Приказ о снятии остатков топлива

Инструкция: составляем приказ о передаче топливной карты сотруднику

Приказ о закреплении топливных карт за сотрудниками — это распоряжение директора, которое определяет особый порядок расчета за горюче-смазочные материалы и устанавливает лимиты платежей. Локальный акт помогает оптимизировать расходы на ГСМ и упростить их бухгалтерский учет.

Как правильно выдать карту водителю

Прежде чем оформить закрепление топливных карт за водителями, руководителю учреждения необходимо разработать специальный норматив, в котором регламентирован порядок работы с ТК. Допустимо прописать нормативный регламент в трудовом договоре с работником, либо оформить дополнительное соглашение к трудовому контракту.

Когда вопрос о нормативном регулировании решен, следуйте алгоритму, как выдать водителю топливную карту, из трех шагов:

Шаг 1. Издайте приказ о передаче ТК.

Специальной формы распорядительного документа нет. Подготовьте приказ в произвольной форме.

При составлении учтите, что ТК допустимо закрепить не только за работником, но и за транспортным средством. Например, если за одним автомобилем закреплено несколько водителей.

Шаг 2. Оформите акт приема-передачи.

Акт оформите в произвольной форме. В документе отразите факт передачи ТК от руководителя работнику. Удостоверьте факт передачи подписями сторон.

Если в учреждении топливные карточки часто передаются от одного сотрудника другому, то каждый раз оформлять акт приема-передачи нецелесообразно. Рекомендуем завести журнал учета движения топливных карт и оформить закрепление топливной карты за автомобилем — такой вариант удобен, если к управлению одним транспортным средством допущено несколько водителей, которые работают посменно. В таком случае шофер, завершивший смену, передает ТК ответственному и делает запись в журнале учета. Сотрудник, заступающий на смену, получает карточку и делает соответствующую отметку в регистре.

Шаг 3. Обеспечьте учет ГСМ.

Это последний шаг инструкции, как закрепить топливную карту за сотрудником. Движение ГСМ по топливным картам придется отражать в разрезе каждой ТК учреждения:

1. Пополнение баланса карточки — это выплата аванса поставщику.
2. Очередная заправка водителем по ТК — это покупка топлива. Оформляем зачет аванса.
3. Путевой лист водителя — это основание для списания ГСМ.

В противном случае принять топливные расходы к бухгалтерскому и налоговому учету нельзя.

Зачем составляют приказ

Раньше использовался такой порядок расчетов за ГСМ:

1. Водитель писал заявление о выдаче подотчетных средств.
2. Приобретал топливо.
3. Составлял авансовые отчеты и прикладывал чеки.

Эта схема позволяла исказить реальные цифры, шоферы могли использовать служебные машины в личных целях и заправлять их на деньги работодателя. Теперь процесс полностью автоматизирован и бухгалтер полностью отслеживает оборот ГСМ посредством ТК.

Система позволяет увидеть фактические расходы ГСМ и суммы, потраченные на заправку. Для организации процесса необходимо разработать специальное положение и издать приказ о закреплении топливной карты за автомобилем или за сотрудником.

Ознакомьте водителя с новой системой оборота ГСМ в учреждении. Его подпись под распоряжением означает согласие работать по новым правилам. После этого необходимо внести изменения в трудовой договор: включите в него новые функциональные обязанности служащего или составьте дополнительное соглашение. Как только оно подписано, составьте акт приема-передачи и выдайте ТК.

Содержание приказа

Для учреждения выпускают два типа ТК — основную для бухгалтерии и персональную для водителя. Распоряжение готовим для личной карточки шофера. Помимо факта передачи зафиксируйте и ограничения по суммам на каждый месяц. Отдельный приказ об установлении лимитов по топливным картам не нужен.

Необходимые составляющие приказа:

1. Сведения об организации (используется фирменный бланк), основные реквизиты (номер, дата, место выпуска).
2. Основания для издания: оптимизация затрат на горюче-смазочные материалы, контроль за оборотом топлива в учреждении.
3. Суть распоряжения: использование в организации ТК, закрепление их за водителями или автомобилями.
4. Список пользователей: перечислите всех служащих, которым выдадут индивидуальные карточки.
5. Информация по каждой ТК: наименование, номер, лимиты и срок действия.
6. Меры ответственности за нарушение установленных лимитов (при необходимости). Если эти меры не обозначены в допсоглашении к трудовому договору, пропишите нормативы здесь: обоснование превышения лимитированных затрат, компенсация нарушений и правила расходования остатков по карточке.
7. Перечень ответственных за исполнение лиц.

Вот примерный шаблон — образец приказа на выдачу топливных карт сотрудникам и определение расходных лимитов:

Списание ГСМ при эксплуатации моторной лодки

У бюджетного учреждения (спортивной школы) на балансе имеется моторная лодка. Какими документами оформить списание ГСМ при эксплуатации моторной лодки в целях проведения спортивно-тренировочных занятий на воде по академической гребле?

Законодательством не установлен порядок списания в бухгалтерском учете горюче-смазочных материалов, используемых при эксплуатации моторных лодок. Поэтому для этих целей учреждению необходимо самостоятельно утвердить:

1. Нормы расхода топлива (бензина, моторного масла) при эксплуатации моторной лодки.

2. Первичный учетный документ, подтверждающий расход ГСМ при эксплуатации моторной лодки.

3. Порядок списания ГСМ при эксплуатации моторной лодки.

Нормы расхода топлива необходимы для экономического обоснования расходов учреждения, в том числе при составлении планов ФХД, а также для расчета затрат учреждения.

В рассматриваемой ситуации руководитель учреждения должен издать приказ об утверждении норм расходования ГСМ при эксплуатации моторной лодки на основе данных технической документации. При отсутствии данных в технической документации нормы утверждаются на основании:

контрольного акта замера расхода топлива моторной лодкой (как правило, учреждения проводят замеры самостоятельно). Для этого назначается специализированная комиссия, либо замер проводит постоянно действующая комиссия по поступлению и выбытию нефинансовых активов. Способ замера расхода топлива в законодательстве не установлен. На практике расход топлива у моторной лодки определяют исходя из времени работы. Например, можно залить в бак 1 л бензина и замерить время работы лодки на этом количестве топлива;

заключения специализированной организации.

Приведем примерный образец приказа.

ГБУ «Спортивная школа»

Приказ
№ _______________

«____» ______________ 20 _____ г.

Об установлении норм расхода топлива и других горюче-смазочных материалов

С целью определения расхода горюче-смазочных материалов при эксплуатации моторной лодки в деятельности учреждения и подтверждения обоснованности включения в состав затрат стоимости израсходованных топлива и горюче-смазочных материалов при ведении бухгалтерского учета

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить норму расхода бензина (АИ-хх) на моторную лодку «ХХХ» на основании технической документации ____________ литров в час.

2. Другие горюче-смазочные материалы, используемые при техническом обслуживании моторной лодки (масла, смазки и т. д.), нормировать в соответствии с периодичностью технического обслуживания, указанного в руководстве по эксплуатации.

3. Списание израсходованного топлива производить один раз в месяц на основании акта о списании материальных запасов (ф. 0504230) с приложением подтверждающих документов о времени эксплуатации моторной лодки и фактическом расходе топлива (маршрутных листов, отчетов об эксплуатации моторной лодки, иных документов) за текущий месяц.

4. Ответственным за исполнение данного приказа назначить ________ (должность, Ф. И. О.).

Директор ___________/___________/ (подпись/Ф. И. О.)

С приказом ознакомлены:

___________/___________/___________ (должность/подпись/Ф. И. О.)

«___» _____________ _____ г.

___________/___________/___________ (должность/подпись/Ф. И. О.)

«___» _____________ _____ г.

Первичные учетные документы, подтверждающие расход ГСМ при эксплуатации моторной лодки.

Согласно Приказу Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н для оформления решения о списании материальных запасов применяется акт о списании материальных запасов (ф. 0504230). Этот документ также служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия материальных запасов.

В случае если расходование материальных запасов производится на основании документов, утвержденных руководителем учреждения, указанные документы прилагаются к данному акту. Акт о списании (ф. 0504230) составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов и утверждается руководителем учреждения. Прилагаемые подтверждающие документы составляются ответственными лицами.

Основным документом, отражающим фактические расходы ГСМ, считается путевой лист. Однако в отношении моторных лодок унифицированные формы путевых листов применить не получится, поскольку они разработаны для автотранспортных средств и спецтехники.

В силу п. 9 ФСБУ «Учетная политика» учреждение вправе разработать и утвердить в составе учетной политики первичный учетный документ, позволяющий зафиксировать время эксплуатации моторной лодки, произвести расчет фактического расхода ГСМ и обосновать затраты в учете (подтвердить цели эксплуатации моторной лодки). Причем называться данный первичный учетный документ может по-разному: путевой лист, маршрутный лист, отчет об эксплуатации моторной лодки и т. п. Главное, чтобы такой документ содержал обязательные реквизиты, предусмотренные п. 25 ФСБУ «Концептуальные основы».

• наименование документа;

• дату составления документа;

• наименование субъекта учета, составившего документ;

• содержание факта хозяйственной жизни;

• величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни (с указанием единиц измерения);

• информацию, необходимую для представления субъектом учета в Государственную информационную систему о государственных и муниципальных платежах в соответствии с порядком, установленным Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

• подписи вышеназванных лиц (с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц).

Приведем примерный образец первичного учетного документа, подтверждающего время и цели эксплуатации моторной лодки для нужд учреждения и расход топлива.

УТВЕРЖДАЮ:
Директор ГБУ «Спортивная школа»
подпись, Ф. И. О., дата

ОТЧЕТ
(маршрутный лист)
об эксплуатации моторной лодки

Дата составления: 08.07.2020

Наименование учреждения: ГБУ «Спортивная школа»

Марка (наименование) моторной лодки: ХХХ

Цель эксплуатации моторной лодки: организация спортивно-тренировочных занятий на воде по дисциплине «академическая гребля»

Дата, время и место сбора: 8 ч 30 мин 08.08.2020, причал п. Прибрежный

Срок проведения мероприятия: с 9 ч 00 мин 08.08.2020 до 15 ч 00 мин 08.08.2020

График движения:

№ заезда	Выбытие по местному времени		Прибытие по местному времени		Общее время в пути
	ч	мин	ч	мин	ч	мин
1	8	45	9	45	1	–
2	11	15	12	15	1	–
3	12	45	13	45	1	–
4	14	15	15	15	1	–

Расчет затрат:

Направление затрат	Количество
Расчет затрат на топливо
Марка топлива	АИ-ХХ
Нормативный расход топлива (л/ч)	3,7
Время эксплуатации моторной лодки (ч)	4,00
Итого расход топлива	14,8
Расчет затрат на смазку
Нормативный расход масла (на 1 литр топлива)	0,1
Итого расход масла (л)	1,48

Отчет (маршрутный лист) составил:

Механик

Иванов

(Иванов Е. В.)

Отчет (маршрутный лист) проверил:

Инструктор-методист

Валов

(Валов Е. П.)

Списание ГСМ производится по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости. Выбранный способ должен быть закреплен в учетной политике учреждения (п. 108 Инструкции № 157н). По нашему мнению, для списания ГСМ второй способ более приемлемый, поскольку цены на бензин всегда меняются.

Приведем пример оформления положения о списании ГСМ при эксплуатации моторной лодки в учетной политике.

К сведению: нормы расхода ГСМ при эксплуатации моторной лодки для нужд учреждения устанавливаются приказом руководителя.

Списание ГСМ со счетов бухгалтерского учета при эксплуатации моторной лодки производится:

по средней фактической стоимости;

с периодичностью один раз в месяц (в последний день месяца);

на основании акта о списании материальных запасов (ф. 0504230) с приложением к нему отчетов (маршрутных листов), подтверждающих время и цели эксплуатации моторной лодки, фактический расход топлива за текущий месяц (по установленной форме в приложении Х к учетной политике учреждения).

Приказ о снятии остатков топлива

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Может ли остаток бензина по путевому листу быть больше, чем емкость самого бака?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Количество бензина в баках автотранспортных средств должно соответствовать данным бухгалтерского учета. Остаток топлива, существенно превышающий паспортную емкость бензобака, следует считать недопустимым. В таких случаях необходимо проанализировать ситуацию для совершения дополнительных действий, способствующих устранению рассматриваемых отклонений.

Обоснование позиции:
В соответствии со ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. В рамках мероприятий внутреннего контроля необходимо организовать контроль за приобретением и списанием ГСМ.
Соответственно, расходование ГСМ при использовании в учреждении автотранспортных средств должно быть нормировано, а списание горючего и смазочных материалов с бухгалтерского учета должно производиться по определенным правилам и с соблюдением требований нормативных актов.
По общему правилу при установлении норм расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте организации госсектора руководствуются Методическими рекомендациями, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.
При этом производится сопоставление фактически израсходованных объемов ГСМ с объемами, которые при конкретных обстоятельствах (пробеге, времени работы) должны были быть израсходованы в соответствии с установленными нормами.
Для определения фактического расхода ГСМ за смену к его остатку в баке транспортного средства на начало смены следует прибавить количество ГСМ, заправленного в бак транспортного средства в течение смены, и из этой суммы вычесть остаток ГСМ в баке на конец смены.
Как правило, в баках автомобилей всегда имеется количество бензина (или иного топлива), которое представляет собой переходящий остаток на следующий месяц (квартал). Количество бензина в баках автомобилей должно соответствовать данным бухгалтерского учета. Для этого целесообразно периодически проводить фактический замер топлива.
Как говорят специалисты, исходя из сложившейся практики контрольных заправок по жалобам клиентов, реальный объем топливной системы автомобиля обычно оказывается на 5-10% (10-15% по другим данным) больше от заявленного в технических характеристиках объема бака. Это может быть сделано, в том числе, чтобы не допустить чрезмерное заполнение бака машины, за счет неточности данных о емкости горловины бака. Если придерживаться этого мнения (неофициального, обнаруженного нами в сети Интернет), остаток топлива, превышающий паспортную емкость бензобака автомобиля не более чем на несколько литров, следует считать допустимым. В таком случае, как представляется, может быть сделан контрольный замер топлива в баке при условии заполнения его до горловины, чтобы определить, насколько вмещаемый объем топлива может превышать данные технических характеристик бака. Однако с учетом приведенного ниже судебного решения данные такого замера также не могут быть однозначно приняты за его реальный максимальный объем.
При этом, если остаток топлива, в том числе и указанный в путевом листе, превышает объем бака, в любом случае необходимо проанализировать ситуацию для совершения дополнительных действий. Остатка в баке больше объема самого бака формально быть не должно — это может вызвать споры с проверяющими. Необходимо составить акт снятия остатков топлива.
Позволим предположить, что в рассматриваемой ситуации часть бензина водитель залил в канистру. Это возможно как исключительный случай, при фактическом наличии в учреждении таких емкостей. В таком случае водителю необходимо написать объяснительную, с чем это было связано.
Кроме того, в сети Интернет встречаются жалобы пользователей ТС на недолив ГСМ на заправках, что тоже может приводить к завышению документально подтвержденного объема топлива, в то время как при полной заправке бака в нем физически не может оказаться количество ГСМ, превышающее заявленный производителем объем плюс погрешности (смотрите судебное решение ниже). В этом случае вина водителя отсутствует, но доказать факт недолива с учетом движения переходящих остатков топлива будет затруднительно.
Вместе с тем, признавая сомнительность ситуации в целом, приведем выдержки из постановления Тринадцатого ААС от 10.04.2015 N 13АП-5284/15 (спор не касался признания расходов на ГСМ), цитируем.
«В информационном письме Института независимой автотехнической экспертизы (ИНАЭ-МАДИ) исх. N 50/14-845 от 12.11.2014 указано, что специальных стандартов на топливные баки не существует, также отсутствуют требования к производителям/продавцам по указанию объема заливаемого в бак топлива. _
В ответе Государственного научного центра РФ Федеральное государственное унитарное предприятие НАМИ исх. N 2231/006-23-3027 от 05.12.2014 также указано об отсутствии специальных стандартов, определяющих конструкцию топливных баков автомобилей. Обращается внимание на то, что объем заправляемого топлива меньше объема бака для компенсации теплового расширения топлива при повышении температуры.
Объем заправляемого топлива и его отношение к объему бака определяется изготовителем исходя из конструктивных параметров, размер, форма и пр. Разница в объеме топливного бака и объеме заправляемого топлива обусловлена расположением уровня забора топлива выше дна бака и наличием компенсационного объема, а также рядом внешних факторов: топография местности, положение подвести транспортного средства, температура окружающей среды, температура топлива. Таким образом, заправочный объем будет всегда различным, а объем бака всегда постоянным. Не существует официально установленных требований, обязывающих продавца коммерческого транспортного средства указывать количество топлива, которое может быть залито в топливный бак коммерческого транспортного средства. Акт о замере емкости топливного бака не является надлежащим доказательством, поскольку вместимость топливного бака может быть установлена только товароведческой экспертизой в отношении каждой единицы ТС в отдельности».
Как видим, строгое соответствие возможного количества ГСМ, заправленного в бак, исходя из которого формируются данные в путевом листе, в ряде случаев может не соблюдаться. И максимально возможное количество вместившегося в бак топлива не всегда тождественно объему бака, указанному производителем машины. Поэтому мы полагаем, что незначительное превышение можно пытаться обосновать указанными выше обстоятельствами. Оптимальным в этой связи будет обращение в одну из указанных в решении организаций с запросом о соотносимости вмещаемого топлива с технически предусмотренным объемом бензобака.
Если же превышение существенное, следует искать причины его возникновения («накопленные» ошибки при заполнении путевых листов, хищение водителями, недолив АЗС и пр.).
В любом случае информация о сложившейся ситуации используется далее для анализа и, при необходимости, совершения дополнительных действий, способствующих устранению рассматриваемых отклонений.

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Учет списания топлива и смазочных материалов (для госсектора);
— Вопрос: В бюджетном учреждении ГСМ списывается по нормам, а не по факту расходования бензина. Для контроля за фактическим расходованием топлива установлены датчики. В путевом листе отражается расход ГСМ по норме. Получаются излишки ГСМ. Данные излишки по акту приходуются, и в путевой лист вписывается реальный остаток ГСМ. Облагаются ли эти излишки ГСМ налогом на прибыль? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2017 г.);
— Вопрос: Государственное бюджетное учреждение в рамках государственного задания осуществляет автотранспортное обеспечение органов исполнительной власти. ГСМ списывается на затраты согласно нормам расхода топлива. По факту расходования ГСМ зачастую складывается экономия или перерасход ГСМ. В настоящее время сложилась экономия ГСМ, который не числится в учете учреждения, однако фактически есть в наличии. При выявлении случаев экономии и перерасхода каким образом списывать ГСМ? Как учитывать экономию ГСМ в путевых листах? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2017 г.);
— Вопрос: Бюджетное учреждение скорой медицинской помощи эксплуатирует автомобили, на которых установлены датчики контроля уровня топлива. Датчики и автомобили технически исправны. На каждом автомобиле работают посменно 4 водителя, путевые листы оформляются по окончании каждой смены. По показаниям датчика одного из автомобилей в его топливном баке находится немногим более 50 литров топлива (общий объем бака — 65 литров). При этом согласно данным путевых листов остаток бензина в баке составил около 15 литров. Какие действия следует предпринять учреждению для установления реальных данных? Можно ли вносить исправления в путевой лист? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2016 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Каратаева Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected].

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected]. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Как проводится инвентаризация остатков ГСМ

Инвентаризация ГСМ в баках автомобилей и на складе — это проверка остатков горюче-смазочных материалов на отчетную дату. Контрольные показатели сравнивают с данными бухучета и выявляют расхождения.

В каких случаях проводится инвентаризация топлива

Любая инвентаризация подразумевает проверку наличия и фактического состояния товарно-материальных ценностей, и проверка горюче-смазочных материалов не исключение. Отдельного норматива, регулирующего инвентаризацию ГСМ на предприятии, нет. Проверка проводится в соответствии с приказом Минфина №49 от 13.06.1995, который утверждает Методические указания для инвентаризационных процедур.

Инвентаризацию обязательно проводят:

• в конце года — перед составлением итоговой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственного лица — формируется акт снятия остатков ГСМ при передаче дел новому сотруднику;
• при выявлении краж, хищений, злоупотреблений — сразу же после того, как узнали о нарушении;
• после пожаров, стихийных бедствий — сразу же после чрезвычайного происшествия.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как провести инвентаризацию товаров, материалов, ГСМ и другого имущества. Используйте эти инструкции бесплатно.

Инвентаризуют все виды горючего — бензин и дизель, масла и смазки. Проверяющие уточняют фактические остатки (в единицах измерения топлива) и сверяют их с бухгалтерскими данными на контрольную дату.

Перед формированием годовой отчетности инвентаризуют каждую марку топлива, которая используется в организации. Проверку проводят по каждому месту хранения и по каждому материально ответственному лицу. Некоторые предприятия организуют ежемесячную инвентаризацию ГСМ — в последний день отчетного месяца. Это необязательно, но такая периодичность проверок позволяет контролировать остатки и расход горючего.

Как проводят инвентаризацию

Горюче-смазочные материалы проверяют в том же порядке, что и остальное имущество и обязательства, но с учетом специфических особенностей топлива. Инвентаризуют не только склады, но и все резервуары, емкости и баки автомобилей компании. Остатки определяют при помощи специальных приборов, которые прошли метрологическую проверку.

Общий порядок инвентаризации ГСМ такой:

1. Руководитель издает приказ об инвентаризации ГСМ, определяя цель и сроки процедуры. Обычно используют унифицированную форму ИНВ-22. Но организации вправе разработать и собственный бланк приказа, включив в него все реквизиты, обязательные для первичных документов (ч. 2 ст. 9 402-ФЗ от 06.12.2011).
2. Проверку проводит постоянно действующая или рабочая инвентаризационная комиссия. Если для процедуры собирают рабочую комиссию, ее состав утверждают в инвентаризационном приказе.
3. Комиссия проверяет исправность измерительных приборов. Затем ей передают все бухгалтерские документы по остаткам топлива. МОЛ предоставляют расписки о передаче в бухгалтерию приходных и расходных документов по горюче-смазочным материалам. Только после этого проводится контроль остатков горючего на предприятии.
4. Контролеры изучают бухгалтерские данные и сверяют их с фактическими остатками топлива.
5. Подводятся итоги инвентаризации ГСМ. Все расхождения фиксируются в акте о недостаче ГСМ или об излишках. Специальной формы нет, итоги подводят в инвентаризационной описи по унифицированной форме ИНВ-3 или на собственном бланке организации, утвержденном локальными нормативами. Руководитель принимает решение по учету результатов инвентаризационных процедур.

В баках

При проверке снятие остатков ГСМ в баках автомобилей проводят по особым правилам. Количество горючего измеряется в литрах. Замеры проводят такими способами:

• при помощи измерителя или специальной мерки;
• путем слива бензина или заправки до полного бака;
• по показаниям бортового компьютера.

Допускается контроль по приходным документам, а расход проверяют по путевым листам, талонам на топливо или нарядам-рапортам. Отдельных рекомендаций, как оформить инвентаризацию ГСМ в баках автомобилей, не предусмотрено — итоги подводят в обычных инвентаризационных актах или описях после сверки фактических и учетных данных.

На складе

Комиссия инвентаризует все резервуары, цистерны и остальные емкости, которые хранятся на складе. Масса горючего определяется по ГОСТ 8.587-2019 из приказа Росстандарта №1170-ст от 14.11.2019. В особом порядке снятие остатков топлива на складе ГСМ проводится для больших емкостей — от 2000 тонн. Необходимо помнить про образование конденсата — он накапливается при перепадах температур.

Еще следует учитывать погрешность поверхностного натяжения в зависимости от температуры воздуха в момент проверки. У каждого вида топлива такая погрешность индивидуальна. А фактический объем ГСМ, которые хранятся в запечатанных и опломбированных резервуарах (цистернах, другой таре) и не вскрываются по условиям хранения, исчисляют по специальным формулам.

Что делать, если выявлен излишек или недостаток

Результаты контрольных процедур фиксируют в инвентаризационных описях (ИНВ-3) или в локальных формах актов. Документы формируют по видам и маркам горючего. Некоторые предприятия используют такой акт замера топлива на складе ГСМ для инвентаризации.

Суть инвентаризации — сравнить фактическое количество горючего и остатки по бухучету. Таким способом выявляют излишки или недостатки топлива. Если обнаружили расхождения, сформируйте сличительную ведомость (ИНВ-19).

Недостачу горюче-смазочных материалов рассчитывают с учетом их потерь в пределах норм естественной убыли (приказ Минэнерго №281 от 16.04.2018). На нормативы влияют вид горючего, время года, климатические условия, тип емкости для хранения и другие факторы.

Если по результатам инвентаризационных процедур выявили расхождения, отразите их в бухгалтерском учете.

Отражение излишков ГСМ при инвентаризации, которые не учли раньше, по рыночной стоимости

Учет недостачи горюче-смазочных материалов

Списание недостачи ГСМ в пределах норм естественной убыли на расходы

Списание недостачи горючего, превышающей нормы естественной убыли, за счет виновного сотрудника

Списание недостачи топлива, превышающей нормы естественной убыли, без выявления виновных лиц

Списание и утилизация автомобиля в госучреждении

Каждое транспортное средство проходит тот период, когда его списание с баланса учреждения неизбежно. Ведь пока автомобиль не снят с учета, он считается объектом транспортного средства. Кроме того, подержанный автомобиль с большим сроком службы влечет за собой существенные финансовые потери для бюджета своего владельца. Если такой автомобиль не представляет особой ценности, то лучшим решением будет его списание и утилизация.

Списание автомобиля с последующей утилизацией может быть произведено по разным причинам:

1. физический износ транспортного средства;
2. повреждение (порча) в результате аварии (ДТП);
3. стихийное бедствие (пожар, наводнение);
4. прочие обстоятельства, при наступлении которых транспортное средство становится непригодным для дальнейшей эксплуатации, а восстанавливать (ремонтировать) его нецелесообразно.

Порядок списания автомобиля можно разделить на следующие этапы:

1. принятие комиссией учреждения решения о списании и оформление соответствующих документов;
2. согласование принятого решения с вышестоящим государственным органом;
3. отражение списания автомобиля в бюджетном учете;
4. демонтаж и утилизация автомобиля;
5. оприходование запчастей и металлолома, оставшихся в распоряжении учреждения после демонтажа автомобиля, и учет средств, полученных от реализации металлолома;
6. снятие автомобиля с учета;
7. передача данных о списанном автомобиле в Росимущество.

Остановимся на этих этапах подробнее.

Принятие решения о списании автомобиля

Для принятия решения о списании транспортного средства в учреждении создается постоянно действующая комиссия.

Эта комиссия обладает следующими полномочиями:

1. комиссия производит внешний осмотр транспортного средства, подлежащего списанию, учитывая данные, которые содержатся в учетно-технической и иной документации;
2. определяет целесообразность (пригодность) дальнейшего использования транспортного средства, а также возможность использования его отдельных деталей, конструкций и материалов, полученных от утилизации объекта, а также возможность и эффективность его восстановления;
3. устанавливает основные причины списания транспортного средства, среди которых может быть физический и (или) моральный износ, возможные нарушения условий содержания и (или) эксплуатации, аварии, стихийные бедствия и иные чрезвычайные ситуации, длительный простой транспортного средства, а также другие причины, которые могли привести к необходимости списания имущества;
4. определяет виновных лиц, деятельность которых могла повлиять на преждевременное списание транспортного средства, а также выносит решение о привлечении к ответственности данных лиц, согласно законодательству РФ;
5. устанавливает возможность эксплуатации отдельных деталей, конструкций и материалов ликвидируемого транспортного средства и определяет их рыночную стоимость;
6. осуществляет контроль над снятием деталей, изготовленных из цветных и драгоценных материалов, путем их взвешивания и передачи в пункты хранения;
7. формирует пакет документов, необходимый для получения разрешения от вышестоящего органа и подготавливает акт о списании транспортного средства.

Состав комиссии утверждается приказом руководителя учреждения. Возглавляет комиссию председатель, он непосредственно и осуществляет руководство деятельностью комиссии, распределяет обязанности и дает поручения членам комиссии, при возникновении спорных вопросов обеспечивает коллегиальность в их обсуждении. При необходимости, если в учреждении отсутствуют работники, обладающие специальными знаниями, по решению председателя комиссии для участия в заседаниях могут приглашаться эксперты.

Решение о списании транспортного средства принимается только в том случае, если за это проголосовало большинство членов комиссии, присутствующих на заседании, после того, как решение о списании принято, подписывается акт о списании транспортного средства.

Согласно Приказу № 52н от 30.03.2015, списание автомобиля оформляется актом о списании транспортного средства (ф. 0504105), который утверждается руководителем казенного учреждения только после получения соответствующего разрешения.

Обратите внимание: до утверждения акта о списании реализация мероприятий, предусмотренных в нем (утилизация, разборка), а также списание имущества в бюджетном учете не допускаются (п. 52 Инструкции № 157н, п. 11 Положения № 834).

Порядок действий необходимый для получения разрешения на списание автомобиля

Согласно п. 4 ст. 298 ГК РФ казенное учреждение не вправе отчуждать либо иным способом распоряжаться имуществом без согласия собственника имущества.

В соответствии с пп. «д» п. 4 Положения № 834 решение о списании федерального движимого имущества, находящегося у федеральных казенных учреждений на праве оперативного управления, принимается казенными учреждениями по согласованию с федеральными органами государственной власти (федеральными государственными органами), в ведении которых находятся указанные учреждения.

Порядок согласования определяется каждым учреждением самостоятельно. Например, учреждения подведомственные Минобрнауки, при списании имущества руководствуются Приказом Минобрнауки РФ от 20.05.2011 № 1676. Основываясь на этот документ при рассмотрении вопроса согласования решения списания имущества подведомственным учреждением, необходимо представить в Минобрнауки следующие документы на бумажном и электронном носителях:

1. сопроводительное письмо о согласовании решения о списании транспортного средства;
2. заключение учреждения о возможности списания транспортного средства;
3. перечень объектов транспортных средств учреждения, по которым необходимо принять решение о списании;
4. инвентарные карточки учета транспортных средств, по которым необходимо принять решение о списании;
5. выписка из реестра федерального имущества по транспортным средствам подлежащим списанию;
6. копия приказа об утверждении комиссии по подготовке и принятию решений о списании транспортных средств с приложением положения о данной комиссии и ее состава, утвержденных приказом руководителя учреждения;
7. копия протокола заседания комиссии учреждения;
8. акт о списании транспортного средства;
9. фотография транспортного средства, по которому необходимо принять решение о списании, подписанная и с указанием даты съемки.

При списании автотранспортного средства необходимо представить копии:

• технического паспорта;
• свидетельства о регистрации;
• документа о прохождении последнего технического осмотра;
• заключения о его техническом состоянии, подтверждающего непригодность дальнейшего использования (в случае отсутствия соответствующего специалиста в штате учреждения — копию заключения, выданную лицом, имеющим лицензию на данный вид деятельности, с приложением копии лицензии).

Документы предоставляются в прошитом, пронумерованном и скрепленном печатью виде. При рассмотрении Министерство принимает решение о согласовании списания или дает отказ в списании транспортного средства. При принятии положительного решения руководитель подведомственного учреждения в течение 10 дней с момента принятия решения направляет в Минобрнауки утвержденный акт о списании транспортного средства и документы, подтверждающие его утилизацию.

Операции по списанию и утилизации автомобиля в бюджетном учете

Основанием для отражения в бюджетном учете выбытия автомобиля будет утвержденный акт о списании транспортного средства (ф. 0504105), к нему необходимо приложить копию инвентарной карточки списываемого автомобиля (ф. 0504031).

После того, как утвержденный руководителем оформленный акт принят, бухгалтер делает бухгалтерские записи в разделе «Отметка бухгалтерии о списании» акта. На его основании в инвентарной карточке делается отметка о выбытии объекта.

Списанный с баланса автомобиль подлежит одновременному отражению на забалансовом счете 02 «Материальные ценности, принятые на хранение» до момента определения целевой функции выбывшего с балансового учета имущества, либо его демонтажа и (или) утилизации. В соответствии с п. 335 Инструкции № 157н в данном случае учет автомобиля принятого на забалансовый счет подлежит условной оценке «один объект — 1 руб.».

Также необходимо учитывать разъяснения, приведенные в Письме Минэкономразвития РФ от 05.10.2016 № Д 28и-2716, при заключении контракта на утилизацию списанного автомобиля с одновременной передачей металлолома в собственность утилизирующей организации по предложенной цене.

В соответствии со ст. 1 Федерального закона от 24.06.1998 № 89-ФЗ «Об отходах производства и потребления» лом и отходы цветных и (или) черных металлов — это пришедшие в негодность или утратившие свои потребительские свойства изделия из цветных и (или) черных металлов и их сплавов, отходы, образовавшиеся в процессе производства изделий из цветных и (или) черных металлов и их сплавов, а также неисправимый брак, возникший в процессе производства указанных изделий.

Согласно ч. 1 ст. 24 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» заказчики при осуществлении закупок используют конкурентные способы определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) или осуществляют закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя). Случаи закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) определены ст. 93 данного закона.

На основании вышеизложенного заказчик не имеет право заключать контракт на утилизацию списанного автомобиля с одновременной передачей лома и отходов черных металлов в собственность утилизирующей организации по предложенной цене без проведения торгов.

Снятие автомобиля с государственного учета

Юрлица обязаны снять с учета зарегистрированные за ними в подразделениях Госинспекции или органах Гостехнадзора транспортные средства, в которых они зарегистрированы, в случае изменения места регистрации, утилизации (списания) транспортных средств либо при прекращении права собственности на них в предусмотренном законодательством РФ порядке (п. 3 Постановления Правительства РФ (п. 3 Постановления Правительства РФ от 12.08.1994 № 938 «О государственной регистрации автомототранспортных средств и других видов самоходной техники на территории Российской Федерации»).

Снятие транспортного средства с государственного учета по заявлению его владельца или организации, уполномоченной в установленном Правительством РФ порядке, производится только после утилизации автомобиля (пп. 2 п. 1 ст. 19 Федерального закона от 03.08.2018 № 283-ФЗ «О государственной регистрации транспортных средств в РФ и о внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ»).

При предъявлении заявителем свидетельства (акта) об утилизации, подтверждающего факт уничтожения транспортного средства, регистрационное подразделение снимает транспортное средство с государственного учета (п. 71 Правил государственной регистрации транспортных средств в регистрационных подразделениях ГИБДД МВД РФ, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 21.12.2019 № 1764).

В акте о списании в специально отведенном поле ставится дата снятия автомобиля с учета.

Передача сведений об автомобиле в Росимущество

По окончании всех мероприятий, которые предусмотрены актом о списании транспортного средства, акт о списании утвержденный руководителем учреждения, а также перечень документов, который необходимо представить на основании Постановления Правительства РФ от 16.07.2007 № 447 «О совершенствовании учета федерального имущества», необходимо направить в Росимущество в месячный срок, если иное не установлено актами Правительства РФ, для внесения соответствующих сведений в реестр федерального имущества (п. 13 Положения № 834).

Акт о списании автомобиля оформленный комиссией учреждения утверждается только после согласования с государственным органом, в ведении которого находится учреждение. До момента утверждения акта мероприятия по утилизации и демонтажу автомобиля не допускаются.

Списанный с баланса учреждения автомобиль необходимо одновременно отражать на забалансовом счете 02 «Материальные ценности, принятые на хранение».

Металлолом и запчасти, оставшиеся в распоряжении учреждения от демонтажа списанного автомобиля, необходимо принять к учету в составе прочих материальных запасов (счет 0 105 36 000), а доходы, полученные от реализации металлолома, перечисляются в доход бюджета.

После того, как автомобиль утилизирован, он снимается с государственного учета и по нему направляются сведения в Росимущество.

СРОЧНО!

Успейте разобраться в ФСБУ 5/2019 «Запасы», пока вас не оштрафовали. Самый простой способ – короткий, но полный курс повышения квалификации от гуру бухгалтерского учета Сергея Верещагина