Наказание за недостачу

Недостача и излишки товара — что делать?

Если вы занимаетесь торговлей, то наверняка сталкивались с бракованным товаром от поставщика. Или пересчитывали товар и находили надостачу или излишек. А может не успевали все продать, и товар портился. Просто выкинуть протухшую колбасу религия не позволяет, но и “свое” упустить никак нельзя. Как минимум, нужно не влететь в убытки или не попасть на налоговые штрафы за занижение налоговой базы, а значит надо научиться правильно учитывать в налоговых расходах “пропащий” товар.

В этой статье мы расскажем, что делать, если вы обнаружили недостачу, и как её учитывать в налоге УСН. И намекнем, что внезапные излишки тоже не так просты, как кажется. и про брак пару слов расскажем.

Инвентаризация

Когда испортился товар, или откуда-то оказался лишний, или вы нутром чуете, что что-то не так, вы берете и пересчитываете остатки. Для небольшого бизнеса в простом виде это и есть инвентаризация. По-хорошему, ее нужно проводить регулярно и закрепить график внутренним документом. А внепланово проводить — по «тревожному звонку» интуиции. Чтобы инвентаризация принесла пользу, результаты нужно оформить документом — инвентаризационной ведомостью. Если обнаружили недостачу — есть, например, сличительная ведомость. Формы документов вы можете разработать свои. Главное, документы должны содержать информацию о том, соответствует или не соответствует фактически количество товара с данными в первичных документах. В дальнейшем такие ведомости будут являться подтверждением понесенных убытков.

По итогам инвентаризации могут выявиться недостача товаров или излишек.

Как оформить недостачу

Официальные причины недостачи могут быть следующие:

• издержки производства и обращения (при транспортировке, хранении товаров);
• издержки за счет виновных лиц;
• издержки, когда виновные не установлены, или в суде не удалось доказать их вину.

В зависимости от причины вы будете по-разному списывать в расходы сумму убытка по недостаче.

Издержки производства и обращения должны быть подтверждены первичными документами — различными актами выявленных недостач и порчи. Их вы можете разработать сами, или применять уже привычные торговые документы: ТОРГ-2 (расхождении при приемке товаров) , ТОРГ-6 (завес тары), ТОРГ-15 (порча, бой, лом), ТОРГ-16 (списание товаров), ТОРГ-20 (подработка, подсортировка, перетаривание товаров) и так далее.

Расследование причин недостачи иногда приводит к «козлу отпущения» виновному сотруднику. Если сотрудник — материально ответственное лицо, с него можно взыскать возмещение ущерба. Ущерб считается на основе закупочной стоимости недостающего товара. Упущенная выгода в виде вашей наценки в расчет не идет. В любом случае, работник должен написать письменное объяснение причин недостачи. Дальше, если вы будете взыскивать с него возмещение, то оформите решение приказом. Это понадобится для списания в расходы или для разборок с сотрудником в суде.

Если сотрудник не является материально ответственным лицом, или в суде вы не смогли доказать его вину, то ущерб на него вы не повесите. Порчу в этом случае можно будет возместить альтернативными способами (о них ниже).

Если виновное лицо не установлено, то пропажу товара вы не сможете возместить или списать в расходы.

Как учитывать недостачу в налогах

Естественное желание предпринимателя, списать недостачу в налоговые расходы, приводит нас к закрытому перечню расходов в статье 346.16 НК РФ. Как таковая, недостача и порча товара в этом списке не поименована. Но.

В пункте 5 статьи 346.16 есть статья Материальные расходы, к которым, помимо остальных затрат, другая статья НК (ст. 254) относит потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке товаров в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством РФ.

Что такое естественная убыль?

Во время хранения масса товара может измениться по естественным причинам, например, в результате вымораживания, усушки, разлива и т п. или, например, во время транспортировки товар может быть поврежден по причине естественной ломкости. Такие потери товара считают естественной убылью, её сложно подтвердить документально, поэтому для определения величины потери законодательством установлены показатели.

Нормы естественной убыли устанавливаются по каждой отрасли соответствующими министерствами. Например, нормы естественной убыли продовольственных товаров устанавливаются приказами Минпромторга, нормы медикаментов приказами Минздравсоцразвития. Более того, эти нормы разрабатываются с учетом условий хранения, транспортировки, климата и сезонности. Утверждаются они до сих пор, поэтому могут встречаться нормативы со времен СССР.

Значения обычно устанавливаются в процентах от массы товара — их можно найти в справочных материалах или непосредственно в нормативно-правовых актах.

Сумма естественной убыли рассчитывается путем умножения количества товара на его норму естественной убыли, а затем на стоимость единицы товара.

Итак, в рамках этой самой естественной убыли вы сможете списать недостачу и порчу на налоговые расходы.

Естественно, для налоговой у вас должен быть в наличии полный боекомплект:

• инвентарные ведомости: форма ИНВ-19, ИНВ-26;
• акты, подтверждающие недостачу;
• объяснительная записка сотрудника и т д.

Для организаций могут быть произведены расчеты естественной убыли, оформленные бухгалтерской справкой.

А что делать, когда издержки превышают норму естественной убыли и/или были понесены за счет конкретного сотрудника?

Иных условий, по которым можно отнести к расходам потерю товара, закрытый перечень не содержит, поэтому сразу можно сделать вывод: в налоге УСН можно учесть недостачу и порчу товара только в пределах установленных норм естественной убыли.

Поступления от виновных лиц в качестве возмещения ущерба признается внереализационным доходом. В налогооблагаемую базу сумму возмещения нужно будет включить на дату возмещения ущерба виновным лицом.

Для упрощенщика картина получается не совсем выгодная, мало того, что недостачу выше нормы естественной убыли нельзя признать в расходах, еще и сумма возмещения признается доходом, который нужно учесть при расчете налога УСН. Для упрощенщика проще оформить возмещение в виде продажи товара виновному лицу. Ведь виновному без разницы, по какому документу он будет вам возмещать ущерб, а фирме можно будет при продаже списать себестоимость реализованного товара и конечно отразить доход от реализации. Если виновному реализовать по себестоимости — налогов с такой операции не возникнет. Налицо возможность оптимизировать налог. В принципе такой способ подходит не только в случае с виновными лицами, но и в случае частичного повреждения или порчи товара. Продать такой товар можно с уценкой — минимизируя потери и налоговую нагрузку.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Пересортица при расчете налога УСН

Выявленные излишки товара признаются вашим внереализационным доходом. Учитывать взаимозачет излишков и недостач при пересортице в налоге УСН нельзя.

Рыночную стоимость излишков товара нужно включить в налогооблагаемую базу на дату проведения инвентаризации, а при продаже товара покупателю не забудьте учесть доход от реализации. При этом, как уверяют письма Минфина, двойного налогообложения не возникает, потому что сначала организация учитывает внереализационный доход от излишков, а затем оплату от покупателя.

Более того, расходы, связанные с приобретением товара для дальнейшей перепродажи, вы не сможете списать, разъяснений по этому поводу чиновники не дают. Для признания расхода в налоге УСН он должен быть оплачен, а в случае пересортицы доказать это невозможно.

Следить за остатками товаров, проводить инвентаризации и анализировать продажи помогают товароучётные сервисы. Читайте о них в статье.

Статья актуальна на 20.06.2013

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

Соблюдение порядка проведения инвентаризации как условие взыскания причиненного ущерба

Работодатель должен подтвердить факт передачи имущества работникам: результаты инвентаризации, проведенной непосредственно перед заключением договора о полной материальной ответственности, акт приема-передачи или иной документ, подтверждающий передачу имущества.
Так, в качестве основания для отказа в иске суд указал, что работодателем «не было представлено документов, подтверждающих, что 15.12.2016 (дата заключения договора о полной коллективной материальной ответственности) в офисе продаж была проведена инвентаризация, по результатам которой ответчикам … были вверены товарно-материальные и денежные ценности. В отсутствие указанных документов невозможно сделать достоверный вывод о периоде образования выявленной 03.02.2017 недостачи денежных средств и как следствие — причастности к ее образованию исключительно ответчиков».

Подготовка к проведению инвентаризации

• проверить наличие приходных и расходных документов или отчетов о движении материальных ценностей и денежных средств;
• получить расписки материально-ответственных лиц о том, что все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все поступившие товарно-материальные ценности оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Отсутствие у работодателя письменных доказательств выполнения указанных мероприятий является основанием для отказа в удовлетворении исковых требований.

Проверка наличия товарно-материальных ценностей

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой) . Работодатель должен документально подтвердить факт использования в ходе инвентаризации измерительных и контрольных приборов, а также действительного подсчета, взвешивания, обмера товарно-материальных ценностей.

Фиксация результатов инвентаризации

Инвентаризационные описи и сличительные ведомости должны содержать полную и достоверную информацию о результатах инвентаризации. Документы подписываются всеми членами комиссии и материально-ответственными лицами. Все исправления должны быть оговорены и подписаны также всеми членами комиссии и материально-ответственными лицами. Материалы инвентаризации должны содержать расписку материально-ответственных лиц, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

В случае проведения работодателем инвентаризации с нарушением установленных требований на любом этапе, которое может быть установлено, в частности, путем проведения судебной бухгалтерской экспертизы, инвентаризационные описи и сличительные ведомости не могут рассматриваться как относимые и допустимые доказательства, и не подтверждают факт причинения ущерба работниками.

Так, суд кассационной инстанции указал следующее. «В связи с тем, что … инвентаризации проведены работодателем с нарушениями действующего законодательства, работодателем не доказан размер причиненного ему ущерба конкретными работниками, привлечение . [работников] к материальной ответственности, несмотря на их признание исковых требований, является незаконным, и у суда первой инстанции не имелось оснований для принятия признания ими исковых требований и взыскания с них приведенных в решении сумм».

Анализ актуальной судебной практики позволяет сделать вывод о том, что работодатели допускают системные и множественные ошибки при проведении инвентаризации имущества, что на сегодняшний день является наиболее частным основанием отказа в удовлетворении требований о привлечении работников к материальной ответственности.

Недостача в магазине: что делать продавцу и работодателю? Ответственность за недостачу

Сегодня недостача в магазине – одна из немногих ситуаций неприятного воздействия, которая оказывает существенное влияние на отношение работодателя непосредственно к своим сотрудникам. Такого плана нарушение является разницей между реальной стоимостью продукции, которая зафиксирована в бухгалтерской документации, и фактической, актуальной в данный момент времени. На сегодняшний день известно два наиболее распространенных метода выявления недостачи. Во-первых, оценка цены в розницу; во-вторых, расчет в соответствии со стоимостью закупки. Важно дополнить, что в обоих случаях недостача в магазине исчисляется в денежном эквиваленте. Кстати, это совершенно не зависит от того, что именно было потеряно: конкретная сумма денег или товар.

Причины недостачи в магазине и их классификация

Основной неприятностью по отношению к рассматриваемой в статье ситуации для работодателя является то, что потери в действительности зачастую превышают стоимость реализуемого товара. Почему? Дело в том, что к данной стоимости относится и упущенная прибыль, которую мог бы получить, допустим, продуктовый магазин , появись бы товар на прилавках.

Важно отметить, что при недостаче на том или ином объекте торговли далеко не всегда виноваты сотрудники. Совсем необязательно, что причина убытка – это воровство или иные махинации, которые совершаются осознанно и впоследствии ведут к уголовной ответственности.

Распространенные причины недостачи

Из-за чего же появляется большая недостача в магазине ? Целесообразным будет рассмотреть перечень причин, которые приводят непосредственно к ошибкам в учете реализуемой продукции, влияющим на прибыль и, как следствие, на уместность столь неприятной ситуации:

• Существенное занижение цены на реализуемый продукт. Такое может произойти, если работодатель не отладил механизм создания заключительной стоимости товара. Данная практика зачастую наблюдается при активном использовании в той или иной торговой точке системы скидок. Так, при принятии решения о подобном варианте увеличения продаж в процессе ревизии в обязательном порядке следует взять в учет разницу между изначальной и скидочной стоимостью всех единиц продукции.
• Низкий уровень внимательности кассиров к содержимому корзин и тележек. Дело в том, что покупатели, как правило, предпочитают укладывать самые тяжелые пакеты на дно корзин. Соответственно, это требует от сотрудников максимальной внимательности в процессе взимания стоимости товара, а также количественной проверки.

Список дополнительных причин

Если в магазине выявлена недостача , помимо приведенных выше причин актуальны следующие пункты:

• Недостача по причине недосмотра в бухгалтерской документации. Так, возможна ситуация, когда соответствующий сотрудник забывает про учет списанных на нужды торговой точки товаров. Если какой-то предмет вовремя не списать, то он в обязательном порядке включается в недочет при осуществлении годовой или же квартальной ревизии. В итоге ситуация вводит работодателя в заблуждение относительно убыточной суммы. Кстати, возможно и несвоевременное списание товаров, которые по определенным причинам подверглись повреждению. Так или иначе, они должны быть зарегистрированы и списаны посредством оформления специального бланка.
• Недостача в магазине зачастую появляется из-за ошибок, совершенных при инвентаризации. Дело в том, что сотрудник может случайным образом не учесть какие-либо товары, стоящие на витринах.

А если дело не в бухгалтерии?

Интересно то, что недостача в магазине нередко выявляется даже в случае грамотных расчетов. К примеру, нельзя исключать внесение в отчет ошибочных сведений при отметке закупочной стоимости и инвентарного номера. Оптимальным выходом из такого рода ситуации послужит проверка вне очереди, ведь она гарантированно позволит предупредить недостачу.

Кстати, сегодня весьма актуальной является проблема просроченной продукции. Так, товар зачастую не списывается необходимым образом (то есть не оформляется бланк определенной формы) и учитывается в качестве недочета. Важно отметить, что недостача товара часто аргументируется причиной неотлаженности контроля в отношении новых поставок. При подобном раскладе товар оплачивается, но соответствующие сотрудники забывают его сосчитать и провести инвентаризацию. Таким образом, новая партия просто оказывается на складе, она не учитывается в процессе общих расчетов.

Недостача в магазине: что делать продавцу?

Для начала необходимо отметить, что последствия такой неприятной ситуации, как недостача, для продавцов в первую очередь зависят от оформления основной документации. Сюда следует включить акт (отчет) об инвентаризации и договор о коллективной ответственности в материальном плане. Очень важно, найдется ли возможность у обвиняемого работника доказать собственную непричастность в ситуации, из-за которой произошла недостача в магазине (уголовная ответственность ждет его в противном случае). Кроме того, большим преимуществом послужит факт того, что сотрудник доказал наличие определенных нарушений со стороны работодателя. Среди них могут быть неполноценные условия, сопровождающие рабочий процесс, или же несоблюдение правил в отношении сохранности вверенных ценностей.

Ответственность сотрудника

В том случае, если был оформлен акт недостачи товара , в соответствии с 243-й статьей Трудового кодекса Российской Федерации абсолютная материальная ответственность по отношению к сотруднику наступает:

• Если такого плана ответственность была предъявлена к сотруднику посредством положений трудового законодательства (ведь он занимает конкретную должность, которая так или иначе отмечена в законе) или же отдельного договора коллективного характера.
• Если нанесение ущерба было осуществлено не в процессе исполнения трудовых обязанностей (отличный пример такого рода нарушения – применение служебного автомобиля в личных целях во внерабочее время лицом, которому данное транспортное средство доверено в соответствии с его должностными обязанностями).

Из вышеперечисленного можно сделать вывод, что отвечать за недочет товарных или денежных ресурсов в магазине может лишь сотрудник, который несет материальную ответственность.

Какие же взыскания возможны?

Что будет продавцу, если выявлена недостача в магазине? Объяснительная – самое мягкое наказание, которое может быть применено. Необходимо отметить, что у сотрудника в таком случае нередко взимается около двадцати процентов от размера оклада за месяц. В свою очередь, больший размер компенсаций, необходимых для возмещения убытков владельцу торговой точки), устанавливается в судебном порядке (138-я статья Трудового кодекса Российской Федерации). Кстати, размеры материальной ответственности ни в коем случае не должны превышать суммы должностного оклада работника (248-я статья Трудового кодекса Российской Федерации). Исключение из данного правила составляют выплаты, установленные в соответствии с решением судебных органов.

Коллективная деятельность, приводящая к недостаче

Зачастую сотрудники торговой точки работают в коллективе (например, продуктовый магазин ). В таком случае при недостаче необходимо учитывать некоторые особенности:

• Размер выплат в отношении каждого сотрудника не может быть одинаковым, так как начисление осуществляется пропорциональным образом. К примеру, кто-то из работников был в отпуске или на больничном. Именно по этой причине он не обязан нести ответственность за недостачу. Важно дополнить, что для новых работников начисление выплат производится в соответствии с отработанными днями.
• В случае если был подписан договор по поводу возложения материальной ответственности на конкретных лиц, им в обязательном порядке необходимо присутствовать на производимой ревизии. Так, при обнаружении недостачи они должны будут оформить объяснительные. После этого формируется приказ по удержанию конкретной суммы с размера оклада сотрудников за месяц. Выше отмечалось, что подобного рода отчисления не должны быть больше двадцати процентов. Другими словами, руководство торговой точки вправе взимать компенсационные выплаты исключительно с материально ответственных лиц и лишь в размерах, которые установлены актуальным трудовым законодательством.

Особенности взыскания

Необходимо помнить, что ответственность не может быть снята с сотрудника даже тогда, когда он не подписывал договор о полной ответственности. Но в данном случае работодатель должен обязательно доказать наличие нарушений со стороны работника. Кстати, если факт утраты реализуемой продукции выявлен и, соответственно, подтвержден документальным образом, активный спор между сотрудником и работодателем возможно разрешить добровольно. Отказ же работника в отношении возмещения убытков, как правило, приводит к обращению второй стороны в судебные органы.

Как оформить нарушение документально?

Оформление рассматриваемого в статье нарушения документальным образом производится в соответствии со следующими этапами:

• Проведение ревизии по инициативе работодателя, результаты которой фиксируются посредством специальных актов.
• Оформление объяснительной записки от работника, который допустил недостачу. Кстати, в данном случае работодатель нередко собирает докладные записки у иных сотрудников.
• Письменная просьба руководителя о возмещении убытков, направленная непосредственно в сторону работника.
• Оформление отдельного акта в случае, если сотрудник отказывается возмещать убытки. Кстати, на данном этапе работодатель имеет право обратиться в суд с иском.
• Представление в судебные органы правильно оформленного акта, который фиксирует итоги ревизии, а также бухгалтерской документации, где указана изначальная стоимость товаров. Более того, в суд, как правило, передается переписка с работником (письменная просьба о возмещении обнаруженной недостачи).
• Взыскание с суммы оклада сотрудника за месяц в принудительном порядке. Данная операция осуществляется через приказ руководителя либо по постановлению судебных органов. Важно отметить, что документ издается не позднее месяца с момента произведения ревизии (инвентаризации).

Каким образом доказать невиновность

Нередко случается, что продавец абсолютно уверен в своей невиновности по поводу недостачи. Тогда ему необходимо обратиться в судебные органы с просьбой выяснить сложившуюся ситуацию. Так как процедура разбирательства носит достаточно сложный характер, зачастую возникает необходимость обращения к профессиональному юристу, в силах которого помочь оформить заявление, а также собрать все нужные доказательства невиновности.

Если работник не имеет никакого отношения к недостаче, но его шантажирует работодатель, принуждая к осуществлению компенсационной выплаты, сотрудник имеет право обратиться в местное полицейское отделение с соответствующей жалобой (злоупотребление нанимателем своим руководящим положением).

Заключение

В заключение следует отметить, что в любом случае следует самостоятельным образом производить контроль над процессом ревизии (проверки), несмотря на то, что в ней участвуют лишь специально обученные люди. Важно дополнить, что составленный акт в обязательном порядке подписывается тем, кто несет материальную ответственность. К примеру, кассиром. Кроме того, при проведении ревизии с нарушениями процедуры работник имеет полное право на обращение в судебные органы.

Заставляют платить недостачу за ревизию и штраф.

Здравствуйте! На предприятии была ревизия, 2 раза без меня, выявили недостачу продуктов, зарплата у нас половина на карту, а половина в конверте. Зарплату не перевели, а с работников сняли по 6 000 за недостачу и штраф дали 5000, они подписали бумаги, что согласны, а я на выходном и не согласна со штрафом да еще и в таком размере, за недостачу понятное дело, придется платить так как мы материально ответственные. Получается с моей зарплаты вычли 11 000. Как поступить? Штраф и зарплату сделали в одном приказе, который я не согласна подписывать.

Да и вообще у нас начальница очень любит за все штрафовать, только вот куда эти деньги она отдает, непонятно, скорее всего в карман.

Подскажите, пожалуйста, как поступить?

В приказе можете написать: «с приказом не согласна и подпись»

Директор не имеет право Вас штрафовать, это не законно и не предусмотрено трудовым кодексом. Пригрозите директору, что будете жаловаться в прокуратуру. При списании штрафов Вы вправе обратиться с жалобой в прокуратуру и Трудовую инспекцию.

Теперь разберемся с недостачей.

Если вы являетесь материально-ответственным лицом, то работодатель по результатам ревизии имеет право принять решение о взыскании.Закон гласит, что плата не должна быть больше 20% от среднего заработка за месяц; бо́льшую сумму выплаты может установить суд (ст. 138 ТК РФ).

ТК РФ Статья 243. Случаи полной материальной ответственности
«Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях:
1) когда в соответствии с настоящим Кодексом или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;
2) недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
3) умышленного причинения ущерба;
4) причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
5) причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
6) причинения ущерба в результате административного правонарушения, если таковое установлено соответствующим государственным органом;
7) разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, другими федеральными законами;
причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.
Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.»

В соответствии со ст. 247 ТК РФ Обязанность работодателя устанавливать размер причиненного ему ущерба и причину его возникновения

Работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Работники имеют право знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в порядке, установленном настоящим Кодексом.

Статья 248. ТК РФ Порядок взыскания ущерба
«Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом.»

Недостача при инвентаризации: документальное оформление, что делать работодателю

На предприятии часто случается, что при очередной инвентаризационной проверке отсутствуют вещи, которые значатся в документации. При каждом несовпадении начинают суетиться все — и материально-обязанные, ответственные люди, и руководство, и даже подчиненные, с которых зачастую спрашивают. В статье мы расскажем про недостачу товара и материальных ценностей (ТМЦ) на складе при инвентаризации, а также опишем, как сделать документальное оформление проводки.

Основания для проведения описи имущества

Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.

Перерасчету подлежат все материальные ценности, к которым можно отнести мебель и бытовую технику, документы и даже канцелярию. В зависимости от того, подготовлена ли была организация, ревизия может быть плановой (по расписанию, раз в месяц) и внеплановой. Чтобы составить план, распишите график, согласно которому ответственные лица производят перерасчет.

Причины, которые могут повлиять на проведение внеплановой инвентаризационной сверки:

• любое стихийное бедствие — пожар, наводнение, разрушение, а также возгорание или затопление по вине трудящихся;
• продажа фирмы или вступление в долю, появление нового соучредителя — любые изменения на уровне руководства могут привести к потребности узнать точный баланс;
• кража, подозрение на хищение, судебное или следственное разбирательство.

Таким образом, проверка может быть инициирована по разным поводам. Но обязательным остается одно — для процедуры должен выписываться приказ с уточнением даты и ответственных лиц.

Что такое недостача при инвентаризации

Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.

Нехватка ТМЦ — это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс — перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.

Еще одна особенность при данном процессе — указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.

В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком — владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.

К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Причины возникновения нехватки

Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:

• Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
• Чрезвычайные ситуации — пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
• Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
• Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
• Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.

Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ — из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.

Порядок оформления дефицита

Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.

В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара — проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.

Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.

Есть еще один вариант оформления дефицита — удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.

Как списать недостачу при инвентаризации

Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.

Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.

И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.

Последствия для материально ответственного лица

Человек, отвечающий за ТМЦ, пишет объяснительную, адресованную непосредственному начальству. Данный документ предоставляется руководством в течение двух дней с момента соответствующего запроса, обычно он поступает сразу после проведения учета.

На основании данной бумаги принимается решение, которое заключается в списании на расходы компании или в удержании с сотрудника убытков. Вердикт выносится в соответствии с признанием доли вины МОЛ.

Как удержать недостачу с виновных лиц

Последствия могут быть серьезными, вплоть до уголовного наказания+компенсация затрат. Чаще всего под санкции попадают руководящие должности и старшие бухгалтеры. Уровень материальной ответственности обсуждается при трудоустройстве и прописывается в контракте. Иногда обязанность может быть коллективная или частичная. Тогда нехватку снимают со всех сотрудников.

Удерживается дефицит из заработной платы. Сперва предоставляется результат проверки и заключение по нему от руководства с решением о взыскании. Затем данная сумма вычитается из очередной получки. Если виновный в этот момент проходит процедуру увольнения, то долг вычитают из последней з/п. При отказе сотрудника выплатить средства его можно привлечь к ответственности через суд.

Порядок удержания

• Проверка.
• Акт о проводке материалов, которые выявлены в результате инвентаризации, через решение о взыскании недостачи с виновного.
• Официальное уведомление работника о предстоящем штрафе.
• Вычет из оклада, при этом единовременно можно удержать не более 20% от полученных на руки денег.

В случае если нехватка получилась из-за серьезного нарушения, можно написать заявление об увольнении по соответствующей статье.

Оформление сличительных ведомостей

Это бумага, имеющая один из предложенных видов:

• форма ИНВ-19;
• единый документ описи с параметрами для сличения имущества.

Если после процедуры инвентаризации были выявлены расхождения, они рассчитываются по той стоимости, которая закреплена в бухучете при постановке на баланс.