Требование о предоставлении письменного объяснения
При нарушении сотрудниками трудовой дисциплины, например, в случае опоздания, появления на рабочем месте в нетрезвом состоянии, наниматель должен потребовать у них письменное объяснение. Это нужно сделать до наложения на работников дисциплинарного взыскания. Об этом говорится в ч. 1 ст. 193 ТК РФ. Как правильно работодателю составить требование о предоставлении письменного объяснения, расскажем в статье.
- Бланк и образец
- Бесплатная загрузка
- Онлайн просмотр
- Проверено экспертом
Когда необходимо такое требование и почему
Требовать с сотрудника объяснительную наниматель может только в тех случаях, когда имело место нарушение трудового законодательства:
- несоблюдение норм охраны труда;
- опоздание на работу;
- отсутствие на работе 4 часа и больше;
- появление на рабочем месте в состоянии опьянения (имеется в виду наркотическое и алкогольное);
- нанесение ущерба имуществу нанимателя.
Потребовать объяснения работодатель может как устно, так и письменно. Однако письменное требование предпочтительнее, поскольку оно будет служить доказательством того, что оно действительно было составлено и объяснения были затребованы. Кроме того, на таком документе фиксируют дату совершения дисциплинарного проступка и указывают, до какого времени сотрудник должен дать письменные объяснения. На это дается 2 рабочих дня.
Если работник действительно дорожит своим рабочим местом, то в его интересах дать объяснения. Работодатель должен понимать, каковы его дальнейшие действия, поэтому объяснительная от сотрудника необходима. Но если тот ее так и не предоставит, то это не нужно трактовать в качестве доказательства вины работника в том или ином происшествии.
Как написать требование
Не существует единой формы такого документа, обязательной к использованию, поэтому наниматели составляют его в произвольном виде.
Документ должен содержать такую информацию:
- наименование компании, где трудится провинившийся работник;
- кому адресовано письмо (ФИО и должность работника);
- почтовый адрес, если требование отправляют почтой;
- наименование документа;
- по желанию обращение к работнику;
- суть проступка;
- ссылку на ст. 193 ТК РФ и информацию о том, что дать ответ работник должен в течение 2 рабочих дней;
- просьбу предоставить письменное объяснение;
- срок предоставления работодателю объяснения;
- приложение, например, служебная записка от руководителя подразделения, где трудится работник;
- дата написания требования;
- подпись работодателя;
- графа для подписи работника и постановки даты, когда тот получил уведомление.
Работник может не согласиться расписываться в ознакомлении с документом. Можно в этом случае отправить его ему почтой с уведомлением о вручении либо зачитать вслух при специально созванной комиссии. В последнем случае составляют соответствующий акт.
К сведению! Составлением требования в крупных компаниях, конечно же, занимается не сам работодатель. Это может сделать кадровый работник или начальник «нарушителя».
Образец требования о предоставлении письменного объяснения
системному администратору
Егорову К.П.
Требование
о предоставлении письменного объяснения
24 марта 2019 года Вы появились на рабочем месте только в 10 ч. 20 мин. В соответствии с трудовым договором от 12 января 2019 года №34, Правилами внутреннего трудового распорядка ООО «Афродита» рабочий день в названной организации начинается в 8 ч. 00 мин. Следовательно, Вас не было на своем рабочем месте без уважительной причины и уведомления руководства в течение 2 ч. 20 мин.
Согласно ч. 1 ст. 193 ТК РФ, до того как применить дисциплинарное взыскание, руководитель должен потребовать от подчиненного объяснение в письменном виде. Если по окончании 2 рабочих дней оно не будет предоставлено, то формируют соответствующий акт.
На основании вышеуказанного и ч. 1 ст. 193 ТК РФ прошу предоставить в срок до 27 марта менеджеру по кадрам ООО «Афродита» письменное объяснение по факту отсутствия на рабочем месте в течение 2 ч. 20 мин.
Приложение: служебная записка менеджера по кадрам Серпуховой М.А. от 24 марта 2019 года.
Законно ли устное требование работодателя?
ТК РФ Статья 22. Основные права и обязанности работодателя
Путеводитель по кадровым вопросам. Вопросы применения ст. 22 ТК РФ
Работодатель имеет право:
заключать, изменять и расторгать трудовые договоры с работниками в порядке и на условиях, которые установлены настоящим Кодексом, иными федеральными законами;
вести коллективные переговоры и заключать коллективные договоры;
поощрять работников за добросовестный эффективный труд;
С 01.03.2022 в абз. 5 ч. 1 ст. 22 вносятся изменения (ФЗ от 02.07.2021 N 311-ФЗ). См. будущую редакцию.
требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка;
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
привлекать работников к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном настоящим Кодексом, иными федеральными законами;
принимать локальные нормативные акты (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
создавать объединения работодателей в целях представительства и защиты своих интересов и вступать в них;
создавать производственный совет (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) — совещательный орган, образуемый на добровольной основе из числа работников данного работодателя, имеющих, как правило, достижения в труде, для подготовки предложений по совершенствованию производственной деятельности, отдельных производственных процессов, внедрению новой техники и новых технологий, повышению производительности труда и квалификации работников. Полномочия, состав, порядок деятельности производственного совета и его взаимодействия с работодателем устанавливаются локальным нормативным актом. К полномочиям производственного совета не могут относиться вопросы, решение которых в соответствии с федеральными законами отнесено к исключительной компетенции органов управления организации, а также вопросы представительства и защиты социально-трудовых прав и интересов работников, решение которых в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами отнесено к компетенции профессиональных союзов, соответствующих первичных профсоюзных организаций, иных представителей работников. Работодатель обязан информировать производственный совет о результатах рассмотрения предложений, поступивших от производственного совета, и об их реализации;
(абзац введен Федеральным законом от 07.05.2013 N 95-ФЗ)
реализовывать права, предоставленные ему законодательством о специальной оценке условий труда.
(абзац введен Федеральным законом от 28.12.2013 N 421-ФЗ)
С 01.03.2022 ч. 1 ст. 22 дополняется новым абзацем (ФЗ от 02.07.2021 N 311-ФЗ). См. будущую редакцию.
соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров;
предоставлять работникам работу, обусловленную трудовым договором;
обеспечивать безопасность и условия труда, соответствующие государственным нормативным требованиям охраны труда;
обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей;
обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности;
выплачивать в полном размере причитающуюся работникам заработную плату в сроки, установленные в соответствии с настоящим Кодексом, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, трудовыми договорами;
вести коллективные переговоры, а также заключать коллективный договор в порядке, установленном настоящим Кодексом;
предоставлять представителям работников полную и достоверную информацию, необходимую для заключения коллективного договора, соглашения и контроля за их выполнением;
знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью;
своевременно выполнять предписания федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, уплачивать штрафы, наложенные за нарушения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;
(в ред. Федеральных законов от 18.07.2011 N 242-ФЗ, от 28.06.2021 N 220-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
рассматривать представления соответствующих профсоюзных органов, иных избранных работниками представителей о выявленных нарушениях трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, принимать меры по устранению выявленных нарушений и сообщать о принятых мерах указанным органам и представителям;
создавать условия, обеспечивающие участие работников в управлении организацией в предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами и коллективным договором формах;
обеспечивать бытовые нужды работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей;
осуществлять обязательное социальное страхование работников в порядке, установленном федеральными законами;
возмещать вред, причиненный работникам в связи с исполнением ими трудовых обязанностей, а также компенсировать моральный вред в порядке и на условиях, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
исполнять иные обязанности, предусмотренные трудовым законодательством, в том числе законодательством о специальной оценке условий труда, и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и трудовыми договорами.
(в ред. Федеральных законов от 30.06.2006 N 90-ФЗ, от 28.12.2013 N 421-ФЗ)
Вопрос: Законно ли устное распоряжение работодателя, руководителя, при условии того, что в правилах внутреннего трудового распорядка имеется пункт о том, что работник обязан исполнять точно и в срок задания, распоряжения, указания, поручения своего непосредственного руководителя? Работник ознакомлен с данными правилами под роспись (Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», ноябрь 2017 г.)
Законно ли устное распоряжение работодателя, руководителя, при условии того, что в правилах внутреннего трудового распорядка имеется пункт о том, что работник обязан исполнять точно и в срок задания, распоряжения, указания, поручения своего непосредственного руководителя? Работник ознакомлен с данными правилами под роспись.
Работодатель вправе давать работнику распоряжения в устной форме, о выполнении задания, если такое задание предусмотрено трудовыми обязанностями работника, а работник обязан такое задание выполнить.
Запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами (ст. 60 ТК РФ).
Согласно статье 60.2 ТК РФ с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату.
Поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей). Поручаемая работнику дополнительная работа по такой же профессии (должности) может осуществляться путем расширения зон обслуживания, увеличения объема работ.
Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника.
Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.
В соответствии со ст. 151 ТК РФ при совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата.
Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы.
Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», ноябрь 2017 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Текст материала опубликован на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.
Требование объяснительной с работника
При различных нарушениях со стороны работника, по статье 139 ТК РФ, начальник обязан потребовать у него объяснение. Запрос объяснительной записки может быть в устной или в письменной форме. В законе отсутствует норма, которая бы указывала на форму запроса. Для работодателей предпочтительней, чтобы запрос оформлялся письменно.
Судебная практика показывает, что судья вставал на сторону работника по причине того, что работодатель не оформлял требование к написанию объяснительной записки в письменном виде. Если работник отказывается принять требование от начальника в письменном виде, об этом составляется акт. Но начальник не имеет права указывать подчиненному на обязательность принятия его требования. Это считается незаконным и влечет за собой нарушение трудовых прав работника.
Сроки написания объяснительной записки согласно Трудовому Кодексу – 2 дня. Этот период времени закон дает работнику для того, чтобы он объяснил причины, побудившие его действовать таким образом, нарушив, например, трудовую дисциплину. Закон не предъявляет требований к работнику о том, чтобы он был обязан написать объяснение. Отсутствие этой нормы права в ТК РФ, возможно, связано с требованием разумности. Если работник дорожит работой, он обязательно напишет объяснение. Но распоряжение о предоставлении объяснительной работодателю лучше создать в форме письменного документа.
Как запросить объяснительную с работника?
В делопроизводстве компании объяснительная записка выступает служебным документом. Этот документ должен объяснять причины нарушения трудовой дисциплины работником сухо и сжато, подчиняясь правилам деловой переписки. Работодатель может требовать с работника предоставить объяснительную только при наличии обстоятельств, указывающих на нарушение трудового законодательства.
Эти обстоятельства указаны в ТК РФ:
- опоздание на работу;
- невыполнение трудовых обязанностей, предусмотренных функционалом работника;
- отсутствие на рабочем месте в течение 4 часов;
- нанесение урона имуществу работодателя;
- состояние опьянения (алкогольное или наркотическое);
- несоблюдение правил охраны труда;
- непредставление руководству предприятия достоверной информации.
Требование о написании объяснительной записки предъявляет работодатель. Он должен сделать это, поскольку на основании документа работник привлекается к ответственности и определяется степень его вины. Работодатель обязан реально оценить ситуацию, которая произошла с его подчиненным. А задача работника – грамотно изложить суть случившегося с тем, чтобы работодатель отчетливо понимал дальнейшие действия. Если решение, принятое работодателем, не удовлетворит сотрудника, он может обратиться за защитой трудовых прав. Первым звеном защиты обычно выступают КТС (комиссии по трудовым спорам). Но они не всегда создаются на предприятии, поэтому чаще всего граждане обращаются в суд и Трудовую инспекцию.
Работник, получивший от работодателя письменное требование объяснительной, должен ответить на него. И это не зависит от того, по какому из двух вариантов он принял решение: писать записку или не делать этого. Если сотрудник не хочет писать объяснение, он обязан сказать об этом начальнику. Но отказ подчиненного от написания объяснения не может быть расценен начальником в качестве факта свершившегося по его вине правонарушения.
Форма заявления
Унифицированной формы заявления не существует. Поэтому используется свободная форма. Некоторые организации выпускают специальные бланки объяснительных, которые по случаю выдаются работникам. В других ситуациях работник берет лист А4, пишет заявление от руки или на компьютере. На основе текста работодателем проводится оценка правомерности действий работника. Что должно быть указано в тексте объяснительной записки?
Если говорить об идеальном варианте написания этого документа работником, то в документе должно быть отражены ответы на следующие вопросы:
- Описание ситуации, в которую попал гражданин.
- Отношение к своим действиям.
- Признание или непризнание вины.
- Мнение работника по его привлечению к ответственности.
Обязательно в объяснительной записке работник должен проставить подпись и дату ее составления. Это объясняется просто: работодатель должен знать, от кого он получает объяснение. А дата ставится для того, чтобы уведомить работодателя о том, что гражданин не пропустил отведенный ему срок для написания объяснения (2 дня). Если записка будет написана спустя неделю, то это уже не повлечет для работника правовых последствий. По факту отсутствия объяснительной записки от работника, его начальник составляет акт. Наказание на работника в случае обнаружения его виновных действий налагается не позднее полугода после случившегося события. За исключением случаев, связанных с нарушениями в области финансов, проведением аудита, ревизий. Срок отодвигается в этих случаях еще на полтора года.
Содержание объяснительного документа должно быть сжатым и сдержанным. Если работник виноват, то это следует принять и признать. Возможно, признание за собой вины поможет работнику избежать серьезного наказания, но в дальнейшем — это следует отметить в записке — не последует нарушений с его стороны.
На что сотрудники могут пожаловаться в трудовую инспекцию
Сотрудники могут пожаловаться в трудовую инспекцию на что угодно, но не каждая жалоба приводит к проверкам и штрафам. Иногда действия работодателей вполне законны.
Работодатель проверяет шкафчики и личные вещи
Сотрудник обратился в Роструд с вопросом, вправе ли работодатель проверять личные вещи и шкафчик в его присутствии или отсутствии.
У работодателя нет права досматривать сотрудника и его личные вещи. Делать это могут только полицейские и сотрудники ведомственной или вневедомственной охраны при органах внутренних дел. И то лишь в тех случаях, что указаны в законе.
Если в компании есть своя служба безопасности, ее сотрудники тоже не вправе досматривать других сотрудников или шкафчик и вещи. Например, свой охранник на колбасном заводе не может проверять сумки рабочих на проходной, даже если начальник подозревает, что кто-то уносит колбасу домой. Если есть подозрения, работодатель должен вызвать полицию, а уже полицейские — провести досмотр.
Досмотр сотрудника или его вещей директором, охранником или начальником службы безопасности — это превышение должностных полномочий, за которое есть наказание:
- штраф до 80 000 рублей, или в размере заработной платы, или другого дохода за период до шести месяцев;
- запрет занимать должность или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет;
- принудительные работы на срок до четырех лет;
- арест до полугода;
- лишение свободы на срок до четырех лет.
Наказание наступает, если превышение полномочий повлекло нарушение прав и интересов гражданина, общества или государства. Но можно ли отнести сюда досмотр шкафчика, сказать сложно.
Без спроса увез трудовую книжку в другую область
Работодатель увез трудовую книжку сотрудника в другую область, при этом не поставил его в известность и не спросил разрешения. Сотрудник интересуется, насколько это законно.
Работодатель вправе хранить трудовые книжки там, где находится кадровик или другой сотрудник, который занимается ведением, хранением, учетом и выдачей этих книжек. Его назначают отдельным приказом.
Например, если у компании несколько филиалов в разных городах Свердловской области, а головной офис и кадровик находятся в Екатеринбурге, все трудовые книжки тоже можно хранить в Екатеринбурге.
Допустил к работе без договора, а позже захотел добавить условие об испытательном сроке
Менеджер по продажам начала работать без трудового договора — так можно, у работодателя есть три рабочих дня, чтобы его заключить. Это было в пятницу, а во вторник работодатель принес трудовой договор с условием об испытательном сроке.
Если работодатель уже допустил сотрудника к работе, он может заключить с ним трудовой договор в течение трех рабочих дней. Но в такой договор нельзя добавить условие об испытательном сроке просто так. Чтобы это сделать, работодателю перед допуском к работе нужно подписать с сотрудником соглашение об испытательном сроке.
В Трудовом кодексе так и написано:
«Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании означает, что работник принят на работу без испытания. В случае когда работник фактически допущен к работе без оформления трудового договора, условие об испытании может быть включено в трудовой договор, только если стороны оформили его в виде отдельного соглашения до начала работы»
Это значит, что процесс должен выглядеть так:
- работодатель и сотрудник подписывают соглашение об испытательном сроке;
- сотрудник выходит на работу;
- в течение трех дней работодатель подписывает с сотрудником трудовой договор, в котором есть условие об испытательном сроке.
Без письменного соглашения об испытательном сроке добавить это условие в трудовой договор нельзя. Если всё же добавить, сотрудник может оспорить такое условие в суде, а работодатель получить штраф от 1000 до 50 000 рублей.
Работодатель пригласил на работу, а потом передумал
Соискатель прошел собеседование, сделал тестовое задание и получил от работодателя приглашение на работу. А потом работодатель передумал и отказал. Соискатель спрашивает у Роструда: а законен ли отказ работодателя?
Отказ законен, но есть нюансы. Приглашение на работу, или офер — это неофициальный документ, о нем ничего нет в трудовом кодексе или других законах. Поэтому работодатель может пригласить соискателя, а потом отказать, и ничего ему за это не будет.
Но если работодатель приглашает сотрудника в порядке перевода от другого работодателя, у него появляется обязанность заключить трудовой договор и принять сотрудника на работу в течение месяца.
Еще один нюанс в том, что офер могут признать трудовым договором в суде. Такое может случиться, если офер содержит обязательные для трудового договора пункты, например:
- должность;
- условия оплаты труда;
- условия и место работы;
- функции сотрудника;
- режим работы и отдыха;
- дату выхода на работу;
- подпись генерального директора.
Если же в приглашении написано что-то вроде: «Иванов, приглашаем вас на работу! Позвоните нам и обсудим детали», — работодатель может законно передумать и не взять Иванова на работу.
Подробнее о том, как отправлять приглашения, чтобы их нельзя было признать трудовыми договорами, мы рассказывали в другой статье.
Офер могут признать трудовым договором. Что?
Поставил ночные смены сотруднику предпенсионного возраста
Сотрудник предпенсионного возраста жалуется на то, что работодатель ставит ему ночные смены. Он считает, что это незаконно, потому что ему уже скоро на пенсию и ночные смены могут навредить здоровью.
В Трудовом кодексе есть список сотрудников, которым нельзя работать ночью, — это беременные и несовершеннолетние.
Еще есть список тех, кто вправе сам решать, работать ночью или нет:
- женщины с детьми до трех лет;
- сотрудники с детьми с инвалидностью;
- сотрудники с инвалидностью;
- сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи;
- матери, отцы, опекуны, которые воспитывают детей до пяти лет в одиночку.
Сотрудники из этого списка могут отказаться от ночной работы или согласиться на нее, но согласие должно быть письменным.
Людей в предпенсионном возрасте в списках нет, поэтому работодатель вправе ставить им ночные смены.
Решил ввести дресс-код
Сотрудник устроился на работу в компанию без дресс-кода, а через полгода работодатель решил, что все должны приходить в офис в белых рубашках и черных брюках. Изначально в трудовом договоре такого условия не было, и сотрудник спрашивает, можно ли считать введение дресс-кода нарушением договора.
Введение дресс-кода не нарушает договор. Работодатель вправе в любой момент установить требования к внешнему виду сотрудников, стилю или форме одежды.
Чтобы ввести дресс-код законно, работодателю нужно прописать его в локальном акте, например правилах внутреннего трудового распорядка или кодексе этики служебного поведения. Затем ознакомить сотрудников с этим локальным актом под подпись, и только после этого требовать одеваться на работу по дресс-коду.
