Энциклопедия решений. Документальное подтверждение факта передачи товара покупателю
В общем случае фактическая передача товара покупателю подтверждается оформленными надлежащим образом товаросопроводительными документами (накладными). В целях доказывания факта передачи товара покупателю (либо, напротив, отсутствия этого события) значение имеет, в первую очередь, то обстоятельство, свидетельствуют ли имеющиеся документы о принятии товара лицом, имевшим соответствующие полномочия. Если отбросить случаи, когда товар принимается непосредственно физическим лицом, являющимся покупателем по договору, или органом покупателя — юридического лица, имеющим действовать от имени покупателя в силу закона и учредительных документов (п. 1 ст. 53 ГК РФ), полномочия на совершение от имени покупателя действий, связанных с принятием товара, требуют дополнительного подтверждения. Таковым в большинстве случаев является доверенность, выданная покупателем. Если полномочия лица, принимающего товар от имени покупателя, не явствуют из обстановки (абзац второй п. 1 ст. 182 ГК РФ, см. также постановления АС Поволжского округа от 22.01.2016 N Ф06-4126/15, ФАС Северо-Западного округа от 24.09.2013 N Ф07-6608/13), у такого лица следует потребовать соответствующую доверенность. Риск последствий непредъявления такого требования лежит на продавце (п. 1 ст. 312 ГК РФ). Более того, если полномочия представителя покупателя подтверждаются документом, совершенным в простой письменной форме, продавец вправе не передавать ему товар до получения подтверждения его полномочий от покупателя (п. 2 ст. 312 ГК РФ). Отсутствие оригинала доверенности в случае возникновения спора может существенно затруднить доказывание факта передачи товара покупателю (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 18.07.2013 N Ф08-3985/13, АС Северо-Западного округа от 23.12.2015 N Ф07-2454/15, ФАС Волго-Вятского округа от 13.09.2013 N Ф01-10664/13, АС Поволжского округа 22.12.2015 N Ф06-3595/15), тем более в сочетании с недостатками оформления товаросопроводительных документов (постановление АС Уральского округа от 23.04.2015 N Ф09-1520/15). Следовательно, если полномочие на получение товара от имени покупателя основано на доверенности, в интересах продавца сохранить оригинал предъявленной ему доверенности либо обеспечить получение от покупателя иного документального подтверждения соответствующих полномочий лица, получившего товар (см. также абзац первый п. 3 ст. 185 ГК РФ).
Существенное значение в целях доказывания факта исполнения продавцом обязанности по передаче товара уполномоченному представителю покупателя имеет и оформление товаросопроводительных документов. В частности, не подтверждают передачу товара накладные, в которых отсутствуют сведения о лице, получившем товар, и указания на договор, в рамках которого осуществляется поставка, либо на соответствующую заявку покупателя (постановление АС Центрального округа от 08.06.2015 N Ф10-1616/15), подпись лица, получившего товар, отсутствует (постановление АС Северо-Западного округа от 09.03.2016 N Ф07-365/16) или выполнена факсимильным способом (постановление АС Поволжского округа от 24.09.2015 N Ф06-493/15).
То же касается накладных, из которых не следует, на чем основано полномочие подписавшего их от имени покупателя лица (постановление АС Московского округа от 16.06.2015 N Ф05-6995/15). Разумеется, сами по себе подобные недостатки оформления товаросопроводительного документа (наряду с иными, такими как, например, отсутствие расшифровки подписи и должности лица, получившего товар) не являются безусловными свидетельствами неполучения товара покупателем (постановления АС Московского округа от 01.10.2015 N Ф05-12966/15, АС Уральского округа от 21.08.2015 N Ф09-4290/15), однако их оценка судом может иметь значение в целях решения вопроса о доказанности получения товара покупателем.
В отсутствие товарных накладных передача товара может быть подтверждена иными документальными доказательствами, такими как, например, транспортные накладные (постановление АС Западно-Сибирского округа от 27.10.2015 N Ф04-23023/15), товаросопроводительные документы, оформленные в электронном виде и подписанные электронными подписями сторон (постановление АС Московского округа от 13.03.2015 N Ф05-1857/15), передаточные акты (постановление АС Поволжского округа от 28.12.2015 N Ф06-3943/15) и т.п.
Рассматривая вопрос о наличии у лица, фактически принявшего товар, соответствующих полномочий, в том числе явствующих из обстановки, суды исходят из того, что наличие трудовых отношений между этим лицом и покупателем не имеет решающего значения. В расчет при этом принимаются, в частности, свидетельские показания, документальные доказательства фактического допуска покупателем лиц, осуществлявших приемку товара, к выполнению соответствующих функций и иные обстоятельства (постановления АС Дальневосточного округа от 10.03.2016 N Ф03-303/16, АС Восточно-Сибирского округа от 12.02.2016 N Ф02-7553/15).
Статья 495 ГК РФ. Предоставление покупателю информации о товаре
1. Продавец обязан предоставить покупателю необходимую и достоверную информацию о товаре, предлагаемом к продаже, соответствующую установленным законом, иными правовыми актами и обычно предъявляемым в розничной торговле требованиям к содержанию и способам предоставления такой информации.
2. Покупатель вправе до заключения договора розничной купли-продажи осмотреть товар, потребовать проведения в его присутствии проверки свойств или демонстрации использования товара, если это не исключено ввиду характера товара и не противоречит правилам, принятым в розничной торговле.
3. Если покупателю не предоставлена возможность незамедлительно получить в месте продажи информацию о товаре, указанную в пунктах 1 и 2 настоящей статьи, он вправе потребовать от продавца возмещения убытков, вызванных необоснованным уклонением от заключения договора розничной купли-продажи (пункт 4 статьи 445), а если договор заключен, в разумный срок отказаться от исполнения договора, потребовать возврата уплаченной за товар суммы и возмещения других убытков.
4. Продавец, не предоставивший покупателю возможность получить соответствующую информацию о товаре, несет ответственность и за недостатки товара, возникшие после его передачи покупателю, в отношении которых покупатель докажет, что они возникли в связи с отсутствием у него такой информации.
Комментарии к ст. 495 ГК РФ
1. Пункт 1 статьи возлагает на продавца обязанность представить покупателю информацию о товаре, предлагаемом к продаже, и определяет требования к этой информации — она должна быть необходимой и достоверной.
Под необходимой информацией понимается ее полнота. Продавец должен предоставить информацию в таком объеме, чтобы у покупателя сложилось четкое представление о свойствах товара, правилах пользования им, хранения и т.п., и он на основе этих сведений мог выбрать необходимый ему товар. При рассмотрении споров, связанных с предоставлением недостаточно полной информации о товаре, суд должен исходить из предположения об отсутствии у покупателя специальных познаний о свойствах и характеристиках этого товара, имея в виду, что в силу Закона о защите прав потребителей информация, предоставляемая продавцом, должна обеспечивать возможность компетентного выбора товара покупателем (п. 22 Постановления Пленума ВС РФ N 7).
Достоверность информации — это соответствие действительности содержащихся в ней сведений о товаре.
Информация должна предоставляться покупателю при заключении договора либо, по его требованию, до этого момента.
2. Требования к содержанию информации о товаре и способах ее предоставления определяются законом, иными правовыми актами и обычно установленными в розничной торговле правилами.
Статья 8 Закона о защите прав потребителей предусматривает, что информация доводится до сведения потребителя в наглядной и доступной форме на русском языке, а дополнительно, по усмотрению изготовителя (продавца), на государственных языках субъектов Российской Федерации и родных языках народов России. Передача сведений на иностранном языке без перевода расценивается как непредоставление необходимой информации и влечет последствия, предусмотренные п. п. 3, 4 комментируемой статьи.
3. Статьи 9, 10 Закона о защите прав потребителей определяют требования к содержанию информации. Информация о товарах должна содержать: обозначения государственных стандартов, обязательным требованиям которых соответствуют товары; сведения об основных потребительских свойствах товаров, а в отношении продуктов питания — о составе, весе или объеме, калорийности, содержании в них вредных для здоровья веществ в сравнении с обязательными требованиями государственных стандартов, противопоказаниях для употребления; цену и условия приобретения товаров; гарантийный срок, если он установлен; правила и условия эффективного и безопасного использования; срок службы или годности товара, если он установлен; сведения о необходимых действиях по истечении срока службы или годности товара и возможных последствиях невыполнения этих действий, если товары по окончании таких сроков представляют опасность для жизни, здоровья или имущества либо становятся непригодными для использования по назначению; наименование изготовителя и место его нахождения, а также место нахождения организаций, производящих ремонт и техническое обслуживание товара; сведения о сертификации — для товаров, подлежащих обязательной сертификации; правила продажи товара.
Указанная информация доводится до потребителя в технической документации, прилагаемой к товару, на этикетках, маркировкой или иным способом, принятым для отдельных видов товаров. Сведения о сертификации предоставляются в виде маркировки (в установленном порядке) знаком соответствия и указанием в технической документации сведений о проведении сертификации (номере сертификата, органе, его выдавшем, и сроке действия).
Продукты питания, упакованные или расфасованные на территории Российской Федерации, должны снабжаться информацией о месте их изготовления.
Необходимо учитывать, что по отдельным видам товаров перечень и способы доведения информации устанавливаются Правительством РФ. Так, Правила продажи изделий из драгоценных металлов обязывают продавца информировать покупателя об установленных в РФ пробах, порядке клеймения изделий, а также изображениях государственных пробирных клейм.
4. Правовые последствия непредоставления покупателю необходимой и достоверной информации различаются в зависимости от того, заключен договор розничной купли-продажи или нет.
Если продавец не предоставляет информацию до заключения договора, он обязан возместить покупателю убытки, причиненные необоснованным уклонением от заключения договора.
После заключения договора покупатель вправе:
в разумный срок отказаться от исполнения договора и потребовать возврата уплаченной за товар денежной суммы и возмещения др. убытков;
предъявить предусмотренные ст. 503 ГК требования по поводу недостатков товара (см. коммент. к ней), которые возникли вследствие отсутствия у него необходимой или достоверной информации;
потребовать возмещение вреда, причиненного жизни, здоровью или имуществу вследствие непредоставления необходимой или достоверной информации о товаре при условии, что товар приобретался для использования в личных, семейных или домашних целях, а не для осуществления предпринимательской деятельности (см. коммент. к ст. ст. 1095 — 1097).
Какой документ следует предоставлять покупателям товара?
2.1. Документальное оформление поступления товаров
2.1.1. Порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются действующими техническими условиями, условиями поставки, договорами купли — продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.
2.1.2. Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно — транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом — фактурой). Накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации. В накладной указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя. Количество оформляемых экземпляров в накладной зависит от условий получения товара покупателем, вида организации поставщика, места передачи товара и т.д. (код по ОКУД 0903016).
Товарно — транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортом. Товарно — транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров к товарно — транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом (коды по ОКУД 0903801, 0903802, 0903803, 0903804).
При доставке товаров железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная. К железнодорожной накладной могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной.
Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то должна оформляться «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере».
Счет — фактура выписывается в тех случаях, когда перечень отгруженных товаров велик. Счет — фактура является для розничной торговой организации приходным товарным документом и выступает основанием для оплаты поступившего товара (типовая форма N 141).
Для оплаты поступающих товаров может быть использован счет, содержание которого аналогично счету — фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара (типовая форма N 868).
2.1.3. Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно — транспортной накладной, счете — фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров.
2.1.4. Если товары получает материально ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара. Порядок оформления доверенностей и получения по ним товаров установлен «Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно — материальных ценностей и отпуска их по доверенности», утвержденной Минфином СССР от 14.01.67 N 17.
2.1.5. Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т.д.
Приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчетных документах, в соответствии с «Инструкцией о порядке приемки продукции производственно — технического назначения и товаров народного потребления по количеству», утвержденной Постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 15.06.65 N П.6 и Гражданским кодексом РФ, а при приемке их по качеству и комплектности — требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре.
Приемка товара на складе поставщика осуществляется материально ответственным лицом по доверенности. Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.
Если количество и качество товара соответствует указанному в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, счет — фактура, товарно — транспортная накладная, качественное удостоверение и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.
2.1.6. При нарушении правил приема и сроков торговые организации лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или транспортным организациям при недостаче или снижении качества товаров.
2.1.7. В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт (код по ОКУД 0903001), который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица торговой организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).
2.1.8. При закупке товара или его приемке руководителям торговых организаций необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.
2.1.9. Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата товара поставщику могут быть различны и оговариваются в договоре поставки.
2.1.10. Условия приемки импортных товаров по количеству и качеству устанавливаются в договорах с иностранными поставщиками. Если порядок и сроки приемки товаров не были специально оговорены в договоре, то необходимо руководствоваться «Инструкцией о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составление и направления рекламационных актов», утвержденной Госарбитражем СССР 15.10.90.
Приемка товаров, поступивших в ненарушенной таре от иностранного поставщика, осуществляется в обычном порядке, как и приемка товаров от отечественного поставщика. Если установлено несоответствие количества и/или качества товара договору, составляется рекламационный акт. Акт должен составляться в присутствии материально ответственного лица, покупателя, представителя иностранного поставщика (при согласии поставщика возможно составление акта при его отсутствии) и экспертов Торгово — промышленной палаты. Если невозможно присутствие представителей торгово — промышленной палаты, то товар принимается с участием представителей других незаинтересованных организаций. Рекламационный акт (код по ОКУД 0903002) составляется отдельно по каждому иностранному поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу. Порядок и сроки составления рекламационных актов рассматриваются в «Инструкции о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления и направления рекламационных актов», утвержденной Госарбитражем СССР 15.10.90.
2.1.11. Учет первичных документов по приходу товаров материально ответственным лицам рекомендуется вести в «Журнале поступления товаров», который должен содержать название приходного документа, его дату и номер, краткую характеристику документа, дату регистрации документа, сведения о поступивших товарах.
2.1.12. Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов с поставщиками и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).
2.1.13. Поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.
2.1.14. Порядок приемки товаров народного потребления, доставляемых в таре — оборудовании, регулируется Инструкцией «Об особенностях приемки товаров народного потребления, доставляемых в таре — оборудовании», утвержденной Минторгом СССР, Центросоюзом СССР и Государственным арбитражем при Совете Министров СССР 29.06.82 N 072-75 (письмо Минторга РСФСР от 11.08.82 N 0205).
2.1.15. Документальное оформление и учет изделий из драгоценных металлов и драгоценных камней, а также товаров в комиссионных магазинах регулируется соответственно Постановлением Правительства РФ от 26.09.94 N 1089 «Об утверждении Правил скупки у населения драгоценных металлов, драгоценных камней в изделиях и ломе», приложением к Правилам работы пунктов по скупке драгоценных металлов, камней и изделий из них у населения, утвержденных Приказом Минторга СССР от 14.11.72 N 212 «Инструкция о порядке оформления операций по скупке ценностей и об организации бухгалтерского учета и отчетности в пунктах по скупке драгоценных металлов, камней и изделий из них у населения» и Постановлением Правительства РФ от 26.09.94 N 1090 «Об утверждении Правил комиссионной торговли непродовольственными товарами», Приказом Комитета РФ по торговле от 07.12.94 N 99 «Инструкция о порядке оформления комиссионных операций и ведения бухгалтерского учета в комиссионной торговле непродовольственными товарами».
Приемка товара
Вы открыли свой бизнес, и теперь нужно понять, что такое приемка товара, и как принимать товар в магазине или на складе. Это достаточно непросто, ведь существует масса нюансов.
Главное — знать, какие документы нужны, чтобы оформить приход товара на склад. Их несколько, и они обязательны для корректного ведения учета и защиты ваших прав. Верно заполненные документы — гарантия, что вы не потеряете деньги и в случае чего защитите свои интересы в суде. Если вы не позаботились о правильном оформлении приемки товаров, вы не вправе что-то требовать от поставщиков и транспортных компаний и можете понести убытки.
Все документы, которые вам понадобятся, можно скачать в МоемСкладе: у нас есть пустые бланки, заполненные образцы, чтобы проверить себя, и инструкции по оформлению.
Но намного удобнее делать все онлайн. В МоемСкладе вы можете вести учет товаров, оформлять приемки и отгрузки. Не понадобится снова и снова заполнять бумаги от руки, риск ошибки — минимальный. С нашим сервисом легко начать работать: он очень простой, есть удобные видеоинструкции. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно!
Документальное оформление поступления товара
Для того чтобы сотрудник организации имел право получать товар, его надо наделить статусом материально-ответственного лица и закрепить это доверенностью. Тогда он сможет ставить печать в приходной накладной и расписываться в ней. В противном случае документальное оформление поступления товара ляжет полностью на плечи руководителю компании.
Товар можно получить и без печати. Для этого сотруднику, получающему товар, потребуется предъявить поставщику доверенность по форме М-2, выписанную на его имя, и документ, удостоверяющий личность.
Приемка товарно-материальных ценностей в первую очередь регулируется договором поставки. В нем содержатся все данные о товаре и его передаче в собственность. Корректное документальное оформление приемки товаров предполагает использование унифицированных форм первичных документов: начиная с ТОРГ-1 и заканчивая ТОРГ-14. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132.
Не так давно у предпринимателей появилась альтернатива при ведении первички. В октябре 2013 года ФНС России разработала и представила универсальный передаточный документ (УПД). Его форма содержит обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов. По сути УПД — это комбинация товарной накладной и счета-фактуры и их заменяет. Организации могут применять его либо для расчетов по НДС и в качестве первичного документа, либо только как первичку, например, для подтверждения расходов. Если вы принимаете товар в магазин или на склад с использованием УПД, то почти все, что написано ниже про комплект документов для приемки, вас не касается. За исключением транспортной накладной. Тем не менее, советуем полностью ознакомиться с текстом статьи, чтобы понять логику процесса приемки товара.
Итак, если вы не ведете приемку при помощи УПД, то главным документом здесь будет являться товарная накладная ТОРГ-12. Если товар везут со склада поставщика на ваш склад, то оформляется товарно-транспортная накладная (ТТН), которая отличается от товарной тем, что в ней есть транспортный раздел. Эти документы могут быть одновременно приходным документом для получателя товара и расходным — для поставщика. Именно поэтому накладные оформляют в двух экземплярах. Обратите внимание, что в новой форме ТТН отсутствует описание товара — этот блок находится в УПД или в ТОРГ-12. Поэтому, как говорилось выше, с УПД вам понадобится только транспортная накладная, то есть всего два документа.
Вам привезли товар, с ним все хорошо и на него есть накладная. Теперь нужно проверить, корректно ли она заполнена: проверьте количество, артикулы, название компаний и другую важную информацию. Если с этим все в порядке, то можно ставить печать организации и подпись.
Вторым документом, которым, как правило, сопровождается товар, является счет-фактура. Если вы — плательщик НДС, то вы должны тщательно следить за тем, чтобы эти документы аккуратно собирались для каждого прихода товара на склад. Без счета-фактуры от поставщика вы не сможете зачесть НДС, а значит, будете переплачивать государству. Этот документ обязаны делать фирмы, платящие НДС. Не делают это те, кто работает по упрощенной системе налогообложения. Печать в таком документе не ставится — достаточно подписи бухгалтера и генерального директора. При возврате вы должны будете запросить у поставщика корректировку счета-фактуры — ведь НДС будет облагаться только поставленная вам часть товара.
Достаточно часто с товаром и этими документами привозят счет, в котором должна стоять печать организации и подпись руководителя. По закону это является основанием для оплаты вами поставленного товара. На практике же время оплаты обычно регулируется условиями договора, и очень часто именно после оплаты товара поставщику осуществляется поставка.
Недостача товара при приемке. Некачественный товар
Если товар вам привезли, но что-то забыли, то в накладной вычеркиваются те строки, товаров по которым нет. Каждое такое действие подтверждается подписью того, кто принимает товар на складе или в магазине. И не забудьте про корректировку счета-фактуры.
Если товар по качеству отличается от того, что указано в договоре или сопроводительных документах, нужно отказаться от него и составить акт о расхождении по количеству и качеству по форме ТОРГ-2 для отечественных товаров, или по форме ТОРГ-3 — для импортных. Бланк заполняется материально-ответственным лицом в присутствии представителя компании-поставщика, при этом с его согласия можно составить акт и при его отсутствии.
Если вам по каким-то причинам нужно вернуть товар надлежащего качества, требуется оформить бланк накладной ТОРГ-12. Целесообразно письменно зафиксировать согласие поставщика на это. Например, в виде заключения дополнительного соглашения к договору купли-продажи или отдельного соглашения о возврате товара. В них указывается количество и стоимость возвращаемых товаров, а также причина возврата.
Как вести приход и расход товара в магазине
Традиционно эти процессы относят к операциям складского учета. МойСклад, облачный сервис для управления торговлей, позволяет не только точно вести приход и расход товара в магазине, но и в целом эффективно управлять компанией.
В считанные минуты вы сможете оформить приход товара на склад, напечатать все необходимые документы прямо из сервиса. После введения номенклатуры в МойСклад остатки товара будут считаться автоматически. Вы также сможете быстро составлять заказы поставщикам, хранить товар на нескольких виртуальных складах, печатать штрих-коды и многое другое.
Порядок проведения приемки товара
Договор поставки — один из наиболее часто встречающихся видов договора в предпринимательской деятельности. При его заключении стороны уделяют внимание существенным условиям договора, порядку расчетов, но часто не придают значения согласованию процедуры приемки товара.
Между тем, важно сразу согласовать порядок и сроки приемки, которые устраивают обе стороны договора и позволяют зафиксировать недостачу либо поставку товара ненадлежащего качества. Если в будущем возникнут споры — документы, фиксирующие порядок приемки поставленного товара, станут основным доказательством в суде.
Данная статья поможет покупателям правильно провести приемку в тех случаях, когда договором предусмотрена доставка товара силами и за счет поставщика, а переход права собственности на товар происходит в момент его доставки на склад покупателя.
Для покупателя товара порядок приемки, указанный в договоре, будет определенным алгоритмом действий, при соблюдении которого его претензии к количеству и качеству товара будут удовлетворены поставщиком. Поскольку на практике приемку товара осуществляют работники, не участвующие в заключении договора, их нужно обязательно ознакомить с инструкциями, касающимися приемки.
В идеале участие в проведении приемки и соблюдение правил приемки должно быть закреплено в их должностной инструкции. Покупателю выгодно максимально упростить процедуру приемки товара, ограничившись односторонней приемкой и составлением комиссионного акта без вызова поставщика для участия в приемке.
Для поставщика, в свою очередь, соблюдение правил приемки товара может стать дополнительным доказательством объективности и порядочности покупателя при фиксации недостачи либо брака. Поэтому поставщик при заключении договора должен уделить особое внимание таким условиям приемки, как:
- сроки уведомления поставщика о выявленной недостаче или поставке товара ненадлежащего качества;
- необходимость вызова поставщика для участия в совместной приемке товара;
- составление по результатам приемки комиссионного акта, возможно, с привлечением эксперта либо независимого представителя третьего лица.
Также в договоре возможно согласовать наименование экспертной организации, в которую, в случае выявления брака, покупатель должен обратиться для проведения экспертизы. В договоре не обязательно подробно прописывать процедуру проведения приемки.
Инструкции максимально подробно регламентируют порядок проведения приемки, содержат требования к документам, составленным по ее результатам. Но применяются они только тогда, когда их применение согласовано сторонами договора поставки.
Нужно отметить, что необходимость применения указанных инструкций при приемке может создать для покупателя определенные организационные сложности, поскольку предусмотренная ими процедура приемки товара сложна, многоэтапна и занимает длительное время.
При этом несоблюдение отдельных требований может привести к невозможности предъявить к поставщику претензии, связанные с недостачей/поставкой некачественного товара. В свою очередь поставщику в большинстве случаев выгодно применение данных инструкций, поскольку они максимально защищают его интересы при приемке. Приемка товара должна проводиться комиссией в составе не менее 3 человек, чьи кандидатуры заранее определяет уполномоченное лицо покупателя. Эти лица должны лично присутствовать при приемке товара и оформлении акта, подписав нормативный документ по завершении приемки.
Порядок приемки товара
Начинается приемка с ознакомления членов комиссии с сопроводительными документами: товарно-транспортными накладными, упаковочными листами, др. Их содержание сверяется с наименованием и количеством товара, указанного в договоре поставки. Если поставляемая продукция подлежит обязательной сертификации или должна соответствовать обязательным нормам или стандартам, то к товару должны также прилагаться сертификат (паспорт) качества, технический паспорт, иные подтверждающие соответствие документы.
В случае, если товар поступил без товаросопроводительных документов, то возможно проведение его приемки по фактическому наличию, с обязательным отражением данной информации в акте приемки. В обязательном порядке в акте фиксируется место проведения приемки, время ее начала, наименование грузоотправителя товара, наименование перевозчика. Если товар был застрахован — об этом также нужно указать в акте.
Далее указывается наименование и количество поступившего товара, согласно товаросопроводительным документам, а также реквизиты документов: номера, даты. Указываются лица, участвующие в приемке товара, их должности. Осмотр товара должен начинаться с оценки соблюдения правил перевозки, сохранности упаковки, сохранности запорно-пломбировочных устройств, если они имеются.
В случае, если доставка товара осуществлялась транспортной организацией — при проведении приемки необходимо соблюсти требования закона и иных правовых актов, регулирующих деятельность данного вида транспорта, а также правила оформления документов, предусмотренных для данного вида перевозки.
Например, в случае перевозки товара железнодорожным транспортом, выдача груза может осуществляться как с проверкой его состояния и количества, так и без нее. В случае, если проверка перевозчиком не осуществлялась, то на железнодорожной накладной проставляется соответствующая отметка. Если же вагон был поврежден либо неисправен, есть сомнения в сохранности пломб или имеются иные признаки утраты груза в пути следования, то получатель товара должен требовать от перевозчика составления и выдачи коммерческого акта.
Указанный акт является единственным документом, дающим право предъявлять претензии к железной дороге или отправителю груза.
Если перевозка осуществлялась с наложением запорно-пломбировочных устройств, то покупателю после их вскрытия желательно обеспечить их сохранность на тот случай, если поставщик в будущем захочет провести экспертизу на предмет наличия повреждений. Далее члены комиссии должны вскрыть упаковку и провести визуальный осмотр товара, пересчитать его, сверить с товаросопроводительными документами.
На данном этапе могут быть выявлены расхождения по количеству товара, номенклатуре, ассортименту, комплектации, а также выявлены признаки порчи товара. Также может быть выявлен брак, если качественные характеристики товара возможно оценить визуально, без проведения дополнительных исследований. Полученные сведения фиксируются в акте максимально подробно. В случае, если при приемке товара комиссия выявит его излишки — это также должно быть отражено в акте, с указанием наименования и количества излишне поставленного товара.
О поступлении излишков покупатель должен незамедлительно информировать поставщика для определения дальнейшей судьбы товара. До получения ответа поставщика покупатель должен обеспечить сохранность товара, при этом расходы по его хранению могут быть в будущем возложены на поставщика. Результатом приемки должны стать выводы комиссии о выявленном расхождении в количестве товара либо его несоответствие условиям договора поставки.
Также комиссия вправе высказать свое мнение о причинах возникновения недостачи — недогруз, утрата в пути следования — либо о причинах брака. В качестве приложений к акту должны быть указаны перевозочные и товаросопроводительные документы, копии телеграмм в адрес поставщика, если его вызов необходим по условиям договора, фото и видеоматериалы, документы, подтверждающие полномочия участвующих в приемке товара лиц. На основании составленного акта, в соответствии со ст. 513 Гражданского кодекса РФ, поставщику должно быть направлено уведомление о выявленных расхождениях в количестве товара либо о нарушении качества товара.
В случае, если условиями договора предусмотрен вызов на приемку представителя поставщика либо приглашение эксперта для оценки качества товара — покупатель обязан обеспечить сохранность товара до следующего осмотра. В акте должно быть указано, какие меры для этого предприняты. Например, товар складирован в отдельном помещении, помещение опечатано. Вызов поставщика на приемку должен осуществляться способом, согласованным в договоре поставки.
Если договор не регламентирует порядок вызова, то рекомендуется направить телеграмму на имя единоличного исполнительного органа поставщика, с уведомлением о вручении. Телеграмма может быть направлена либо по адресу, согласованному в договоре, либо по юридическому адресу поставщика. Доказательства направления телеграммы необходимо сохранить на случай судебного спора. В случае выявления недопоставки либо брака на основании составленного по результатам приемки комиссионного акта покупатель сможет подготовить претензию в адрес поставщика. Факт недостачи/поставки товара ненадлежащего качества в этом случае будет подтвержден документально, что позволит при необходимости обратиться в суд.
Резюме
Таким образом, порядок проведения приемки товара и правильная фиксация ее результатов будут иметь решающее значение в случае, если покупателю потребуется в судебном порядке защищать свои права в связи с поставкой товара с недостачей или поставкой товара ненадлежащего качества. От правильности составления акта приемки во многом зависит то, будут ли требования покупателя удовлетворены судом.
На практике часто возникает вопрос: как поставщику обезопасить себя на случай недобросовестности со стороны покупателя при проведении приемки поставленного товара?
В случае отгрузки дорогостоящего товара либо в случае сомнений в добросовестности контрагента, отгрузка товара может осуществляться комиссионно, с фиксацией наименования и количества отгруженного товара в акте отгрузки. Участие в отгрузке представителя перевозчика либо незаинтересованных лиц станет дополнительным доказательством надлежащего исполнения поставщиком условий договора поставки. Комиссионная отгрузка товара необходима в том случае, если условиями договора поставки не предусмотрен обязательный вызов поставщика на приемку, и приемка будет производиться покупателем в одностороннем порядке.
