Пояснения о причинах неисполнения поручения

Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей

Образец объяснительной записки учителя (воспитателя) о невыполнении должностных обязанностей

О нарушении трудовой дисциплины

Директору ГБОУ г. Москвы «Школы №35»

О нарушении трудовой дисциплины

8 апреля 2020 года я отсутствовал на рабочем месте, т.к. у меня в этот день из отпуска возвращалась жена с двумя маленькими детьми. Встретить их никто не смог, поэтому за ними пришлось ехать мне.

Сознаю, что я нарушил трудовую дисциплину, так как не сообщил своему непосредственному руководителю об уходе с работы раньше установленного времени.

09.04.2020 г. Охранник Васильев Г.Ф.

Иногда объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей требуется писать и воспитателям детских садов.

Выглядит она примерно так:

Об опоздании на работу

Заведующей ГБОУ г. Москва «Школа №1362 ДО №777

от воспитателя старшей группы «Светлячок»

относительно опоздания на работу 12.08.2021г.

Я, Нефедова Тамара Петровна, опоздала на работу 12 августа 2010 года на 3 часа. Причина опоздания – болезнь моей дочери. Утром разбудила дочь, чтобы отвести ее в школу, но заметила у нее повышение температуры тела. При измерении она оказалось 38,6 градусов. Вызвала скорую помощь, параллельно позвонила своим родителям, чтобы они приехали и посидели с ребенком. Учитывая тот факт, что мои родители живут очень далеко, на это потребовалось 3 часа. Оставить дочь одну дома я не могла. Скорая помощь приехала к моему ребенку, сделала укол, посоветовала вызвать педиатра.

Прилагаю справку от врача скорой помощи, что действительно ребенок нуждался в помощи.

12.08.21г. Нефедова Т.П.

Пример объяснительной бухгалтера о ненадлежащем выполнении своих обязанностей

О несвоевременной сдаче квартальной отчетности

ООО «Агат Моторс»

от главного бухгалтера

о несвоевременной сдаче квартальной отчетности

15 ноября 2021 года мной был пропущен срок сдачи декларации по налогу на прибыль в ФНС №123. Данное нарушение совпало со смертью моего родителя. По состоянию здоровья я не могла присутствовать на рабочем месте, вовремя подготовить документы.

О задержке в подаче документов я заранее проинформировала своего руководителя 15 ноября 2021 года (текст прилагается).

Сейчас декларация полностью мной заполнена и предоставлена в ФНС №123.

18.11.2021 г. Моисеева С.Ю.

Объяснительная записка от медсестры о невыполнении должностной инструкции

“Врачебная ошибка”

Главному врачу ГКБ №34 г. Москва

об ошибке, допущенной при проведении анализа крови пациента

17 сентября 2022 года я выполнила забор крови у Тимофеева В.Д. При проведении исследования мной был неправильно интерпретирован результат. Позже мою ошибку обнаружила старшая медсестра нашего отделения Криворотова Ю.П.

Ошибка была допущена из-за домашних неприятностей (днем ранее у меня заболела дочь, за которой мне пришлось следить всю ночь). Я очень устала, поздно вышла на работу, не справилась со своими должностными обязанностями.

В настоящее время я чувствую себя замечательно. Уверяю, что в будущем буду стараться подобных ошибок на работе не допускать.

20.09.22 Семенова И.А.

Образец объяснительной администратора о невыполненной работе

Пример пояснительного документа

от администратора АХО

11 июня 2021 года я не смогла вовремя отправить почтовые отправления. В этот день, в соответствии с действующей в ООО «ЦветМетОПРком» инструкцией по делопроизводству (утвержденной 10.01.11г. №345), я поехала в ближайшее почтовое отделение с готовой почтой в 16:30. По техническим причинам ближайшее отделение оказалось закрыто (фото объявления прилагается). Добраться до иного ближайшего отделения мне удалось только к 17:20. В этом отделении я заняла очередь, стала ждать того, пока оператор меня примет, но в 18:00 отделение закрылось, поэтому почта мной отправлена не была. Письма были отправлены на следующий день, т.е. 12 июня 2021 года в 09:45.

Своего начальника я предупредила о том, что я задержусь, объяснила причину своей задержки. На что я получила ответ, что я была услышана, проблем у меня на работе никаких не будет. В офис я смогла приехать только к 11 часам дня. Обвинения в опоздании считаю не обоснованными.

1. Выписка из действующей инструкции по делопроизводству.
2. Фотография объявления в 1 экземпляре.
3. Ксерокопия квитанции об успешном отправлении почты в 1 экземпляре.
4. Детализация звонков.

Администратор АХО – Афонина А.В.

12 июня 2021 года

О нарушении должностных обязанностей

Директору ООО «Свет»

от администратора магазина

о нарушении должностных обязанностей

Сообщаю Вам о том, что 3 октября 2021 года продавец нашего магазина Фомина И.П. проигнорировала мое задание, не стала заниматься оформлением витрины. Также Фомина отказалась выкладывать новый товар на стеллаж, что входит в ее должностные обязанности. По этой причине оформление новой витрины магазина в целом оказалось под угрозой срыва.

4 октября 2021 года Кольцова Л.В.

Администратор магазина Кольцова Л.В.

Пример пояснительной записки кадровика

25.03.2021 года я, Кузнецова Ю.В., начальник кадровой службы, провела неправильное начисление заработной платы охраннику Пальцеву В.К. Ошибка в проведенных мной расчетах повлекла за собой уменьшение положенной к выплате суммы заработной платы. Из-за этого Пальцев В.К. недополучил зарплату в размере 1000 рублей (одной тысячи рублей).

Свою ошибку я совершила неумышленно. Из-за огромной загруженности была допущена неточность во внесении данных в таблицу для расчета, что повлекло за собой неверное начисление заработной платы. Свою вину в случившемся я осознаю. Впредь обещаю более внимательно относиться к своим должностным обязанностям и сосредотачивать свое внимание только на работе.

26.03.2021 года (Кузнецова Ю.В.)

Какие причины можно указать, чтобы оправдать невыполнение своих обязанностей по работе?

Список причин для оправдания

Не выполнить свои должностные обязанности человек может по разным причинам:

• болезнь, травма;
• неожиданная поломка в сфере коммунальных услуг;
• участвовал в государственном процессе;
• выполнял задание другого руководителя и не успел;
• не знал про свои должностные обязанности;
• вышло из строя оборудование.

Помимо этого, не выполнить свои должностные обязанности человек может и из-за наступления форс-мажорной ситуации.

Как составить пояснительную записку в налоговую

Пояснительная записка в ФНС — это документ, в котором налогоплательщик разъясняет сложившиеся обстоятельства. Представители налоговой инспекции довольно часто запрашивают такое письмо, особенно в случаях, когда в отчетности предприятия значительно снизились фискальные платежи или зарегистрирован убыток.

Когда необходимо предоставить пояснения

При проведении проверки инспектор вправе затребовать письменные разъяснения. Ситуации, в которых налогоплательщики обязаны пояснить результат контроля, прописаны в п. 3 ст. 88 НК РФ:

1. Ошибки в сданной отчетности. Например, в декларации выявлены неточности или несоответствия. В таком случае налоговики требуют предоставить обоснование данных несоответствий либо отправить корректирующий отчет.
2. В корректирующей отчетности суммы к уплате в бюджет значительно ниже, чем в первоначальных расчетах. В такой ситуации инспектор заподозрит умышленное занижение налоговой базы и платежей и затребует объяснить изменения.
3. В сданной декларации по налогу на прибыль отражены убытки. Обосновать убыточную деятельность перед ФНС придется в любом случае, поэтому подготовьте письмо с разъяснениями заранее.

Ответить на запрос инспекции следует в течение 5 рабочих дней с момента официального вручения требования — такие нормы закреплены в п. 3 ст. 88, п. 6 ст. 6.1 НК РФ. В особенных случаях ФНС придется уведомить о получении налогового запроса (письмо ФНС РФ от 27.01.2015 № ЕД-4-15/1071).

Как составить

Общий порядок, как написать письмо в налоговую о разъяснении, таков:

1. Составляем ответ на фирменном бланке организации. Если такового бланка нет, в шапке документа указываем полное наименование учреждения, ИНН, КПП, ОГРН и адрес.
2. Указываем номер и дату требования, на которое составляется пояснение. Допустимо составить ответ сразу на несколько налоговых запросов.
3. Если в отчете есть ошибки и несоответствия, перепроверьте отчетность, чтобы исключить опечатки или описки.
4. В описательной части ответного письма детально и последовательно раскрываем обстоятельства ситуации, которую требуется объяснить.
5. Отвечая на запрос, опирайтесь на факты, подтвердите обстоятельства документально. Приложите копии документов к ответу, если таковые имеются. Например, копию дополнительного соглашения к договору с условием о повышении цен.

Если инспектор требует предоставить пояснительную записку по нестыковкам в декларации по налогу на добавленную стоимость, отправить ответ придется электронно. Исключения из правил закреплены за организациями, которые отчитываются по НДС на бумаге. Если учреждение отчитывалось электронно, но ответ на требование предоставило на бумаге, то налоговая посчитает такие пояснения непредоставленными. Такие нормы прописаны в письме ФНС от 27.01.2017 № ЕД-4-15/1443.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, нужно ли сдавать пояснительную записку с бухотчетностью. Используйте эти инструкции бесплатно.

Что будет, если не ответить на требование ФНС

Как бы ни грозили сотрудники инспекции наказаниями, оштрафовать или выписать административное взыскание за отсутствие пояснительного письма налоговики не могут:

• статья 126 НК РФ не является основанием для наказания, так как предоставление пояснений не относится к предоставлению документов (93 НК РФ);
• статья 129.1 НК РФ неприменима, так как запрос письменных объяснений не является «встречной проверкой» (93.1 НК РФ);
• статья 19.4 КоАП — не аргумент, наказание применимо только при неявке в территориальную инспекцию.

Бланк и готовые образцы для разных ситуаций

Унифицированная форма пояснительной записки не предусмотрена. Используйте в работе типовой шаблон:

В ИФНС России № 16 по городу Санкт-Петербургу

от некоммерческой организации «Доброволь»

Адрес места нахождения:

400000, г. Санкт-Петербург, ул. Примерная, д. 18

В ответ на требование о предоставлении пояснений от … № … сообщаем следующее:

1. Основной деятельностью организации является ….
2. За … квартал (или иной период) … года доходы организации от (указать убыточный вид деятельности) составили … руб.,

в т. ч. выручка от продажи … руб.

в т. ч. прямые расходы — … руб.,

косвенные расходы — … руб.,

внереализационные расходы — … руб.

Можно привести иную, значимую для вашей ситуации, или более детальную расшифровку расходов. Вообще, чем подробнее и детальнее вы представите ситуацию, тем лучше.

1. По итогам отчетного периода убыток составил … руб.
2. Причинами, повлекшими образование убытка, являются:

1. …
2. …
3. …

Директор НКО «Доброволь» ______________ Иванов И. И.

НДФЛ начислен неверно

Ошибка редкая, но все же встречается на практике. Если налоговики обнаружили некорректно исчисленный налог, то организации придется не только подготовить пояснительное письмо, но и сформировать корректирующую отчетность (справку 2-НДФЛ).

Ошибки и расхождения по НДС

Налог на добавленную стоимость — это фискальное обязательство, в котором бухгалтеры допускают большую часть ошибок. В результате расхождения и неточности в отчетности неизбежны.

Самые частые ошибки, когда суммы начислений налога меньше суммы налогового вычета, заявленного к возмещению. По сути, причина данного расхождения — невнимательность лица, ответственного за выставление счетов-фактур или техническая ошибка при выгрузке данных.

В пояснительной записке укажите следующую информацию: «Сообщаем, что в книге покупок ошибки отсутствуют, данные внесены верно, своевременно и в полном объеме. Данное расхождение произошло из-за технической ошибки при формировании счета-фактуры №____ от «___»______ 20___г. Налоговая отчетность была скорректирована (указать дату отправки корректировок)».

Расхождения в отчетности

Довольно часто встречаются ситуации, когда один и тот же экономический показатель имеет разные значения в предоставленных формах фискальной отчетности. Такие расхождения вызваны тем, что для каждого налога, сбора, взноса установлены индивидуальные правила определения налогооблагаемой базы. И если налоговики требуют предоставить разъяснения по этому вопросу, предоставьте разъяснения в свободной форме. В тексте укажите конкретные причины, из-за чего образовались расхождения.

Также причиной такой нестыковки являются разные нормы и правила налогового учета в отношении ряда конкретных ситуаций. Пропишите сложившиеся обстоятельства в письме.

Указывать пояснения со ссылками на нормы действующего фискального законодательства приветствуется. Даже если компания не права (неверно истолковала нормы НК РФ), то ФНС предоставит подробные разъяснения, что позволит избежать более крупных ошибок и штрафов в дальнейшей деятельности.

Снижение налоговой нагрузки

Этот вопрос у налоговиков пользуется особым интересом. Так, представители ФНС беспрестанно следят за объемами поступлений в государственный бюджет. При их снижении реакция незамедлительная: требования с предоставлением пояснений, приглашение руководителя к личной встрече с представителем ФНС либо выездная камеральная проверка (крайняя мера).

В такой ситуации медлить нельзя, необходимо сразу предоставить пояснения в ФНС. В ответном письме опишите все обстоятельства и факты, которые повлияли на снижение налоговых платежей. Подтвердите факты документально либо предоставьте экономические обоснования. В противном случае ФНС инициирует выездную проверку, которая затянется на несколько месяцев.

Что писать в пояснительной записке:

1. Снижение зарплатных налогов. Причины: сокращение штата, реструктуризация предприятия, снижение уровня заработной платы.
2. Снижение прибыли обычно происходит из-за расторжения договора с покупателями. Следует приложить к письменным разъяснениям копию дополнительного соглашения о расторжении договора.
3. Рост затрат как результат снижения прибыли. Обоснование: расширение деятельности (увеличение объемов производств, открытие нового филиала, подразделения, торговой точки), смена поставщиков или увеличение цен на материальные запасы и сырье (приложите копии договоров).

Причин снижения налоговой нагрузки довольно много. Необходимо детально разбираться в каждом конкретном случае.

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей

Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей на практике используется как документ дисциплинарного характера, который работодатель просит составить сотрудника, допустившего какое-либо нарушение в работе.

Объяснительная записка как юридически значимый документ чаще всего бывает представлена следующими основными разновидностями:

• объяснительная записка об опоздании на работу;
• объяснительная записка об отсутствии на работе в течение 4 часов и более;
• объяснительная записка об ошибке в работе.

Пример объяснительной об опоздании на работу можно скачать бесплатно, кликнув на картинку ниже:

Повод, в связи с которым составляется объяснительная записка в каждом случае, и есть пример невыполнения должностных обязанностей. Поэтому если сотрудник совершает проступок, то работодателю нужно требовать с него объяснительную записку не о невыполнении должностных обязанностей, а о конкретном совершенном проступке.

За невыполнение должностных (трудовых) обязанностей работодатель может привлечь работника к дисциплинарной ответственности в виде замечания, выговора или даже увольнения по соответствующим основаниям.

Как привлечь к ответственности за невыполнение работником должностных обязанностей, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Несмотря на то что поводы для составления записки могут быть разными, а содержание в большинстве случаев — оригинальным и уникальным, структура документа во всех его разновидностях в целом будет единой. Рассмотрим, как она может выглядеть.

Какова типичная структура объяснительной записки?

Рекомендуется включать в любую объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей:

• дату составления и наименование документа (с указанием конкретного проступка, разъяснения о котором сотрудник дает работодателю);
• сведения о составителе и получателе (ФИО, должности обоих сотрудников, названия подразделений, в которых они работают);
• текстовый блок, в котором рассказывается о подробностях проступка;
• подпись составителя объяснительной;
• подпись или отметку кадровой службы (или иного компетентного подразделения фирмы) о получении объяснительной.

Ключевым же элементом структуры объяснительной будет текстовый блок с разъяснениями по поводу допущенного сотрудником проступка. Здесь важно обратить внимание на:

• точность приводимых фактов — в плане указания дат, времени, конкретных мест событий, о которых рассказывает сотрудник;
• указание реальных причин допущенной недоработки, а не тех, что кажутся таковыми – это может способствовать изменению позиции работодателя;
• желательность изложения обстоятельств проступка в официально-деловом стиле.

Корректно составленная объяснительная записка — юридически значимый документ, который работник впоследствии законным образом сможет использовать в целях защиты своих прав в процессе взаимодействия с Трудинспекцией или же в суде как доказательство того, что с его стороны работодателю были своевременно даны все необходимые разъяснения по поводу действий, вызвавших его претензии.

Как провести служебное расследование по факту нарушения трудовой дисциплины работником, узнайте в КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Итоги

Объяснительные записки о невыполнении должностных обязанностей бывают разных типов – об опоздании, о прогуле (отсутствии на работе 4 часа и более), об ошибке, допущенной в работе. И это, конечно, не исчерпывающий перечень их разновидностей. Но в большинстве случаев эти документы будут иметь схожую структуру, а при их составлении работнику желательно ориентироваться на общепринятые, сложившиеся в практике российского кадрового менеджмента критерии.

Ознакомиться с иными применяемыми в кадровом менеджменте разновидностями документов вы можете в статьях:

Образец объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей

Если сотрудник по каким-либо причинам не справляется с возложенными на него обязанностями, руководство организации имеет право применить к нему дисциплинарные взыскания или уволить его. Но перед этим необходимо потребовать от провинившегося работника объяснений в письменном виде. Такие меры помогают снизить количество ошибок и предотвратить халатное отношение к выполнению трудовых функций.

Трудовые обязанности сотрудника должны быть прописаны в трудовом договоре или должностной инструкции. Работодатель должен учитывать, что если нанятый сотрудник не поставил свою подпись на документах, в которых перечислены его трудовые обязанности, его невозможно привлечь к дисциплинарной ответственности. Ведь отсутствие подписи говорит о том, что сотрудник не был ознакомлен со своими обязанностями и не знает, что в них входит.

Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей

Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей, пример которой можно найти ниже, составляется сотрудником организации по требованию непосредственного руководителя или директора. В этом документе необходимо разъяснить причины и обстоятельства, из-за которых трудовые обязанности не были исполнены должным образом. На основании объяснительной записки работодатель сможет определить справедливую меру наказания для провинившегося сотрудника или освободить его от ответственности.

Объяснительная записка составляется в таких случаях:

если должностные обязанности вовсе не были исполнены сотрудником;

если работа не была выполнена так, как это прописано в нормативных и локальных актах.

Данный документ подлежит обязательному оформлению. Его надо включить в личное дело сотрудника. В случае возникновения спорной ситуации с провинившимся сотрудником работодатель сможет подтвердить законность своих действий письменной фиксацией всех этапов привлечения работника к мере наказания.

С формальной точки зрения объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей нужна работодателю для обоснования дисциплинарного взыскания, которое будет применено к сотруднику. Ее надо написать и предоставить работодателю в течение двух дней с момента нарушения. Следует учитывать, что если сотрудник указал в объяснительной записке не зависящие от него объективные причины, из-за которых он не смог выполнить свои обязанности, т.е. его вина отсутствует – применение дисциплинарных мер недопустимо. После ознакомления с содержанием документа руководитель принимает решение.

Правила составления объяснительной записки

В ст. 193 ТК РФ указано, что записку необходимо оформлять в письменном виде. Но конкретная форма документа законодательством не установлена. Таким образом, работодатель имеет право самостоятельно разработать бланк объяснительной записки и утвердить ее локальным актом. Еще один вариант – работник пишет объяснительную в произвольной форме.

Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей составляется на имя непосредственного руководителя (начальника цеха, руководителя отдела и др.). Чтобы избежать дальнейшего развития конфликтной ситуации, сотрудник должен привести в объяснительной только правдивые сведения.

После ознакомления с содержимым объяснительной записки ответственное должностное лицо направляет ее в отдел кадров для регистрации. Затем ее вместе с другими относящимися к делу документами подают на рассмотрение директору организации. Именно он будет принимать решение по поводу дисциплинарного взыскания.

У работника есть право не писать никаких объяснительных. Но он должен понимать, что это никак не повлияет на решение директора о дисциплинарном взыскании. В таком случае, если записка не представлена в по истечении 2-х дней после нарушения, составляется акт об отказе написать объяснение.

Работодатель не имеет права применять дисциплинарное взыскание, если с момента происшествия прошло более месяца (при этом не учитывается время нахождения работника на больничном, в отпуске, и время, требуемое для учета мнения представительного органа).

Что работник должен изложить в объяснительной записке:

причины, по которым он не смог выполнить возложенные на него должностные обязанности;

предпосылки возникновения нарушения;

последствия, к которым привело неисполнение обязанностей;

дополнительные факты, которые, по мнению работника, имеют отношение к сложившейся ситуации;

какие усилия будут приложены провинившимся лицом для того, чтобы исправить последствия нарушения.

Образец объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей пригодится предпринимателям и фирмам, которые впервые столкнулись с необходимостью оформления данного документа.

Стандартная структура объяснительной записки

В верхнем правом углу размещается «шапка» документа. В ней указывают: название компании и Ф.И.О. руководителя структурного подразделения (или ИП, руководителя фирмы), должность и Ф.И.О. провинившегося работника.

Ниже указывают полное наименование документа («Объяснительная записка»).

Далее идет основная часть. Здесь работник должен подробно изложить обстоятельства, при которых он не выполнил свои должностные обязанности, и указать дату, время когда это произошло. Здесь же надо указать причину произошедшего, подтверждение или опровержение своей виновности. Если работник считает себя невиновным, он должен четко изложить свои доводы и аргументы.

Содержание заключительной части зависит от того, признает ли сотрудник свою вину. Если провинившееся лицо никак не может оправдать случившееся, тогда в заключении следует указать, что оно признает свою вину и обязуется больше не допускать такого. Если у сотрудника имеются уважительные причины, вследствие которых произошла неприятная ситуация, ему следует обязательно перечислить их. По возможности надо приложить подтверждающие документы (справки, выписки и др.).

Ниже следует указать дату написания объяснительной. Затем сотрудник ставит свою подпись с расшифровкой.

Рекомендации сотруднику при написании объяснения

При написании объяснительной записки сделайте все возможное для того, чтобы у начальства сложилось положительное мнение о вас. Правдивое изложение фактов и искреннее раскаяние будут только плюсом.

Большое внимание следует уделить описанию причин, из-за которых вы не смогли выполнить поставленную задачу. Можно сослаться на большую загруженность, плохое самочувствие, большой наплыв клиентов.

Не стоит винить в своих промахах других сотрудников организации.

В конце документа рекомендуется написать, что впредь вы будете стараться добросовестно выполнять свои обязанности.

Исполнительская дисциплина. Отчетность, анализ причин невыполнения задач, санкции

На примере института с большим объемом документооборота подробно рассмотрим, как организовать эффективную систему контроля за сроками исполнения документов, используя функциональные возможности популярного редактора таблиц Microsoft Excel, а также некоторые методы менеджмента.

В компании, в которой я сейчас работаю, исполнительская дисциплина составляет 99 %. Расскажу, как у меня это получилось.

Начнем с того, что предложим руководителю создать определенную систему, а точнее – благотворную среду, в которой сотрудники смогут решать задачи вовремя. Причем даже если в нее попадут новенькие сотрудники, то ничего не изменится: они максимально быстро освоятся и исполнят документы в срок.

Среда базируется на трех элементах: отчетность, анализ причин невыполнения, наказание за невыполнение. Итак, чтобы сотрудники выполняли задачи вовремя:

1. Создаем правильную и своевременную отчетность по исполнительской дисциплине, используя Microsoft Excel.
2. Выясняем причины, почему задачи не выполняются в срок.
3. Наказываем виновных за невыполнение.

Разберем каждый пункт в деталях.

1. Создаем правильную и своевременную отчетность по исполнительской дисциплине, используя microsoft excel

Поскольку мы работаем в Microsoft Excel, наш реестр регистрации входящих документов, поставленных на контроль, можно использовать в целях мониторинга исполнения поручений. Например, выложить его в общий доступ с ограничением «Только чтение». После этого нужно сообщить исполнителям и их руководителям о том, что вся информация об исполнении документов будет предоставляться генеральному директору.

Для удобства работы стоит настроить поля определенным образом – задать цветовую маркировку в столбце «Статус выполнения» (программа автоматически будет окрашивать задачи согласно установленным параметрам). Например, для поручения, срок которого еще не наступил, выбрать синий цвет; для вовремя выполненного поручения – зеленый (для этого даты в полях «Срок исполнения» и «Исполнение» должны совпадать); для поручения, по которому срок исполнения истек, а отметки о получении отчета об исполнении не поступило, – красный.

Операцию настройки цветовой маркировки рассмотрим на примере реестра входящих документов. Ниже представлен готовый вариант.

Для настройки нам нужны столбцы I «Контрольный срок», J «Исполнение», K «Статус выполнения».

Шаг 1. Вставляем курсор в ячейку J9, нажимаем кнопку «Условное форматирование» и выбираем опцию «Управление правилами…»

Необходимые команды находятся на вкладке «Главная».

Шаг 2. Создаем четыре правила: зеленый – выполнено в срок, желтый – выполнено не в срок, синий – в работе, красный – просрочено

После выбора команды «Управление правилами…» появится диалоговое окно «Диспетчер правил условного форматирования», где можно редактировать или удалять пользовательские правила.

Е.В. Бугаева,
руководитель отдела документооборота

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 3, 2021.