Порядок проведения ревизии в магазине розничной торговли

Как проводится ревизия в магазине?

Как правило, раз в месяц выполняется ревизия в магазине розничной торговли. Обычно выбирается определенный день. Например, это может быть последняя пятница. Рассмотрим далее, как проходит ревизия в магазине.

Документация

Перед тем, как будет выполняться проверка, необходимо приготовить ведомость учета. Все листы в ней должны быть пронумерованы. Желательно, чтобы ревизия в магазине проводилась в присутствии независимого лица. Записи по проверке необходимо вести в двух экземплярах. Это могут делать владелец точки и независимый представитель либо последний с продавцом. Для более точного контроля работник может вести записи отдельно, не в ведомость.

Специфика

Чтобы определить, какой результат должна дать ревизия в магазине, необходимо посчитать приход (поступление продукции). К полученному показателю прибавляется остаток с предыдущей проверки. После этого вычитается расход товара за контрольный период. Если ранее ревизия магазина не выполнялась, тогда из прихода просто вычитается количество проданного товара. Проверка в небольшой точке может продолжаться около 5-6 часов. В этой связи целесообразно начинать ее утром. Некоторые владельцы доверяют проведение проверки работникам. Однако в этом случае продавцы могут скрыть какую-либо информацию.

Плановые мероприятия

Ревизия в магазине может проводиться в несколько этапов. Их количество зависит от размеров точки, объема товара, ассортимента. Перед началом проверки составляется план. При этом учитывается возможность вносить в него коррективы и дополнения по мере выявления нарушений. Если не изменять ход проверочных мероприятий, ревизия в магазине может быть неэффективной. В некоторых случаях план, даже хорошо продуманный, приходится корректировать после выявления некоторых фактов. Вместе с этим дополнение и внесение изменений в ход контрольных мероприятий должны быть обоснованными. Корректировки проводятся до того момента, пока не будут собраны все материалы, необходимые для правильного представления о состоянии дел.

Программа проверки

Она предусматривает время, в течение которого будут выполняться контрольные мероприятия, список основных вопросов и объектов, подлежащих ревизии. В программе могут присутствовать следующие разделы:

1. Цель.
2. Вопросы для проверки.
3. Условия и средства, которые необходимы для выполнения мероприятий.
4. Место и сроки выполнения.
5. Субъектный состав.
6. Формы документирования.

В этом разделе описываются основные задачи, которые будут решены посредством проверки. Они зависят от масштаба предприятия. Так, например, в крупной точке проверяется состояние складов, соблюдение правил хранения продукции, правильность проведения кассовых операций и так далее. Несколько иные цели преследует ревизия в магазине. Недостача, как правило, является основной причиной начала проверки. Поэтому в небольшой точке внимание акцентируется на соответствие количества проданной продукции объему выручки за нее.

Участники проверки

В зависимости от масштабов магазина к ревизии могут привлекаться различные специалисты. Например, это могут быть технологи, снабженцы, финансисты, бухгалтера. Руководителю проверки необходимо правильно распределить задачи между привлеченными лицами, проследить за полнотой контроля отдельных участков в магазине. Он также организует надлежащее оформление результатов, оказывает практическое содействие участникам. В соответствии с составленной программой определяются возможность и необходимость использовать те или иные ревизионные средства, способы и приемы получения и обработки сведений. Перед началом проверки проводится совещание с лицами, привлеченными к ней.

Ход проверки

В магазине, осуществляющем продажу широкого ассортимента продукции, участники проверки распределяются по отделам. Каждый из них ведет учет и вносит записи в свою ведомость. Обязательно проверяется и состояние склада. Финансисты проводят ревизию по кассам. Они устанавливают отклонения, выявляют несоответствия остатка денежных средств сумме поступлений. Бухгалтеры осуществляют проверку документации предприятия. Они смотрят правильность заполнения, полноту отражения операций, достоверность сведений в журналах.

Все привлеченные лица следуют разработанной программе проверки. Выявленные нарушения документируются в соответствующем акте. После проверки всех отделов составляется ревизионная ведомость. В ней указываются мероприятия, которые были проведены, результаты контроля. Если были выявлены нарушения, руководитель ревизионной комиссии и директор предприятия выявляют виновных лиц. Они могут быть привлечены к дисциплинарной, административной либо уголовной ответственности. Зачастую ревизии проводятся надзорными органами без предупреждения (внепланово). Чтобы у предприятия не возникло никаких проблем с контрольными структурами, целесообразно проводить регулярные внутренние проверки.

По каким ценам должна производиться инвентаризация продовольственных товаров — по закупочным или по ценам реализации (т.е. с торговой наценкой)?

По каким ценам должна производиться инвентаризация продовольственных товаров — по закупочным или по ценам реализации (т.е. с торговой наценкой)?

То же для расчета размера иска о возмещении ущерба работодателю в результате недостачи использовать закупочные цены или цены реализации?

Ответ юриста

В соответствии с ч. 1 ст. 246 ТК РФ размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, которые исчисляются исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества. Если невозможно установить день причинения ущерба, то работодатель вправе исчислить размер ущерба на день его обнаружения (абз. 2 п. 13 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 N 52).

Путеводитель по кадровым вопросам. Материальная ответственность работника

Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.

Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.

ст. 238, «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 12.11.2019)

КАК ОПРЕДЕЛИТЬ РАЗМЕР ПРИЧИНЕННОГО РАБОТНИКОМ УЩЕРБА

Размер ущерба определяется как большая из величин <1>:

(или) рыночная стоимость утраченного (испорченного) имущества;

(или) балансовая (остаточная) стоимость утраченного (испорченного) имущества.

Однако при отсутствии официальных источников информации о рыночных ценах и во избежание признания судом вашего расчета по рыночным ценам необоснованным определяйте размер ущерба по балансовой (остаточной) стоимости имущества.

Если ваша организация торговая, то рассчитайте ущерб, причиненный повреждением (утратой) товара, не по продажным, а по закупочным ценам. Иначе дополнительно к прямому действительному ущербу вы взыщите с работника не полученные вами доходы (упущенную выгоду), что запрещено <2>.

<1> Часть 1 ст. 246 ТК РФ.

<2> Часть 1 ст. 238 ТК РФ.

Таким образом, в расчет берется закупочная цена на день причинения ущерба, а не цена, по которой компания продает товары. Ведь в продажной цене учтена прибыль компании. А неполученные доходы взысканию с работника не подлежат (ст. 238 ТК РФ).

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» консультантом по правовым вопросам ООО НТВП «Кедр-Консультант» Макшаковым Игорем Борисовичем, ноябрь 2019 г.

Как правильно составить акт ревизии (образец)?

Когда предприятие ведет хозяйственную деятельность, неизбежно возникает необходимость контролировать эту деятельность, особенно ее финансовую сторону. Для этого существует целый ряд мероприятий, которые организация может проводить самостоятельно и закреплять порядок их осуществления в своих внутренних локальных актах. Ревизия (или проверка) — одно из самых эффективных средств контроля. Она позволяет получить контрольный результат в формате «здесь и сейчас», сравнить фактические данные с учетными.

Ревизия проводится в отношении таких вопросов финансово-хозяйственной деятельности предприятия, как:

• наличие и правильность оформления первичной документации;
• соответствие учетных данных информации, содержащейся в первичных документах, и их корректная трактовка для целей учета;
• проверка наличия имущества.

Ревизию могут проводить как внешние контролирующие органы (например, контрольно-счетная палата), так и внутренняя комиссия предприятия, получившая на это полномочия на основании приказа руководителя. После окончания ревизионных мероприятий возникает необходимость в документальном оформлении ее результатов. Для этого и существует акт ревизии.

Как провести инвентаризацию кассы и составить акт ревизии, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Акт ревизии: свободная или унифицированная форма

С 2013 года формы документов, которые содержатся в альбомах унифицированных бланков Госкомстата РФ, перестали быть обязательными к применению. Закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ позволил предприятиям утверждать собственные формы бланков.

Перечень унифицированных форм первичных документов смотрите в нашем материале «Унифицированные формы первичных документов (перечень)» .

При составлении ряда актов ревизии (например, актов инвентаризации наличных денежных средств в кассе, материальных запасов и другого имущества организации, ее кредиторской и дебиторской задолженности), должны быть соблюдены обязательные требования в части наличия необходимых для этих документов реквизитов. И с этой точки зрения удобнее воспользоваться готовыми бланками из альбомов Госкомстата РФ или создать на их основе собственные формы. Если определенных требований к реквизитам нет, акт ревизии может быть оформлен в произвольном виде. Но и при этом следует соблюдать ряд правил. Это необходимо для того, чтобы готовый акт ревизии имел юридическую силу.

Общие требования к составлению акта ревизии

Составление акта ревизии начинается с указания цели проведения ревизии и основания этой процедуры. Например, основанием для составления акта является приказ директора ООО «Загадка» «О проведении ежегодной инвентаризации» от 10.11.20__ № 245.

Каждый акт независимо от его формы подписывается членами комиссии, которая назначается приказом руководителя проверяющей организации. Она может быть назначена как разово, так и действовать на постоянной основе. При подписании акта ревизии членами комиссии проставляются их должности, фамилии, инициалы. Председателя комиссии обычно выделяют и указывают на 1-м месте. Если 1 из членов комиссии не согласен с выводами, изложенными в акте ревизии, подписать документ ему все-таки придется, но с оговоркой о наличии возражений, указанной рядом с подписью. Эти возражения будут в письменной форме приложены к акту.

Если используется унифицированная форма акта ревизии, акт оформляется в соответствии с установленными для этой формы требованиями.

Текст акта ревизии, составленного в свободной форме, можно разбивать на абзацы, выделять ключевые моменты. Результаты сравнения данных (например, текущего года и предыдущего) лучше оформить в виде таблиц.

Составлению актов инвентаризации обычно предшествуют инвентаризационные работы и оформление описей. Сроки проведения инвентаризации указываются в акте. Также необходимо ознакомить всех заинтересованных лиц (например, материально-ответственных) с результатами и выводами ревизионной комиссии. Они должны проставить отметку: «С актом ознакомлен» с личной подписью.

Акт ревизии составляется в нескольких экземплярах, необходимых для всех пользователей и заинтересованных лиц.

Где скачать образец акта ревизии

На нашем сайте вы можете ознакомиться с образцами заполнения унифицированных актов ревизий имущества и обязательств, а также скачать их бланки.

Ищите эти образцы в статьях:

• акт ревизии дебиторской и кредиторской задолженности —«Унифицированная форма № ИНВ-17 — бланк и образец»;
• акт инвентаризации ТМЦ —«Унифицированная форма № ИНВ-3 — бланк и образец»;
• акт ревизии денежных средств в кассе —«Унифицированная форма № ИНВ-15 — бланк и образец»;
• акт инвентаризации ОС —«Унифицированная форма № ИНВ-1 — бланк и образец».

Итоги

Акт ревизии составляется ревизионной комиссией по окончании инвентаризации. Компания вправе самостоятельно разработать бланк или воспользоваться унифицированными формами, утв. Госкомстатом.

Приказ о проведении ревизии в магазине

Составление приказа о проведении в магазине ревизии является одним из обязательных этапов по организации контрольных мероприятий, направленных на проверку работы торгового заведения.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

Зачем проводятся ревизии

Ревизии – важнейшие события в деятельности магазина. Они позволяют:

• провести учет продукции;
• проанализировать наличие продукции и процесс ее реализации;
• проконтролировать правильность оформления отчетной документации;
• своевременно выявить всевозможные злоупотребления, хищения, несанкционированные списания и тому подобные незаконные действия, направленные на обогащение недобросовестных сотрудников.

Благодаря таким мероприятиям в магазине выстраивается финансовая дисциплина, правильно проводятся бухгалтерские операции, учитываются доходы и расходы, вовремя происходят налоговые выплаты, расчеты с работниками и т.д.

• запланированными, но чаще они внезапны;
• имеют разную длительность и периодичность;
• частичные, когда проверяется какой-то один отдел;
• полные, когда оценивается вся работа торгового заведения.

Кто проводит ревизию

Для проведения ревизии приказом директора предприятия назначается специальная комиссия в количестве не менее трех человек. В ее состав входят представители со стороны руководства компании, в том числе бухгалтер, а также работники магазина, как материально-ответственные лица.

Регламент проверки

Как любое другое контрольное мероприятие, ревизия имеет свой определенный регламент. В каждой организации он индивидуальный, но имеет и некоторые сходные черты.

В период ревизии всегда первым делом проверяется фактическое наличие продукции, ее остатки, затем исследуются чеки, квитанции, журналы и прочие бумаги, имеющие значение для учета проданных товарно-материальных ценностей.

При выявлении каких-либо неясностей у персонала берутся письменные пояснения, после чего делаются выводы и составляется акт о ревизии.

Если по результатам ревизии обнаруживается недостача (что не является редкостью), об этом также составляется акт и устанавливаются виновные в ней лица.

Дальнейшие действия – на усмотрение руководства, но довольно часто происходит взыскание недостающей суммы с продавцов, а также дисциплинарное взыскание, вплоть до увольнения.

Формат и оформление документа

Приказ о проведении ревизии в магазине можно писать в произвольном виде – стандартной формы его на сегодняшний день нет. Однако, это относится не ко всем организациям, в частности, в государственных учреждениях есть свои разработанные и обязательные к применению образцы распорядительных актов, то же относится и к некоторым коммерческим предприятиям.

Если в фирме есть шаблон документа, утвержденный в ее учетной политике, то при написании приказа нужно руководствоваться именно им.

Если говорить об оформлении, то тут также все отдается на откуп составителю: приказ можно сделать печатным или рукописным – при определении законности документа это роли не играет. Правда, в первом случае электронный бланк надо распечатать для того, чтобы все работники организации могли ознакомиться с ним под роспись.

Что касается печати, то штамповать бланк надо только тогда, когда такое требование есть со стороны руководства фирмы.

Кто должен подписать

Под приказом в первую очередь должен расписаться руководитель организации, связано это с тем, что все приказы всегда пишутся от его имени. Также в нем должны «отметиться» сотрудники, в отношении которых он издан и те, кто назначены ответственными за его выполнение.

Что брать за основу

Приказ обязательно должен на чем-то базироваться. Служебные и докладные записки, статьи и пункты закона – это основание, которое дается в виде ссылки на дату и номер того или иного документа.

А вот в роли обоснования, которое также должно присутствовать в бланке, выступают события, которые стали поводом для его создания.

Правила регистрации и хранения приказа

Регистрация и последующее хранение приказа должны быть регламентированы либо локальными нормативными актами предприятия, либо нормами, прописанными в законе.

Если говорить в общих чертах, то сведения о приказе, после издания и ознакомления с ним всех заинтересованных сотрудников, надо внести в специальный журнал учета. Такой обычно находится у сотрудника, близкого к директорату компании. Журнал необходим для того, чтобы при срочной надобности можно было без проблем отыскать нужное распоряжение.

После регистрации приказ следует подшить в отдельную папку, где он должен находиться период, указанный в законодательстве или прописанный в учетной политике предприятия (но не меньше трех лет), а после этого его можно отправить в архив или уничтожить (также по определенному регламенту).

Образец приказа о проведении ревизии в магазине

Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о проведении ревизии в магазине, который вы никогда прежде не делали, прочтите внимательно приведенные выше рекомендации и посмотрите пример – на его основе вы без труда составите нужный вам документ.

Как провести инвентаризацию в розничном магазине

Инвентаризация заключается в учете товаров, находящихся в магазине или на складе. Эта процедура является необходимой для правильного ведения торговли и успешного развития бизнеса. Проводить ее следует как крупным торговым сетям, так и небольшим магазинам розничной торговли.

Особенно это актуально для мелких точек продажи: гипермаркеты оснащены дорогостоящей электронной системой учета, позволяющей контролировать движение товаров в режиме реального времени. Внедрять такую технологию в небольшом магазине не всегда выгодно, поэтому в нем необходимо регулярно проводить инвентаризацию.

Независимо от размера торговой точки, учет товаров нужно выполнять раз в месяц, квартал или полугодие. Такая периодичность позволит руководителю знать реальное количество товаров, сравнить данные с учетными ведомостями и, по результатам проверки, выполнить анализ деятельности персонала магазина. Это поможет определить группу товаров, которые необходимо закупить, выявить залежавшуюся продукцию, а также избежать возможных хищений и махинаций со стороны сотрудников магазина.

Проведение инвентаризации позволяет решить несколько важных задач:

• Произвести учет товаров, находящихся в магазине и на складе
• Сопоставить фактический объем ТМЦ с учетной документацией
• Определить излишки и недостатки
• Предупредить или выявить хищение товаров
• Произвести тщательный анализ на основании полученных результатов, определить «ходовую» и «неходовую» продукцию

Подготовка к инвентаризации

Методика проведения инвентаризации регламентирована Министерством финансов Российской Федерации. Поэтому при подготовке к данной процедуре нужно детально изучить все ее особенности и нюансы, дабы получить желаемые результаты. Особое внимание следует уделить подготовке к инвентаризации. Чем лучше будет организовано это мероприятие, тем меньше оно займет времени и не отразится на работе магазина.

Самое главное правило, которое нужно всегда учитывать при проведении инвентаризации – не должно быть движения товаров внутри магазина или между торговыми точками. Соответственно, выполнять учет продукции и одновременно вести торговлю не получится. Поэтому планировать это событие нужно на выходной или праздничный день, а еще лучше — в ночное время.

Также желательно, чтобы инвентаризация была незапланированной для персонала розничного магазина. В таком случае исключается возможность скрыть недостачу и подкорректировать результаты пересчета товаров. Чтобы на все мероприятие ушло минимум времени, необходимо предварительно составить товарную схему магазина с перечнем категорий продукции и ее количества.

Кроме того, перед проведением официальной инвентаризации необходимо подготовить ряд документов:

• Приказ на организацию и проведение инвентаризации
• Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей
• Сличительная ведомость (в случае расхождения фактических и учетных данных)
• Акт о списании товаров
• Инвентаризационный акт о товарах, находящихся в движении
• Приказ о результатах инвентаризации

Проводится данное мероприятие специальной комиссией, состав которой утверждается распорядительным документом компании. Как правило, в нее входит директор магазина, бухгалтер, а также материально ответственные лица. По результатам проведенной проверки, в случае выявленной недостачи или излишках продукции, руководитель имеет право принять решение о взыскании ущерба с ответственных лиц.

Проведение инвентаризации розничного магазина

В ходе проведения инвентаризации члены комиссии обязаны проверять не только соответствие количества товаров соответствию учетным ведомостям, но и срок годности продукции, отсутствие брака и других нарушений. Все данные вносятся в инвентаризационную опись товароматериальных ценностей. Данный документ заполняется сразу в двух экземплярах. Один из них остается у бухгалтера, а второй предназначен для материально ответственного сотрудника.

Чтобы сократить время проведения инвентаризации, нужно проводить учет товаров по конкретным группам и категориям. При этом каждый член комиссии обязан следить, чтобы один и тот же вид продукции не был учтен или просканирован несколько раз.

По результатам инвентаризации директор магазина видит, какая продукция находится в излишках, а каких позиций не хватает. При большом количестве товаров и постоянном его движении между торговыми точками возможна естественная недостача, которая соответствует принятой норме. В случае превышения норматива, руководитель должен принять меры по усилению контроля за продукцией. Излишки также не должны радовать администрацию магазина. За такие товары мог быть дважды уплачен налог или проведен двойной расчет с поставщиком.

Альтернативные способы учета товароматериальных ценностей

Вручную проводить пересчет всех товаров, находящихся в наличии розничного магазина – очень трудоемкий и длительный процесс. Его подготовка и проведение может занять несколько дней, что помешает торговле и вызовет недовольство клиентов. Помимо этого, необходимо задействовать практически весь персонал, чтобы сгруппировать товар и правильно его посчитать.

Одним из популярных вариантов решения такой проблемы является переведение бухгалтерии розничного магазина на аутсорсинг. Тогда все задачи, связанные с бухгалтерским учетом, в том числе проведение ежемесячной или ежеквартальной инвентаризации, будут делегированы компании-подрядчику. Недостатком данного решения может стать высокая стоимость услуг.

Более доступным с финансовой точки зрения вариантом станет заказ инвентаризации у профессиональной компании. Существует множество агентств, которые предлагают данный вид услуг. Как правило, такие специалисты имеют современное автоматизированное оборудование для учета товаров. Они оперативно, а главное, неожиданно для персонала проведут полную инвентаризацию магазина в нерабочее время.

Но гораздо полезнее и эффективнее для бизнеса самостоятельно контролировать движение собственных товаров и вести их учет. Для этого полезным будет автоматизировать все процессы в магазине. Существует множество онлайн-сервисов, с помощью которых можно вести учет товаров, контролировать продажи и видеть все финансовые операции в торговой точке. При этом необязательно покупать дорогостоящее оборудование: достаточно будет онлайн-кассы, сканера штрих-кодов, принтера ценников, ноутбука, ПО и доступа к интернету.