Как пишется служебная записка на имя директора

Записки

Записка – это информационно-справочный документ, главная функция которого – обмен сведениями между лицами, подразделениями. Отличается вспомогательным характером. Существует множество видов записок: служебные, аналитические, докладные, пояснительные. Эти разновидности документов часто путают между собой из-за минимальных отличий между ними. Рассмотрим основные виды бумаг.

Служебная записка

Служебная записка – это документ информационного характера, нужный для передачи сведений между работниками и руководителями отделов, компаний и подразделений. Сообщения для передачи могут быть самыми различными: от оповещений от деятельности организации до уведомлений о ЧП, жалоб.

Главная цель составления такой записки – согласование вопросов, связанных с деятельностью компании. Оформляется документ тогда, когда решить проблему в устном порядке невозможно. На основании записок могут оформляться распоряжения.

Функции

Потребность в составлении записок появляется при наличии этих обстоятельств:

• Оперативное уведомление руководителей о появившейся проблеме.
• Поиск пути решений проблемы.
• Согласование предстоящей работы.
• Запрос необходимых сведений.
• Формирование инструкций.
• Извещение о чем-либо.
• Объяснение той или иной вещи.
• Согласование с сотрудниками или руководителями.

СЗ не входит в ОКУД, а потому сведения из нее не должны содержать приказы/распоряжения. Форма записки не оговорена в законе. Она может разрабатываться организацией самостоятельно. Разработанную форму нужно закрепить внутренним актом. К примеру, образец СЗ может содержаться в инструкции по делопроизводству.

Докладные записки

Основное отличие докладных записок – их получатель. Такие документы направляются вышестоящим сотрудникам: главбухи, руководители, замы. Причем ДЗ может отправляться не только руководителям своей компании, но и управленцам сторонней фирмы. Составляются они для информирования руководства о чем-либо. К примеру, это может быть уведомление о выполнении работ, о решении проблемы. Докладная записка наделяется юридической силой.

Обычно документ носит информационный или отчетный характер. Иногда записка может составляться с целью уведомления о ЧП.

Разновидности

Докладные записки подразделяются на виды в зависимости от своего содержания:

• Инициативные. Содержат какую-либо инициативу. Служат побуждением для принятия какого-либо решения.
• Отчетные. Необходимы для уведомления о завершении работы, выполнении распоряжений.
• Информирующие. Документ содержит сведения о деталях работы, об их итогах.

Записки также могут быть внешними и внутренними. Первые отправляются в другие компании, вторые необходимы для передачи сведений внутри одной фирмы.

Правила составления

Докладная – это документ, наделяемый юридической силой. А потому к нему предъявляются повышенные требования:

• Для оформления записки потребуется фирменный бланк компании.
• Записку нужно зарегистрировать, присвоить ему определенный регистрационный номер.
• Если у записки внешний получатель, она обычно подписывается руководителем компании.
• ДЗ может сопровождаться другими документами. В этом случае нужно включить в записку перечень этих документов.

Текстовая часть документа определяется его назначением, целью составления.

Разница между разными видами записок

Служебные и докладные записки очень похожи между собой. Однако нужно учитывать и их различия:

• Получателем СЗ может быть любой сотрудник компании. ДЗ всегда предназначается для вышестоящих сотрудников. Как правило, это руководство.
• СЗ – это внутренний документ. То есть, он используется только внутри фирмы для связи между ее сотрудниками. ДЗ может отправляться в другие компании.
• СЗ не наделяется юридической силой, а ДЗ – наделяется.
• СЗ может представлять собой обычный лист. ДЗ же, если она отправляется в стороннюю фирму, должна быть составлена на фирменном бланке. Документ нужно будет также снабдить регистрационным номером.

Существует также еще один распространенный вид записок – объяснительные. Их отличие от остальных документов заключается в том, что они составляются при нарушениях трудовой дисциплины. Объяснительная включает в себя эти сведения:

• Факт правонарушения.
• Причины этого нарушения.

Документ составляется при следующих обстоятельствах:

• Нарушение трудовой дисциплины.
• Внештатная ситуация на производстве.
• Материальный ущерб со стороны сотрудника.

Еще один вид документов – пояснительная записка. Она служит дополнением к основному документу. Записка детализирует состав этого документа, дополняет его.

Образец написания служебной записки с примерами

Служебная записка — вид деловой корреспонденции более популярна на больших производствах, где много подразделений, соответственно огромное количество работников. Смысл в том, что этот документ служит некой коммуникацией в системе контроля работы организации. В маленьких фирмах он чаще всего является докладной о каких-то событиях, на которые требуется реакция руководства.

Что такое служебная записка

Служебная записка образец – форма внутреннего документооборота компании, что призвана передать информацию от одного подразделения или сотрудника к другому с целью быстрого разрешения производственных конфликтов или усовершенствования рабочих процессов.

Данный документ позволяет в сжатые сроки проинформировать руководство о появлении некой проблемы или ситуации, внести предложение об их разрешении. Помимо этого, он ответственность работника в ситуации с решением рабочих моментов.

Кто составляет служебную записку

Как писать образец служебной записки, должен знать каждый работник предприятия. Ее составляют руководителям, возможно также на имя других работников в рамках их компетентности. То есть, если даже рядовой подчиненный может быть задействован в решении возникшей ситуации, согласно которой составлен документ, то письмо адресуется ему.

Виды служебных записок

Письма касательно рабочих вопросов бывают разного характера, а также имеют разную цель. Поэтому видов таких документов очень много. Согласно виду можно понять, как пишется образец служебной записки.

Основные из них:

• Запрос о предоставлении информации;
• Докладная о нарушениях при исполнении должностных обязанностей;
• О направлении в командировку;
• О выплате премий.

Важно: указанный вид документа составляется по всевозможным рабочим процессам либо вопросам.

Как правильно пишется служебная записка

Самое главное, документ должен быть краток. Только факты: суть ситуации, пути ее разрешения. Примечательно, что текст образца служебной записки – это всего лишь 5-7 строчек.

Никакой унифицированной согласованной формы для правильного написания документа не существует. Ее пишут абсолютно в свободном варианте.

Правильность оформления образца служебной записки состоит в том, чтобы донести суть возникшего вопроса до компетентных специалистов для дальнейшего ее решения. Такая докладная еще и показывает, что работник, написавший ее, смог заметить сложности, тем самым продемонстрировав себя очень ответственным работником. При конфликтах либо спорах внутри предприятия правильно составленный документ поможет определить виновников.

Также такие письма часто сопровождают расходную деятельность предприятия: при покупке техники, оплате транспорта, начислении премиальных. Поскольку речь идет о деньгах фирмы, докладные необходимо беречь по примеру других документов первичной важности. Они могут понадобиться при проверке налоговиками.

Строгой формы, как писать образец служебных записок, нет. Каждый пишет ее согласно своему усмотрению. Но фирма может подготовить свой шаблон. Подпись того, кто пишет, на ней обязательна. Сам же документ можно составить от руки, либо напечатать. Пишется документ в одном экземпляре, но копии делать никто не запрещает.

Основные требования к написанию документа: наименование фирмы, дата, должность, ФИО автора с адресатом.

Инструкция по написанию служебной записки

Образец служебной записки пишется согласно стандартной структуре. Заполняется шапка, содержание, концовка документа.

Стандартная инструкция, как правильно написать образец служебной записки, выглядит так:

• Вверху слева пишем, кому адресован документ, от кого (важно указать полное название фирмы, ФИО работников);
• Справа пишем название документа, потом дату, далее внутренний номер, а также место регистрации предприятия;
• В заглавии коротко описываем ситуацию – чаще всего начинаем образец служебной записки со слов «довожу до вашего сведения»;
• Далее нужно изложить суть со всеми подробностями, фактами и причастными к ситуации;
• Предлагаем методы решения;
• Подписываем документ, если есть необходимость передаем для этого же начальнику подразделения.

Бланки для скачивания

Сейчас повсюду действует электронный документооборот, ее вполне можно оформить в электронном формате, чтобы отослать по e-mail.

Как написать служебную записку

Служебная записка ― это инструмент деловой переписки между сотрудниками одной организации.

Она пишется по разному поводу: о ненадлежащем выполнении служебных обязанности кем-то из работников, о необходимости премирования отличившегося сотрудника, об увеличении заработной платы, о направлении работника в командировку, о необходимости предоставления различных материалов и техники для работы и т.д.

Как правильно написать служебную записку

Какого-либо официального бланка не существует, однако есть общие требования к содержанию документа. К таковым относятся:

1. Обязательное указание адресата служебной записки. В правом верхнем углу нужно написать фамилию, имя и отчество, а также должность лица, которому направляется обращение.
2. Ниже указывается наименование документа и его номер.
3. Далее следует изложить суть проблемы, с которой столкнулся составитель документа, или ситуацию, с которой необходимо разобраться.
4. Ниже указываются предложения по решению вопроса, либо указание на действия, которые автор служебной записки ждет от ее адресата.
5. В конце документа указываются фамилия и инициалы лица, направившего обращение, а также его должность.

Образец служебной записки

У нас вы можете скачать готовый образец служебной записки о ненадлежащем выполнении сотрудником служебных обязанностей:

Или воспользуйтесь примером служебной записки:

Директору ООО «Гвоздика»

Слободину Владимиру Александровичу

Г. Хабаровск 20 марта 2021 года

В кондитерском цехе с 02 марта 2021 года сломан конвейер. Для его ремонта необходимо приобретение деталей согласно прилагаемому списку. Общая стоимость ремонтных работ с учетом приобретения деталей составляет 12 500 (двенадцать тысяч пятьсот рублей 00 копеек). В связи с тем, что лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования исчерпан, а в наличии необходимых деталей нет, во избежание простоя цеха

1. Выделить необходимую денежную сумму согласно прилагаемому списку.
2. Предоставить ремонтную бригаду для проведения работ.

С уважением, начальник кондитерского цеха, Дмитриенко Денис Сергеевич.

Как написать служебную записку в электронном виде

Если в организации допускается обмен данными при помощи средств электронной связи, в том числе электронной почты, то отправка служебной записки упрощается. К плюсам такого оборота документов внутри предприятия относится также оперативность рассмотрения обращений.

Как писать служебную записку в электронном виде? Точно так же, как в классическом варианте на бумажном носителе. Существенных различий в документах нет. Образец в таком формате практически ничем не отличается от приведенного ранее примера.

Основная часть вашей служебной записки (то есть непосредственно описание ситуации и вносимые на рассмотрение предложения) остается точно такой же, как и в нашем примере.

Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание.

Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически. Это позволяет значительно сэкономить время, в том числе и на написание служебной записки. Если ваша почта не позволяет идентифицировать отправителя (например, при использовании общего почтового ящика), в конце письма обязательно укажите свое имя и должность.

Важно: при отправке информации по электронной почте не забывайте запрашивать уведомление о прочтении отправленного сообщения (для этого нужно проставить галочку в соответствующем окне). Данное уведомление является доказательством того, что вы действительно отправили служебную записку определенному адресату в определенное время.

Как правильно написать служебную записку — образец?

Служебная записка — документ, используемый в целях своевременного информирования коллег и руководства сотрудниками тех или иных подразделений фирмы о событиях, требующих внимания или принятия определенных рабочих решений. В служебной записке может отражаться:

• запрос каких-либо сведений одним отделом (сотрудником) у другого;
• обращение одного отдела (сотрудника) к другому за разъяснением той или иной информации;
• предложение чего-либо, адресованное одним отделом (сотрудником) к другому.

Служебная записка может использоваться в документообороте как между подразделениями и сотрудниками на одном уровне в системе менеджмента фирмы, так и между структурами и работниками, находящимися в субординации. В этом служебная записка отличается, к примеру, от докладной, которая чаще всего предоставляется нижестоящими подразделениями вышестоящим или руководству фирмы.

Структура документа

В служебной записке приводятся:

• наименование организации;
• Ф.И.О. и должности составителя и адресата записки, структурных подразделений, в которых они работают;
• номер документа, дата его составления;
• наименование документа («Служебная записка о. »);
• основной текстовый блок, в котором фиксируется передаваемая от составителя к адресату информация;
• блок с подписью составителя, а также лиц, со стороны которых необходимо подтверждение получения записки (как правило, ими являются сотрудники, которым документ адресован).

В основном текстовом блоке записки фиксируются:

• события и факты, ставшие поводом для ее составления;
• отношение составителя к соответствующим событиям и фактам, некоторый анализ ситуации с его стороны;
• рекомендации адресату записки или просьба к нему, касающаяся оценки событий и фактов, о которых говорится в документе, или мер реагирования на них.

Где можно скачать пример служебной записки?

Вы можете загрузить образец служебной записки, подготовленный нашими экспертами:

Итоги

Служебная записка — универсальный документ, который может обращаться как между подразделениями фирмы, так и между сотрудниками, равными по статусу или находящимися в субординации относительно друг друга.

При оформлении записки важно корректное указание в ней Ф.И.О. и должностей составителя и адресата; фактов, их оценки и рекомендаций по ним (или просьб); заверение документа необходимыми подписями.

Ознакомиться со спецификой иных распространенных видов записок, используемых во внутрикорпоративном документообороте, вы можете в статьях:

Служебная записка директору

Почти каждый внутренний документ в организации от сотрудника и есть служебная записка директору. Ведь именно руководитель организации решает организационные, финансовые и иные задачи. И служебная записка на сотрудника, о премировании сотрудников, на выдачу денежных средств и т.п. адресуются, в основном, директору (руководителю организации). В очень больших корпорациях служебная записка может адресоваться на имя начальника отдела (например, на командировку, на приобретение и т.п.). Но все-таки львиная доля документов адресуются именно директору. Особенно если работник считает, что обязан донести определенную информацию до его сведения.

Пример служебной записки директору

Служебная записка

Довожу до Вашего сведения, что 14.05.2023 г. в ходе медицинского осмотра у ученика 3 «Д» класса Яковлева Валерия, 17.08.2014 года рождения, обнаружены множественные кровоподтеки и ссадины. На вопрос о происхождении ран ученик информацию дать отказался.

Яковлев Валерий проживает с матерью-одиночкой, единственный ребенок в семье. Мама, Яковлева Ольга Аркадьевна, работает в сфере продаж, семья материально не нуждается. За ребенком должный уход осуществляет, родительские собрания посещает постоянно.

В связи с изложенным и в целях установления обстановки в классе, пресечения возможных конфликтов и пресечения неблагоприятных факторов воздействия на ученика прошу организовать встречу Яковлева Валерия со школьным психологом в необходимом объеме часов, с разработкой рекомендаций по итогам бесед.

15.05.2023 г. Вепрев Вепрев А.С.

Когда составляется служебная записка директору

Мы не зря разместили в качестве примера служебную записку директору школы. В современном мире степень взаимодействия учителя с учеником снизилась. И методы сильно изменились с советских времен. Сейчас как действие, так и бездействие учителя может стать причиной многочисленных печальных событий и ситуаций. И повлечь дисциплинарную (в лучшем случае) ответственность.

Поэтому мы рекомендуем учителю пользоваться служебными записками на имя директора. Сообщать о каких-то определенных фактах и обстоятельствах, прогнозах развития. Или когда требуется помощь с родителями. К сожалению, нередко родители воспринимают школьные дела и учителя негативно. А возможно, им просто не хватает воспитания.

Как составить документ руководителю

Для подготовки документа воспользуйтесь алгоритмом, как написать служебную записку. И в части структуры, и в части содержания документа. Не обошел стороной наш сайт и правила оформления служебной записки, в т.ч. по ГОСТу.

Каждый сотрудник имеет ряд должностных обязанностей. Их содержит должностная инструкция. При невозможности эффективно реализовать эти обязанности по объективным причинам, составьте служебную записку. Возможно, нужно решить какие-то организационные вопросы. В основном тексте составитель указывает также желаемый способ решения тех вопросов, о которых докладывает руководителю.

При правильной организации рабочего процесса служебная записка директору служит своевременным способом решения многих рабочих, организационных и материальных задач.