Сбор информации для справочника каталога

Поиск информации для руководителя

Одной из функций секретаря является сбор, анализ и обобщение информации по заданию руководителя. Такую работу нередко приходится выполнять в течение ограниченного времени, поэтому умение быстро найти необходимую информацию и соответствующим образом ее обработать – одно из важнейших профессиональных качеств секретаря.

Необходимая руководителю информация может содержаться в различных источниках. Для того чтобы грамотно вести эту работу, затрачивая на нее как можно меньше времени и сил, секретарю необходимо владеть сведениями общего характера:

• хорошо знать структуру организации, характер и направления ее деятельности, хорошо представлять содержание деятельности подразделений, их компетенцию; представлять, какая информация создается, обрабатывается, хранится в подразделениях организации, кто из работников владеет той или иной информацией;
• знать основные источники информации, которая может потребоваться руководителю, место их нахождения и особенности использования;
• знать, в какой информации руководитель нуждается постоянно, и иметь налаженную систему сбора и обработки этой информации, быть готовым удовлетворять любые незапланированные информационные запросы руководителя.

Основными источниками информации для руководителя являются:

• законодательные и иные нормативные правовые акты, касающиеся деятельности организации;
• управленческая документация организации (документы вышестоящих органов, поступающие в организацию, плановая, отчетная, распорядительная, информационно-справочная, научная, техническая и др. документация организации);
• публикации в периодической печати (газетах, журналах), сообщения в радио- и телепередачах, прямо или косвенно затрагивающие вопросы деятельности организации;
• научная и техническая литература по проблемам, касающимся деятельности организации;
• справочники деловой информации об организациях, предприятиях, фирмах, экономической, культурной и другой информации.

Как найти нужный источник информации, после того как получено задание и определена его цель? Где нужно искать ту или иную информацию?

Предположим, что секретарю необходима информация законодательного или нормативного характера. В этом случае необходимо пользоваться официальными справочниками. Их существует несколько. Во-первых, большинство законодательных и нормативных правовых актов после их государственной регистрации публикуются в «Российской газете», поэтому если в организации есть библиотека или справочно-информационный фонд, то, зная дату принятия акта, его номер и заголовок, текст акта можно найти в газете. Другим типом справочников являются специальные бюллетени, публикующие законодательные и нормативные правовые акты: «Собрание законодательства Российской Федерации», «Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации», «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», издаваемые издательством «Юридическая литература» и, как правило, приобретаемые организациями. Законодательные и нормативные правовые акты представительных и исполнительных органов субъектов Российской Федерации также подлежат официальному опубликованию, поэтому в каждом субъекте Российской Федерации издаются соответствующие справочники и бюллетени. Например, в Москве законы города, постановления Правительства Москвы и иные нормативные акты публикуются в «Ведомостях Московской Думы», «Вестнике Правительства Москвы» (до 2002 года выходил под названием «Вестник Мэрии Москвы»), газете «Тверская, 13».

Наконец, еще одним надежным и удобным источником являются электронные правовые базы данных – «Гарант», «КонсультантПлюс», «Кодекс», позволяющие быстро и легко практически на рабочем месте найти нужный законодательный или нормативный правовой акт.

Очень часто для аналитической работы приходится привлекать управленческую документацию организации. В этом случае нужно обращаться в текущий архив организации, где хранятся дела с документами, оперативная работа с которыми завершена. Хорошо, если в организации принята централизованная система делопроизводства, поскольку в этом случае все исполненные документы будут находиться в одном месте, как правило – в канцелярии, секретариате, общем отделе или управлении делами. Но если в организации не налажено централизованное хранение документов и дел или есть необходимость обратиться к документу, который еще находится на исполнении, то в этих случаях неизбежно придется обращаться в структурные подразделения к специалистам, которые занимаются решением тех или иных вопросов. Вот здесь секретарю и пригодится знание структуры организации, характера и направлений деятельности подразделений. Только в этом случае он сможет самостоятельно определить, кто из работников предоставит нужную информацию.

Очень часто поиск необходимой информации заставляет обращаться к архивной информации и осуществлять поиск необходимых документов в ведомственном архиве (архиве учреждения). В архив организации законченные в делопроизводстве документы, как правило, передаются не раньше, чем через два года после завершения работы с ними. Для быстрого поиска архивной информации секретарю нужно знать систему научно-справочного аппарата архива, уметь пользоваться номенклатурой дел организации и архивными описями дел.

Работа по сбору информации включает также ознакомление с публикациями в периодической печати (газетах, журналах), радио- и телепередачах. Для некоторых, особенно крупных, компаний мониторинг информации, публикующейся в СМИ и затрагивающей интересы компании, может быть чрезвычайно важен. В современных условиях проведение такой работы не под силу одному секретарю, какую бы высокую квалификацию он не имел. Но эту работу на высоком профессиональном уровне выполняют действующие на нашем информационном рынке компании, специализирующиеся на сборе и обработке информации по запросам организаций. Тем не менее, это не отменяет обычной для секретаря работы по ознакомлению с публикациями в профильных газетах и журналах. Работа по отбору и анализу публикаций может вестись секретарем постоянно или выполняться по конкретному заданию руководителя, то есть носить разовый характер.

Секретарю, работающему в организации, занимающейся научными проблемами, иногда поручают задания по сбору информации из научных изданий — сборников статей, монографий, реферативных журналов и др. Секретарь не имеет достаточной квалификации для поиска и анализа научных источников, но по составленному руководителем или специалистами списку он может заказать нужные источники в библиотеке, отобрать необходимые материалы, сделать ксерокопии. Вся эта работа выполняется либо непосредственно в научной библиотеке, либо с помощью Интернета, заказа литературы по телефону или межбиблиотечному абонементу. Например, самый большой электронный каталог информационных ресурсов в Интернет – это каталог Российской государственной библиотеки (бывшей Ленинки): http://www.rsl.ru/r_res2.htm (4,2 млн источников).

Гораздо чаще секретарю приходится осуществлять поиск деловой информации о различных фирмах, их телефонах, продукции, услугах, курсах валют, репертуаре театров, расписаниях авиарейсов и др. В наше время существуют различные справочники, из которых можно получить необходимую деловую информацию.

К числу справочников, которые всегда должны быть под рукой у секретаря, относятся:

• телефонный справочник организации;
• список сотрудников организации с их адресами и телефонами;
• список организаций, с которыми имеются постоянные деловые контакты, с их телефонами и адресами, включая банковские учреждения, вышестоящие организации и др.;
• списки фирм, осуществляющих сервисное обслуживание, продажу канцтоваров, оргтехники и т.п. с адресами, телефонами, банковскими реквизитами;
• городские телефонные справочники типа «Вся Москва», «Золотые страницы» и т.п.;
• карта города, при необходимости – дорожные карты и атласы.

Большие возможности по поиску деловой информации предоставляет Интернет. Для быстрого поиска информации в Интернете необходимо либо знать точный адрес web-страницы, на которой размещена соответствующая информация, либо уметь пользовать поисковыми системами.

Одна из самых популярных поисковых систем Интернета – AltaVista (http://www.altavista.com). Система появилась в 1995 г. и принадлежит компании Digital. Ее объем составляет порядка 30 млн web-страниц. Система поддерживает поиск на 25 языках, в том числе и на русском.

Rambler (http://www.rambler.ru) – одна из самых молодых российских поисковых систем (осень 1996 г.), но и самая мощная в российской части Интернета, ее объем – более 2 млн web-страниц.

Яndex (http://www.yandex.ru) – эта поисковая система, разработанная для Интернета с учетом особенностей русской морфологии, ее объем около 2 млн web-страниц.

Всего в мире существует около 500 поисковых систем, начиная от тех, которые ищут абсолютно все, и заканчивая узкоспециализированными. Для того чтобы войти в систему, достаточно ввести ее адрес. Для успешной работы в Интернете необходимо знать возможности поисковых систем, уметь правильно формулировать запрос, освоить правила его написания при поиске.

Приведенный перечень справочников не является исчерпывающим. Поскольку секретарю приходится много заниматься письменными работами, ему необходимы словари русского языка – толковый, орфографический, иностранных слов. Не помешает в работе и энциклопедический словарь. Если руководитель выезжает в зарубежные командировки или организация принимает у себя иностранных представителей, будут необходимы путеводители и справочники по странам мира, разговорники. Всегда под рукой должна быть инструкция по делопроизводству, инструкции по эксплуатации офисного оборудования, а также рабочий блокнот и ежедневник.

Опыт показывает, что интересная и нужная информация имеет свойство обнаруживаться неожиданно и там, где ее никак не ждешь, поэтому секретарь должен выработать привычку обращать внимание на те сведения, которые в данный момент как будто и не нужны, но могут понадобиться потом. При разговоре с посетителями, сотрудниками, при просмотре периодики, телепередач, во время общения по телефону нужно тренировать память или делать заметки в рабочем блокноте, записывая наиболее важные и ценные сведения.

Проблема создания государственной системы каталогизации продукции

Проблема обеспечения государственных организаций продукцией, обладающей требуемым уровнем качества и надлежащими технико-экономическими показателями, присуща всем периодам развития нашей страны. Однако пути ее решения непосредственно зависели и зависят от складывающейся социальной, политической и экономической ситуации. В условиях административно-командной экономики государственные заказчики, а также разработчики и изготовители продукции для государственных нужд (в первую очередь, для нужд обороны и безопасности страны) в приоритетном порядке обеспечивались финансовыми, материальными и людскими ресурсами. Это в ряде случаев приводило к тому, что вопросы экономии всех видов ресурсов не являлись приоритетными при создании и эксплуатации продукции для государственных нужд.

Сбор информации для Государственной системы каталогизации продукции.

Каталогизация продуктов-процесс составления перечней производимой, экспортируемой и импортируемой продукции с ее описанием.
Создание суверенной Российской Федерации и переход ее экономики к рыночным отношениям выдвигают перед органами управления всех уровней, перед предприятиями и организациями всех форм собственности в числе множества других проблему получения информации о выпускаемой продукции.Указанная информация приобретает высокую значимость в условиях нарушения сложившихся хозяйственных связей между предприятиями бывшего Союза и необходимости поиска и налаживания новых — и в России, и за ее пределами.

Существовавшая ранее система централизованного распределения ресурсов через Госплан, Госснаб, отраслевые министерства и ведомства была обеспечена системой централизованной информации, которая включала номенклатурные справочники продукции (каталоги), выпускавшиеся органами снабжения, номенклатурные каталоги на группы однородной продукции, издававшиеся отраслевыми министерствами и ведомствами.

В автоматизированных системах управления в качестве единого языка представления информации о конкретной продукции использовался Общесоюзный классификатор промышленной и сельскохозяйственной продукции (ОКП), который посредством десятиразрядных кодов обеспечивал идентификацию конкретных типов, марок, исполнений продукции. Действовала централизованная система присвоения и ведения (актуализации) кодов ОКП, которую обеспечивали головные и базовые организации, выделенные в каждом министерстве и ведомстве.

По мере перехода к рыночным отношениям в значительной степени увеличивается экономическая самостоятельность предприятий, утрачивает силу и влияние централизованный механизм распределения материальных ресурсов и, как следствие, изменяются потоки информации о продукции. В настоящее время выпуск номенклатурных каталогов органами снабжения практически прекращен, выпуск отраслевых каталогов (справочников) сведен до минимума, и они практически не находят спроса у потребителей. ОКП используется только как классификатор продукции, систематизирующий ее по видам, и не обеспечивает идентификацию конкретных изделий.

В этих условиях одной из актуальнейших проблем, без решения которой не может быть налажена нормальная работа промышленности, является проблема сбора, обработки и доведения до потребителей оперативной информации о выпускаемой товарной продукции. Потребители этой информации — прежде всего предприятия-изготовители, которым нужны данные о сырье и материалах, комплектующих изделиях, оборудовании, инструментах и т.д., а также о предприятиях, их производящих. Необходима она органам государственного и местного управления при заказе и закупке продукции для государственных и местных нужд, да и отдельным гражданам.

Изучение и анализ отечественного и зарубежного опыта сбора, обработки и представления информации о продукции показали, что в современных условиях наиболее эффективной является система каталогизации продукции с использованием стандартных машинно-ориентированных форм сбора информации, на основе которых при помощи персональных ЭВМ создаются базы данных о продукции (опыт США, стран НАТО, Франции, Индии, Болгарии).

Каталогизация может быть условно разделена на каталогизацию производителя, которая носит, как правило, информационный характер (выпуск каталогов) и направлена на доведение информации о выпускаемой продукции до потребителя, и каталогизацию потребителя, которая наряду с информационной функцией включает и аналитическую — решение задач управления номенклатурой потребляемых изделий и их составных частей, совместимости и взаимозаменяемости, а также распределения и перераспределения запасов продукции.

Каталогизация потребителя разрабатывается в первую очередь в системе такого мощного потребителя, как Вооруженные Силы, потребляющие разнообразные виды продукции — от военной до предметов личной гигиены. И это не случайно, поскольку такая каталогизация способна обеспечить решение указанных выше задач, так как является более полной и включает информацию производителя, дополненную фактографическими данными в части расширения номенклатуры характеристик изделия, сроков и мест хранения, количества единиц в хранении и т. д.

Каталогизация основывается на идентификации продукции, обеспечивающей отличие однотипных изделий друг от друга. Известны два основных метода идентификации — ссылочный и описательный, которые дополняются промежуточным — ссылочно-описательным.

Ссылочный метод — это описание предмета снабжения с помощью указания его наименования, ссылок на обозначение и (или) документ, утвержденный и учтенный в установленном порядке, а также на предприятие — изготовитель предмета.

Описательный метод — описание предмета снабжения с помощью фотографических данных, определяющих его конфигурацию, физические и эксплуатационные свойства, однозначно отличающие его от других однотипных предметов одного утвержденного наименования.

Ссылочно-описательный метод реализует различные комбинации первых двух.

Основными целями создания Государственной системы каталогизации продукции (ГСКП) являются:

· автоматизированный учет номенклатуры производимой в стране и регионах продукции;

· обеспечение органов государственного и местного управления аналитической информацией о производимой продукции и ее основных характеристиках;

· обеспечение предприятий и других потребителей оперативной информацией об основных характеристиках продукции, ее изготовителях и нормативных документах, по которым она выпускается.

Информация, представляемая ГСКП потребителям, позволяет решать следующие задачи:

· оценить конкурентоспособность разрабатываемой и выпускаемой продукции;

· проводить маркетинговые исследования и определять возможные рынки сбыта;

· формировать кооперации предприятий — поставщиков составных частей, комплектующих изделий и материалов, необходимых для производства конечной продукции, с учетом минимизации номенклатуры приобретаемых изделий и материалов и затрат на их транспортировку;

· проводить работы по стандартизации продукции с учетом передовых достижений;

· осуществлять контроль за выполнением обязательных требований стандартов по безопасности и охране окружающей среды;

· представлять информацию о конкретной продукции, под лежащей обязательной сертификации.

Анализ структуры и функций органов государственного и местного управления показал, что органы Госстандарта России обладают наибольшими возможностями для решения проблемы создания ГСКП в силу следующих причин:

· обладают исходной информацией о продукции в виде за регистрированных, хранимых и актуализированных нормативных и технических документов (ГОСТ, ОСТ, СТП, ТУ и др.), содержащих основные характеристики продукции;

· осуществляют государственный контроль и надзор за соблюдением субъектами хозяйственной деятельности обязательных требований государственных стандартов на стадиях разработки, подготовки продукции к производству, ее изготовления, реализации (поставки, продажи, использования, хранения, транспортирования) и утилизации;

· проводят работу по установлению оптимальных требований к номенклатуре и качеству продукции в интересах потребителя и государства.

Создаваемая система каталогизации может быть квалифицирована как описательно-ссылочная, так как содержит фотографическую информацию об основных потребительских характеристиках продукции и ссылки на нормативные или технические документы, что позволяет:

· оценить технический уровень продукции и ее конкурентоспособность;

· унифицировать номенклатуру основных показателей на группу однородной продукции;

· определить взаимозаменяемую продукцию;

· выявить продукцию с наиболее прогрессивными потребительскими характеристиками.

Сбор информации

Поиск информации — один из важных информационных процессов. От того, как он организован, во многом зависит своевременность и качество принимаемых решений.

В широком плане поиск является основой познавательной деятельности человека во всех ее проявлениях: в удовлетворении любопытства, путешествиях, научной работе, чтении и т. п. В более узком смысле поиск означает систематические процедуры в организованных хранилищах информации: библиотеках, справочниках, картотеках, электронных каталогах, базах данных.

«Всё, иду сегодня в театр», — твердо решили вы в одно прекрасное воскресное утро. — «Узнать бы, какой сегодня спектакль!».

Итак, цель определена: выяснить автора и название пьесы. Как будет решаться поставленная задача?

Вы затратили время и энергию, а задачу не решили. Это — результат неэффективно организованного поиска информации.

Вы задумались о том, какую профессию выбрать, и решили, что она должна быть связана с производством и использованием компьютеров. Какие это профессии, в каком учебном заведении и на каком факультете можно приобрести такую специальность, вы пока не знаете. Первое, чем вам придется заняться, — это поиск информации.

Успех вашего выбора в большой степени будет зависеть от того, как вы организовали поиск информации.

Используйте разнообразные методы поиска информации, это поможет вам собрать более полную информацию и повысит вероятность принятия вами правильного решения.

Методы поиска информации:

• общение со специалистами по интересующему вас вопросу;

• чтение соответствующей литературы;

• просмотр видео-, телепрограмм;

• прослушивание радиопередач и аудиокассет;

• работа в библиотеках, архивах;

• запрос к информационным системам, базам и банкам компьютерных данных;

В процессе поиска вам может встретиться самая разная информация. Любую информацию человек привык оценивать по степени ее полезности, актуальности и достоверности. После оценки какие-то полученные сведения могут быть отброшены как ненужные, какие-то, наоборот, оставлены на долгое хранение. То есть процесс поиска информации практически всегда сопровождается ее отбором. Всё это вместе называют процессом сбора информации.

Чтобы не утонуть в «море информации», учитесь отбирать только информацию, полезную для решения стоящей перед вами задачи. Не уподобляйте свою голову мусорному ящику, куда сваливают всё без разбора.

Понять, что искать, столкнувшись с той или иной жизненной ситуацией, грамотно осуществить процесс сбора информации — вот умения, которые становятся решающими в информационном обществе.

С информацией, которую мы ищем, всегда ассоциируется некоторая известная нам информация, которая в виде ключа или поискового предписания служит опорой для поиска и отбора информации.

Вы хотите в адресном бюро узнать адрес человека. Известные вам фамилия, имя, отчество и возраст ассоциируются с неизвестным нам адресом и служат ключом к его поиску.

В библиотечном деле термин «поиск информации» имеет родственное, но всё-таки другое значение. Он относится к методам отыскания (например, с помощью ключевых слов и индексов) текстов или ссылок на работы по некоторой теме.

Для ускорения процесса получения наиболее полной информации по интересующему вопросу в хранилищах информации стали составлять каталоги (алфавитный, предметный и др.). Но если вспомнить библиотечный каталог, то понятно, что из его карточки можно очень мало почерпнуть о содержании того документа, который она представляет. В лучшем случае — название, фамилии авторов, год и место издания, краткую аннотацию. Следующим шагом в ускорении поиска информации стало создание специальных реферативных (обзорных) журналов.

Подлинный переворот в службе хранения, отбора информации произвели автоматизированные информационно-поисковые системы (ИПС). Использование ИПС (электронного каталога) позволяет сэкономить время и усилия, затрачиваемые на просмотр ящиков, заполненных карточками. Кроме того, появляется возможность существенно сократить пространство хранилищ, отводимое для размещения самих каталогов.

Информационный процесс — совокупность последовательных действий (операций), производимых над информацией (в виде данных, сведений, фактов, идей, гипотез, теорий и пр.) для получения какого-либо результата (достижения цели).

Информация проявляется именно в информационных процессах.

Информационные процессы всегда протекают в каких-либо системах (социальных, социотехнических, биологических и пр.).

Наиболее общими информационными процессами являются сбор, преобразование, использование информации.

К основным информационным процессам, изучаемым в курсе информатики, относятся: поиск, отбор, хранение, передача, кодирование, обработка, защита информации.

Информационные процессы, осуществляемые по определенным информационным технологиям, составляют основу информационной деятельности человека.

Компьютер является универсальным устройством для автоматизированного выполнения информационных процессов.

Знак вместе с его смыслом называют символом. Используемый для кодирования конечный набор отличных друг от друга знаков называется алфавитом.

Алфавит, состоящий из двух знаков, называется двоичным алфавитом.

Кодированием называется процесс преобразования одного набора знаков в другой набор знаков.

Кодом называется правило для преобразования одного набора знаков в другой набор знаков.

Кодирование используется при хранении, передаче информации, представлении ее на носителе.

Длиной кода называется количество знаков, которое используется для представления кодируемого символа.

Код может быть постоянной и переменной длины.

Если длина кода равна п, то с помощью алфавита, состоящего из k знаков, можно закодировать различных состояний.

Для кодирования М различных состояний кодом постоянной длины с помощью алфавита из k знаков, требуется длина кода, равная

В вычислительной технике в настоящее время широко используется двоичное кодирование с алфавитом <0,1>. Наиболее распространенными кодами являются ASCII, ДКОИ-8, Win1251.

Сбор информации состоит из процессов поиска и отбора информации.

Сбор информации всегда осуществляется с определенной целью, которая во многом определяет выбор методов поиска и критерии отбора найденной информации.

Методы поиска информации:

• общение со специалистами по интересующему вас вопросу;

• чтение соответствующей литературы;

• просмотр видео-, телепрограмм;

• прослушивание радиопередач и аудиокассет;

• работа в библиотеках, архивах;

• запрос к информационным системам, базам и банкам компьютерных данных;

Поиск информации всегда сопровождается её отбором.

Отбор информации предполагает оценку найденной информации по степени полезности, актуальности, достоверности и выбор только информации, полезной для решения поставленной задачи.

2.3.2. СБОР ИНФОРМАЦИИ

Поиск информации – один из важных информационных процессов. От того, как он организован, во многом зависит своевременность и качество принимаемых решений.

В широком плане поиск является основой познавательной деятельности человека во всех ее проявлениях: в удовлетворении любопытства, путешествиях, научной работе, чтении и т. п. В более узком смысле поиск означает систематические процедуры в организованных хранилищах информации: библиотеках, справочниках, картотеках, электронных каталогах, базах данных.

Успех выбора информации в большой степени будет зависеть от того, как организуется поиск информации.

Следует использовать разнообразные методы поиска информации, это поможет собрать более полную информацию и повысит вероятность принятия правильного решения.

Используются следующие методы поиска информации:

· непосредственное наблюдение;

· общение со специалистами по интересующему вас вопросу;

· чтение соответствующей литературы;

· просмотр видео-, телепрограмм;

· прослушивание радиопередач и аудиокассет;

· работа в библиотеках, архивах;

· запрос к информационным системам, базам и банкам компьютерных данных;

Вы задумались о том, какую профессию выбрать, и решили, что она должна быть связана с производством и использованием компьютеров. Какие это профессии, в каком учебном заведении, и на каком факультете можно приобрести такую специальность, вы пока не знаете. Первое, чем вам придется заняться, – это поиск информации (табл. 2.1).

Процесс поиска информации

Что вы можете предпринять?

Ожидаемый результат

Этап поиска

Поговорить с родителями

Получение совета с чего начать + психологическая поддержка

Определение направления поиска

Обратиться в профориентационный центр

Получение перечня профессий, отвечающих вашим интересам

Взять в библиотеке справочник для поступающих в вузы

Получение краткой информации о вузах, факультетах и специальностях. Выбор адресов

Послать запросы в приемные комиссии выбранных вузов

Получение рекламных проспектов и условий приема в данный вуз

Побеседовать со студентами или выпускниками выбранного факультета

Получение субъективных и эмоциональных оценок их специальности (профессии)

Углубление полученных представлений

Хорошенько все обдумать и обсудить ситуацию с родителями

Укрепление своего решения или отказ от него и возврат к началу

Анализ полученной информации

В процессе поиска вам может встретиться самая разная информация.

Любую информацию человек привык оценивать по степени ее полезности, актуальности и достоверности. После оценки какие-то полученные сведения могут быть отброшены как ненужные, какие-то, наоборот, оставлены на долгое хранение. То есть процесс поиска информации практически всегда сопровождается ее отбором. Всё это вместе называют процессом сбора информации.

Чтобы не утонуть в «море информации», учитесь отбирать только информацию, полезную для решения стоящей перед вами задачи. Не уподобляйте свою голову мусорному ящику, куда сваливают всё без разбора.

Понять, что искать, столкнувшись с той или иной жизненной ситуацией, грамотно осуществить процесс сбора информации – вот умения, которые становятся решающими в информационном обществе.

С информацией, которую мы ищем, всегда ассоциируется некоторая известная нам информация, которая в виде ключа или поискового предписания служит опорой для поиска и отбора информации.

В библиотечном деле термин «поиск информации» имеет родственное, но всё-таки другое значение. Он относится к методам отыскания (например, с помощью ключевых слов и индексов) текстов или ссылок на работы по некоторой теме.

Для ускорения процесса получения наиболее полной информации по интересующему вопросу в хранилищах информации стали составлять каталоги (алфавитный, предметный и др.). Но если вспомнить библиотечный каталог, то понятно, что из его карточки можно очень мало почерпнуть о содержании того документа, который она представляет. В лучшем случае – название, фамилии авторов, год и место издания, краткую аннотацию. Следующим шагом в ускорении поиска информации стало создание специальных реферативных (обзорных) журналов.

Подлинный переворот в службе хранения, отбора информации произвели автоматизированные информационно-поисковые системы (ИПС). Использование ИПС (электронного каталога) позволяет сэкономить время и усилия, затрачиваемые на просмотр ящиков, заполненных карточками. Кроме того, появляется возможность существенно сократить пространство хранилищ, отводимое для размещения самих каталогов.

Срочно?
Закажи у профессионала, через форму заявки
8 (800) 100-77-13 с 7.00 до 22.00

Справочники в 1С 8.3

Справочник представляет собой некий список данных. Как правило элемент справочника используется для заполнения реквизитов документа (хотя им можно заполнять и реквизиты других справочников, в том числе и реквизиты текущего справочника). Это нужно для исключения неоднозначности ввода информации. Например, в приходной накладной нужно заполнять поставщика. Пусть поставщик называется «Привезу все и всем». Если бы поле «Поставщик» было строкового типа, то один пользователь мог бы вписать в документ «ООО Привезу все и всем», второй «Привезу все и всем ООО», третий «Привезу всем и все» и т.п. После такого заполнения программе будет сложно понять, что это один и тот же поставщик и получить общую сумму задолженности по всем приходным накладным.

Для исключения таких ошибок создается один справочник «Поставщики», в нем создается новый элемент, один раз вводится его наименование, а потом этот элемент выбирается в документах. При этом в реквизите документа будет сохранена ссылка на объект базы данных.

В дереве метаданных справочники находятся в узле Справочники. При добавлении нового справочника открывается окно редактирования свойств справочника, в котором, переходя по закладкам можно заполнить основные свойства справочника:

Структура справочника

При создании нового справочника в базе данных автоматически создается таблица для хранения данных этого справочника. Если в справочнике нет ни одного реквизита, то в таблице будут колонки только для полей Код, Наименование, ПометкаУдаления, Ссылка и некоторых других служебных реквизитов. При этом если на закладке Данные указать длину кода или наименования равной нулю, то для них не будет создана колонка в таблице:

Если добавить в справочник несколько реквизитов:

То в таблицу базы данных автоматически будут добавлены две колонки: Артикул и Поставщик:

Каждый элемент справочника хранится в отдельной строке (записи) таблицы. Например, если в пользовательском режиме добавить несколько элементов:

То таблица базы данных будет выглядеть следующим образом:

Табличные части справочника

Табличная часть справочника хранится в отдельной таблице. В этой таблице есть колонки Ссылка и НомерСтроки, а также по одной колонке для каждого реквизита табличной части. Основная таблица справочника и табличная часть связаны между собой через поле Ссылка.

Если мы добавим в справочник табличную часть для хранения цен:

И для элемента Клавиатура заполним ее следующим образом:

То в базе данных будет создана следующая таблица:

В поле Ссылка хранится тот же самый идентификатор, что и в основной таблице справочника.

Иерархические справочники

Справочники могут быть иерархическими, то есть внутри одного элемента могут храниться другие элементы. Настройка иерархии выполняется на закладке Иерархия:

Если установить флаг Иерархический справочник, то в пользовательском режиме можно будет создавать как элементы, так и группы:

Элементы можно перетаскивать в группы, тогда они будут находиться внутри этой группы:

На уровне базы данных иерархия реализована через поля ЭтоГруппа и Родитель. В поле Родитель хранится ссылка на группу, в которой находится элемент (или группа, группы могут быть вложены друг в друга). Поле ЭтоГруппа имеет тип булево и в нем хранится признак группа это или элемент.

Для текущего состояния справочника таблица будет выглядеть следующим образом (для упрощения в поле Ссылка я буду отображать наименование элемента, а не идентификатор. Из реквизитов в таблице только код и наименование):

Для элементов или групп, которые находятся на верхнем уровне иерархии поле Родитель не заполнено.

Иерархия может быть двух видов:

• Иерархия групп и элементов
• Иерархия элементов

Пример иерархии групп и элементов можно увидеть выше. Это когда есть группы и есть элементы. Иерархия элементов выглядит следующим образом:

В этом случае нет разделения на группы и элементы. При этом элементы могут быть вложены друг в друга.

Флаг Размещать группы сверху определяет как будет выполняться сортировка. Если данный флаг установлен, то группы всегда будут выше элементов:

Справочник отсортирован по наименованию, но несмотря на то, что буква «С» идет позже буквы «Б» группы расположены выше элемента Бинокль.

Если снять данный флажок, то сортировка будет выполняться независимо от признака ЭтоГруппа:

Также 1С позволяет ограничить количество уровней иерархии. Если установить флажок Ограничение количества уровней иерархии и в поле Количество уровней иерархии указать 2, то можно будет создавать группы только на верхнем уровне иерархии, а внутри них только элементы. Если попытаться внутри группы «Смартфоны» создать группу, а не элемент, то будет ошибка «Превышено количество уровней!».

Также можно ограничить использование реквизитов. Для этого у каждого в реквизита в свойствах можно указать Использование:

• Для элемента — реквизит будет доступен только для элементов
• Для группы — реквизит будет доступен только для групп
• Для группы и элемента — реквизит будет доступен как для групп, так и для элементов

Подчиненные справочники

Один справочник может быть подчинен другому справочнику. Например, есть справочник контрагентов и справочник договоров контрагентов. Чтобы в справочнике договоров не заводить отдельный реквизит для указания контрагента можно сделать его подчиненным справочнику контрагентов. В этом случае в таблице справочника будет добавлено поле Владелец, которое будет хранить ссылку на владельца.

Настройка подчиненности выполняется на закладке Владельцы в подчиненном справочнике:

Для добавления владельца нужно нажать на кнопку с зеленым карандашом и указать справочники-владельцы. Можно указать несколько справочников, тогда поле Владелец будет составного типа.

В поле Использование подчинения можно указать могут ли владельцами быть группы справочников или только элементы.

После настройки подчиненности, в пользовательском режиме у справочника-владельца вверху, в панели навигации формы появится ссылка для перехода в подчиненный справочник, причем автоматически будет выполнен отбор по владельцу:

Нумерация

Настройка нумерации справочников выполняется на закладке Нумерация:

Флаг Автонумерация позволяет автоматически заполнять поле Код при записи. Новый код будет на единицу больше предыдущего. Если данный флаг снят, то поле Код придется заполнять вручную. Как правило данный флаг оставляют включенным.

Флаг Контроль уникальности позволяет контролировать уникальность кодов справочника. Ниже можно указать в пределах чего контролировать уникальность:

• Во всем справочнике — платформа не даст создать больше одного элемента с одинаковым кодом.
• В пределах подчинения — в разных группах справочника можно создавать элементы с одинаковым кодом. Только для иерархических справочников
• В пределах подчинения владельцу — элементы с одинаковым кодом могут быть только если у них отличается владелец. Только для подчиненных справочников.

Также на закладке Данные можно указать Длину кода и Тип кода. Тип может быть строковым или числовым:

Формы справочника

На закладке формы можно создать формы для справочника и указать некоторые из них как основные:

Вверху в полях указываются основные формы, а внизу список всех форм. Если основная форма не указана, то форма генерируется платформой автоматически «на лету». Если указана, то используется именно она.