. В договоре найма должны быть указаны паспортные данные арендатора и собственника квартиры.

2. Документы о праве собственности

Хозяин недвижимости должен не только предъявить оригинал документов о праве собственности на жилье, но также вписать данные из этого документа в договор аренды. Так арендатор может быть уверен, что заключает сделку с человеком, который действительно владеет квартирой. В противном случае квартиросъемщик рискует оказаться на улице: он подписывает договор с мошенником, а на следующий день объявляется настоящий хозяин и требует освободить квартиру.

3. Срок аренды

Следующий важный пункт, который должен быть указан в документе, – это срок аренды. Обычно договор заключается на год, а затем продлевается.

4. Арендная плата

Обязательно следует прописать в договоре ежемесячную арендную плату. Причем необходимо указать, что арендатор оплатил месяц проживания вперед и оставил хозяину жилья страховой депозит. Депозит обычно засчитывается в счет последнего месяца проживания либо возвращается квартиранту, если страхового случая не произошло, то есть если арендатор был аккуратным и не повредил ничего из мебели или бытовой техники.

5. Порядок расчета

Риелторы советуют также прописывать в договоре порядок расчета: по каким числам арендатор обязуется вносить оплату и каким образом он будет передавать деньги: наличными или переводом на счет арендодателя.

6. Условия повышения платы

И для квартиранта, и для хозяина жилья полезно зафиксировать в договоре условия повышения платы: например, раз в год. Так и для арендатора рост платы не станет неожиданностью, и хозяин не будет выглядеть ненасытным монстром, ведь условия были оговорены и задокументированы заранее. И еще в договоре можно прописать, как часто собственник может посещать квартирантов и может ли он это делать в их отсутствие.

7. Оплата коммунальных услуг

Еще один обязательный пункт договора ― это условия оплаты коммунальных услуг. Помимо аренды квартиранты обычно оплачивают счета за интернет, электроэнергию и воду по счетчикам. Об этом, как правило, все помнят, но забывают об оплате телефонных звонков. В договоре желательно упомянуть, по какому тарифу будут оплачиваться городские звонки, а также междугородние или международные. Не забудьте и об услугах консьержа ― это минимум 250-300 рублей в месяц.

8. Условия досрочного прекращения действия договора

Самый большой страх любого арендатора – внезапно оказаться на улице из-за прихоти хозяина жилья. Именно поэтому специалисты настоятельно рекомендуют вписать в договор аренды условия досрочного прекращения действия документа. Необходимо предусмотреть случаи, когда договор можно расторгнуть в одностороннем порядке ― например, если квартирант отказывается платить аренду или если собственник не сделал обещанный ремонт. Укажите, что квартиранты обязаны предупредить за месяц о том, что съезжают. В свою очередь, хозяин жилья должен взять на себя такие же обязательства.

9. Количество проживающих

Бывает так, что собственник недвижимости сдает квартиру одному человеку, а потом обнаруживает, что на его квадратных метрах поселилась бригада гастарбайтеров. Так что количество человек, которые будут проживать вместе с основным арендатором, лучше прописать в самом договоре. Иначе хозяин жилья не сможет предъявить законные претензии жильцу. Если владелец жилья разрешает поднаем, его условия также нужно документально зафиксировать. Отдельным пунктом укажите, могут ли в квартире находиться животные.

10. Опись имущества

Обычно к договору аренды прикладывается опись имущества, которое находится в квартире: мебели и бытовой техники. необходимо указать, являются ли предметы новыми или бывшими в употреблении. Составить такую опись выгодно для обеих сторон: владелец квартиры не сможет «повесить» на арендатора сломанную микроволновку, если ее не было в списке, а арендатор будет обязан оплатить сломанный стол или разбитую люстру.

Как отчитаться подотчетнику при бронировании гостиницы через Интернет, на booking.com

При возвращении из командировки сотрудник коммерческой организации представил чек ККТ за проживание в гостинице, оплаченный через Интернет, и документ о бронировании. Счет за проживание в гостинице выдан не был, так как проживание было заказано через сайт www.booking.com.

Достаточно ли данных документов для подтверждения расходов с точки зрения обязанности работодателя по возмещению расходов сотруднику (не налоговый учет)? Является ли обязательным реквизитом путевого листа расшифровка подписи водителя (полностью имя, отчество, фамилия)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Возмещение сотруднику расходов на проживание в гостинице осуществляется на основании представленных им документов, подтверждающих факт оплаты гостиничных услуг и факт проживания работника в период нахождения в командировке в данной гостинице.

В рассматриваемом случае факт оплаты гостиничных услуг документально подтвержден кассовым чеком. В качестве документа, подтверждающего факт проживания сотрудника в гостинице, данный кассовый чек может выступать в том случае, если в него включены все сведения, которые в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг должен содержать договор на оказание гостиничных услуг.

При наличии в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, приказ по организации) норм возмещения командированным работникам расходов по найму жилья во время командировки организация обязана возместить работнику расходы по найму жилья в пределах установленных норм даже в том случае, если документы на стоимость проживания отсутствуют.

Обоснование вывода:

Нормами трудового законодательства предусмотрено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику расходы по найму жилого помещения (ст. 168 ТК РФ, п. 14 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее — Положение о командировках). Работникам коммерческих организаций такие расходы возмещаются в порядке и размерах, определенных коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 11 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ). Возмещение осуществляется на основании авансового отчета с приложением документов о найме жилого помещения, подтверждающих эти расходы (п. 26 Положения о командировках, пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

Конкретный перечень документов, подтверждающих факт несения расходов по найму жилого помещения, на законодательном уровне не установлен. По сути, это могут быть любые документы, из которых следует, что в период командировки сотрудник действительно проживал в гостинице (или ином жилом помещении) и данное проживание было оплачено.

1. Подтверждение факта оплаты услуг проживания

По общему правилу факт расчетов, в частности оплаты товаров (работ, услуг) наличными деньгами и (или) в безналичном порядке (в том числе с использованием платежных карт), должен подтверждаться предоставляемыми подотчетными лицами кассовыми чеками или бланками строгой отчетности (п.п. 1, 2 ст. 1.2, п. 2 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации», далее — Закон N 54-ФЗ).

Пунктом 28 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденных постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085 (далее — Правила предоставления гостиничных услуг) также установлено, что при осуществлении расчетов с потребителем исполнитель выдает потребителю кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности.

Кассовый чек, как прямо следует из Закона N 54-ФЗ, является первичным учетным документом и подтверждает факт расчетов (ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ). При этом кассовый чек или бланк строгой отчетности, направленный покупателю (клиенту) в электронной форме на предоставленные покупателем до момента расчета абонентский номер либо адрес электронной почты, приравнивается к кассовому чеку или бланку строгой отчетности, отпечатанному контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе (п. 4 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ).

Таким образом, в рассматриваемом случае факт оплаты гостиничных услуг документально подтвержден (кассовым чеком).

2. Подтверждение факта проживания

В рассматриваемой ситуации сотрудник забронировал проживание в гостинице через веб-сайт www.booking.com*(1). Booking.com B.V. — (компания, зарегистрированная в Амстердаме, Нидерланды) оказывает услугу онлайн-бронирования объектов размещения. Правила и условия, на которых данная компания оказывает свои услуги, размещены на сайте: https://www.booking.com/content/terms.ru.html. В соответствии с данными правилами с момента совершения бронирования компания Booking действует исключительно как посредник между потребителем и поставщиком поездок, передавая соответствующие данные бронирования соответствующим поставщику(ам) поездок и отправляя потребителю электронное подтверждение от имени поставщика поездок. Booking.com не (пере)продает, не арендует и не реализует какие-либо поездки, продукты или услуги.

Положениями п. 3 Правил предоставления гостиничных услуг установлено, что под бронированием понимается предварительный заказ мест и (или) номеров в гостинице заказчиком (потребителем). При этом потребитель (заказчик) вправе аннулировать заявку. Порядок и форма отказа от бронирования устанавливаются исполнителем (организацией или ИП, предоставляющими потребителю гостиничные услуги) (п. 17 Правил предоставления гостиничных услуг).

Таким образом, наличие документа «Подтверждение бронирования», свидетельствует лишь о факте бронирования места в гостиницы через платформу Booking.com, но не о факте проживания человека в данной гостинице. Данный документ потребитель получает в электронном виде сразу после того, как забронирует номер с помощью сайта www.booking.com, однако в дальнейшем он может отменить данное бронирование или просто не заехать в гостиницу.

Поэтому такой документ, как «Подтверждение бронирования», не может рассматриваться в качестве документа, подтверждающего факт проживания сотрудника в гостинице.

На территории РФ гостиничные услуги оказываются в соответствии с договором об оказании гостиничных услуг. Данный договор заключается при предъявлении потребителем документа, удостоверяющего его личность (п. 19 Правил предоставления гостиничных услуг), подписывается двумя сторонами (потребителем и исполнителем гостиничных услуг) (п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг).

Пунктом 7 Положения о командировках установлено, что при проживании в гостинице фактический срок пребывания работника в командировке подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг.

В соответствии с п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг договор на оказание гостиничных услуг должен содержать следующие сведения:

а) наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей — фамилию, имя, отчество (если имеется), сведения о государственной регистрации);

б) сведения о заказчике (потребителе);

в) сведения о предоставляемом номере (месте в номере);

г) цену номера (места в номере);

д) период проживания в гостинице;

е) иные необходимые сведения (по усмотрению исполнителя).

При этом в вопросе о форме договора надлежит руководствоваться положениями ст. 434 ГК РФ (в их взаимосвязи с нормами ст. 432 ГК РФ), в частности, исходить из того, что письменная форма договора (п. 2 ст. 434 ГК РФ) считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном п. 3 ст. 438 ГК РФ. Согласно этой норме совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т.п.) считается акцептом, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или не указано в оферте.

Иными словами, при уплате соответствующей суммы письменная форма договора считается соблюденной (письмо Роспотребнадзора от 11.01.2016 N 01/37-16-29 «О разъяснении отдельных положений Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации»).

Следовательно, документы, подтверждающие оплату за проживание в гостинице (кассовый чек либо БСО), отвечающие требованиям Закона N 54-ФЗ, могли бы рассматриваться не только в качестве документов, подтверждающих факт оплаты гостиничных услуг, но и в качестве документов, подтверждающих факт проживания.

В то же время согласно п. 4 ст. 421 ГК РФ условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами (ст. 422 ГК РФ). Как определено п. 1 ст. 422 ГК РФ, договор должен соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным законом и иными правовыми актами (императивным нормам), действующим в момент его заключения.

Правилами предоставления гостиничных услуг предусмотрено наличие в договоре определенных реквизитов, Положение о командировках, как было сказано выше, в качестве документа, подтверждающего заключение договора на оказание гостиничных услуг, называет любой документ, содержащий сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг.

В связи с этим мы полагаем, что в документ, используемый в качестве договора, должны быть включены сведения, указанные в п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг, то есть такие специфические сведения, как перечисленные в п.п. «в»-«д», а именно сведения о предоставляемом номере (месте в номере); цену номера (места в номере); период проживания в гостинице.

Из п. 7 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ следует, что кассовый чек и БСО, помимо обязательных реквизитов, установленных для них этим законом, могут содержать любые иные дополнительные реквизиты, с учетом особенностей сферы деятельности, в которой осуществляются расчеты (смотрите также письмо ФНС России от 19.02.2019 N ЕД-4-20/2826).

Соответственно, на наш взгляд, документы, подтверждающие факт оплаты (чек ККМ или БСО), могут рассматриваться в качестве документа, подтверждающего факт проживания в гостинице, только в случае, если в него включены все сведения, перечисленные в п.п. «в»-«д» п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг. В этом случае письменная форма договора будет соблюденной и кассовый чек (БСО) будет выполнять одновременно роль договора и роль документа об оплате.

Если указанных в п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг реквизитов в кассовом чеке, приложенном сотрудником к авансовому отчету, не содержится, на наш взгляд, говорить о документальном подтверждении факта проживания в гостинице не приходится.

Вместе с тем, по нашему мнению, подтвердить косвенно факт проживания работника в командировке могут проездные документы, приказ о направлении в командировку и т.п.

Как было сказано выше, в силу ст. 168 ТК РФ и принимая во внимание п.п. 11 и 14 Положения о командировках, работодатель обязан возместить расходы работника по найму жилого помещения независимо от наличия или отсутствия подтверждающих документов, установив порядок и размеры такого возмещения коллективным договором или локальным нормативным актом (апелляционное определение СК по гражданским делам Пермского краевого суда от 04.02.2015 N 33-323/2015). Таким образом, при наличии в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, приказ по организации) положений о нормах возмещения командированным работникам расходов по найму жилья во время командировки организация обязана возместить работнику расходы по найму жилья в пределах установленных норм даже в том случае, если документы на стоимость проживания отсутствуют.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

— Вопрос: Организация имеет бизнес-счет, к нему выпущена банковская карта на имя секретаря организации. Секретарь бронирует гостиницы (как в России, так и за рубежом), в том числе на сайте Booking.com, и покупает авиа- и железнодорожные билеты. Средства в оплату проживания и проезда списываются с бизнес-счета организации. Организация получает электронные билеты. Авансовые отчеты и документы, подтверждающие командировочные расходы, представляются. Каковы риски организации при совершении таких операций? Какие подтверждающие проживание документы необходимо иметь для включения расходов в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2019 г.)

— Вопрос: Сотрудник автономного учреждения согласно приказу направлен в загранкомандировку. Бронирование гостиницы (на территории иностранного государства) с полной оплатой стоимости проживания было произведено при помощи специализированного интернет-сайта (Booking.сom). Оплата данных услуг произведена с личной банковской карты командированного сотрудника. Можно ли учесть данные затраты для целей налогообложения прибыли? Необходимо ли начислить НДФЛ на выплаты сотруднику? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2019 г.)

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

Ответ прошел контроль качества

21 ноября 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.