Обоснование закупки пример

Как обосновать закупки в плане закупок и плане-графике

Расскажем, как корректно заполнить каждую графу формы обоснования закупки при формировании плана и плана-графика по 44-ФЗ. На примерах покажем, какие данные брать из планов, а какие заполнять самостоятельно.

До конца лета заказчики должны обосновать процедуры на следующий плановый период и вместе с проектом плана закупок передать в ГРБС. Затем закупки обосновывают, когда формируют и утверждают план-график. Обоснование нужно, чтобы объяснить, почему заказчик закупает товары, работы, услуги с конкретными характеристиками и ценой.

Если контролер признает закупку необоснованной, контрактного управляющего или работника контрактной службы оштрафуют на сумму от 20 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 7.29.3 КоАП РФ, ч. 4–6 ст. 18 Закона № 44-ФЗ).

Порядок обоснования закупок

Обоснование осуществляется в соответствии с требованиями статьи 18 Закона о контрактной системе. Оно заключается в том, что заказчик доказывает соответствие планируемой процедуры своим потребностям, целям и положениям закона.

Порядок обоснования закупок по 44-ФЗ устанавливается постановлением Правительства РФ от 05.06.2015 № 555. В соответствии с ним заказчики должны аргументировать выбор:

— способа определения поставщика;

Для планов и планов-графиков предусмотрены различные формы обоснования закупочных процедур. К примеру, при составлении плана подлежит обоснованию объект закупки.

Оценка обоснованности осуществления закупки проводится органами мониторинга, контроля и аудита. По итогам проверки процедура может быть признана необоснованной. Заказчику это грозит:

— привлечением к административной ответственности.

Обоснование плана закупок по 44-ФЗ

При формировании плана закупок обосновывается соответствие процедуры нормам закона и целям заказчика. Эти документы составляется заказчиками на основе установленных затрат на функционирование учреждений, государственных и иных программ, требований к отдельным товарам, работам и услугам.

В план закупок включают:

— код закупочной процедуры;

— цель закупки в соответствии с нормами статьи 13 Закона о контрактной системе;

— предмет будущего контракта;

— сроки планируемых закупок;

— сведения о процедурах, к которым в силу инновационного характера и технической сложности могут быть допущены не все поставщики;

— информация об общественном обсуждении процедуры.

Планы составляют на срок действия бюджета. Как правило, это 1-3 года. Также в эти документы включает информация о процедурах, которые планируется провести за пределами этого периода. При формировании плана закупок обоснованию подлежат объекты планируемых закупочных процедур, а именно их соответствие потребностям заказчика, проводимым на государственном или региональном уровне программам и мероприятиям, а также нормам закона.

Как заказчику обосновать закупку в плане закупок

В плане закупок обоснуйте объект закупки. Задача – подтвердить, что заказчик проводит закупку, чтобы реализовать конкретную цель, и продукция отвечает требованиям нормирования.

Чтобы обосновать процедуру в плане закупок, заполните:

— В графе 1 укажите порядковый номер позиции.

— В графе 2 укажите идентификационный код закупки, который прописали в столбце 2 плана закупок.

— В графе 3 укажите наименование объекта закупки, которое прописали в столбце 5 формы плана закупок. Наименование пропишите по каталогу товаров, работ, услуг (ч. 4 ст. 23 Закона № 44-ФЗ).

— В графе 4 укажите наименование государственной, муниципальной программы, программы субъекта РФ, если планируете закупку в рамках такой программы. Например, заказчик планирует закупку в рамках государственной программы «Развитие здравоохранения» – постановление Правительства РФ от 15 апреля 2014 года № 294. В графе 4 укажите наименование программы. Если закупку планируете вне рамок программной деятельности, графу 4 не заполняйте.

-В графе 5 укажите наименование мероприятия программы, наименование функции, полномочия государственного органа, органа управления государственным внебюджетным фондом, муниципального органа или наименование международного договора РФ, которое прописали в столбце 3 формы плана закупок.

Как заказчику обосновать закупку в плане-графике

При формировании плана-графика заказчик обосновывает начальную цену контракта, способ закупки, дополнительные требования к участникам. Об этом сказано в части 3 статьи 18 Закона № 44-ФЗ.

Чтобы обосновать закупку в плане-графике, заполните:

— В графе 1 укажите порядковый номер позиции.

— В графе 2 укажите идентификационный код закупки, который прописали в столбце 2 плана-графика.

— В графе 3 укажите наименование объекта закупки, которое прописали в столбце 3 формы плана-графика. Наименование пропишите по каталогу товаров, работ, услуг (ч. 4 ст. 23 Закона № 44-ФЗ).

— В графе 4 поставьте начальную цену контракта, которую прописали в столбце 5 плана-графика.

— В графе 5 укажите метод, которым рассчитывали начальную цену контракта: сопоставимых рыночных цен, нормативный, тарифный, проектно-сметный, затратный. Если не смогли применить ни один из методов, графу 5 оставьте пустой.

— В графе 6 укажите причины, по которым не смогли применить ни один из методов определения и обоснования НМЦК. Например, напишите: «расчет НМЦК на образовательные услуги по профессиональной переподготовке и повышению квалификации федеральных государственных гражданских служащих выполнен согласно постановлению Правительства РФ от 15 января 2014 года № 26». Если заполнили графу 5 формы обоснования закупок, графу 6 оставьте пустой.

— В графе 7 укажите реквизиты коммерческих предложений, локально – сметного расчета, правового акта, на основе которого определили НМЦК. Например, пропишите: «расчет начальной цены контракта на поставку электрической энергии был проведен согласно распоряжению Комитета по ценам и тарифам Московской области от 16 декабря 2016 года № 203-Р». Графу 7 не заполняйте, если заполнили графу 6 формы обоснования закупок.

подтвердите, что начальная цена контракта обоснованна. К форме обоснования приложите расчет НМЦК, справочную информацию и документы, на основании которых определили стоимость. Законодатель не уточнил, в какой форме, табличной или текстовой, заказчик должен отразить расчет обоснования НМЦК. Поэтому самостоятельно определите приемлемый для себя вариант, учитывайте требования статьи 22 Закона № 44-ФЗ и приказа Минэкономразвития России от 2 октября 2013 года № 567 (письмо Минэкономразвития России от 18 ноября 2016 года № Д28и-3122).

— В графе 8 укажите способ закупки, который прописали в столбце 24 плана-графика. Название процедуры пропишите так же, как в главе 3 Закона № 44-ФЗ, например, открытый конкурс или запрос предложений.

— В графе 9 укажите причину, по которой выбрали способ закупки, и ссылку на норму Закона № 44-ФЗ. Например, планируете провести электронный аукцион – как обоснование укажите: «закупаемая продукция включена в аукционный перечень (ч. 2 ст. 59 Закона № 44-ФЗ, распоряжение Правительства РФ от 21 марта 2016 г. № 471-р)».

Допустим, планируете закупку лекарств, назначенных пациенту по медицинским показаниям, способом запроса предложений, в обосновании, например, укажите: «заказчик проводит запрос предложений, так как закупаемые лекарственные препараты назначены пациенту по медицинским показаниям. Решение врачебной комиссии № 555 от 17 июля 2017 года, пункт 7 части 2 статьи 83 Закона № 44-ФЗ» (п. 5 постановления № 555).

— В графе 10 поставьте ссылку на правовой акт, согласно которому установили дополнительные требования к участникам. Если доптребований нет, графу оставьте пустой. Дополнительные требования, которые заказчик вправе предъявить к участникам закупок, Правительство РФ установило в постановлении от 4 февраля 2015 года № 99. Поэтому как на обоснование заказчик вправе сослаться на данный правовой акт. Например, планируете закупку транспортных услуг, которые связаны с выполнением воинских морских перевозок, в графе 10 формы укажите: пункт 3 приложения 1 к постановлению от 4 февраля 2015 года № 99.

Графа 10 формы обоснования соответствует столбцу 28 формы плана-графика.

Обоснование приложите к плану-графику закупок. Срок, в который заказчик должен подготовить обоснование, устанавливает Правительство РФ, высшие исполнительные органы госвласти субъектов РФ, местные администрации. Форму обоснования закупок Правительство утвердило в постановлении от 5 июня 2015 года № 555.

Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки.

Служебная записка о приобретении оборудования

Организации для нормальной деятельности необходимо приобретать различное оборудование, технику, другие товары. Руководство не всегда может знать, что требуется докупить и почему. Чтобы информировать работодателя, сформулировать просьбу и обосновать необходимость приобретения, сотрудники составляют служебную записку. Разберемся, как правильно ее составить для приобретения оборудования.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

Функции служебной записки

Служебная записка — это документ внутренней деловой переписки. Главная задача — информировать других сотрудников или руководство о чем-либо в организации. Один из видов таких документов — служебная записка о приобретении.

Ее уместно составлять, если основное средство организации больше не актуально, например, оборудование, компьютерные программы, или вышло из строя. Также ее пишут, если закончились какие-либо материальные ресурсы.

• Информировать начальство о возникшей необходимости в приобретении объекта основных средств.
• Выражение просьбы заменить оборудование.
• Подтверждение обоснованности расходов. Является документом первичного бухгалтерского учета.

К сведению! Поскольку документ подтверждает обоснованность затрат в организации, то его необходимо хранить с другими документами, подтверждающими расходы, в течение 5 лет.

С помощью служебной записки можно выразить просьбу приобрести, кроме оборудования, принтеры, компьютеры, спецодежду, канцелярские товары и другие объекты основных средств и расходные материалы.

Общие правила составления

Написать служебную записку может абсолютно любой работник организации. Ее составляют на имя непосредственного начальника, а если компания или предприятие небольшое, то на имя руководителя.

При написании документа необходимо использовать официально деловой стиль, все формулировки должны быть четкими и понятными читающему. В тексте нужно указать марку, модель или иные характеристики запрашиваемого объекта, количество. Если запрашивают много предметов, то лучше оформить этот пункт в виде таблицы.

Текст не должен содержать разного рода ошибок. Не нужно использовать длинные, запутанные предложения, изъясняться нужно лаконично.

Как правило, в отделе кадров или у непосредственного руководителя уже есть образец служебной записки, по которому можно составить собственный документ.

Работодатель, изучив записку, должен принять решение о целесообразности покупки оборудования и издать приказ для выдачи денег на покупку подотчетному лицу или дать поручение бухгалтеру оплатить покупку.

Наниматель должен помнить, что обеспечение сотрудников оборудованием, документацией, техникой для решения их трудовых задач — это его прямая обязанность. Она прописана в ст. 22 ТК РФ. Заменить оборудование нужно, если оно морально устарело или произошла его поломка.

Как составить служебную записку на приобретение

Записку можно написать от руки или набрать на компьютере с последующей распечаткой. Составляют ее в свободной форме, поскольку унифицированного бланка не существует.

В документе нужно указать следующую информацию:

• Должность и ФИО руководителя, на имя которого пишут служебную записку.
• Должность и ФИО составителя записки.
• Наименование документа.
• Описание проблемы и просьбу приобрести то или иное оборудование.
• Характеристики оборудования. Здесь можно указать марку, модель, мощность, объем, артикул (при необходимости).
• Дату и подпись работника, составившего документ.

К сведению! Законодательство не устанавливает обязательный характер применения служебных записок и их регистрации. Однако некоторые компании регистрируют их в специальном журнале учета.

Образец служебной записки о приобретении оборудования

Генеральному директору
ООО «Вкусное меню»
Рассомахину И.И.
от заведующего складом № 3
Николаева А.А.

Довожу до Вашего сведения, что «15» января 2021 года на складе №3 сломался морозильный ларь. Оборудование не поддерживает нужную температуру для хранения продуктов. Прошу приобрести новый морозильный ларь Liebherr GTL 3005.

Как обосновывать закупки в план-графике на 2020 год

Обоснование закупок — это подтверждение в отдельном приложении, что запланированная процедура соответствует заложенным целям. Это требование установлено в ст. 18 44-ФЗ и отменено с 2020 года 71-ФЗ от 01.05.2019.

Как обосновать закупки 2020 года

Заполнять план закупок не нужно, он отменен как отдельный документ. Заказчики готовят только план-график по новой форме.

Подробнее о том как заполнять план-график закупок на 2020 года в статье «Заполняем план-график: пошаговая инструкция».

Как обосновывали в 2020 году до изменений

Это одно из недавних обязательных требований Закона о контрактной системе (44-ФЗ). Заказчику предписано обосновать два документа: план заказов и график. Такая необходимость возникла потому, что на текущей стадии организации Единой информационной системы (ЕИС) расширяются возможности мониторинга, аудита и контроля в отношении закупочных процедур. По результату таких проверок закупку, которую заказчик включил в планы, признают необоснованной.

Правила, по которым заказчик подтверждает потребности, установлены правительством. Специально разработаны две табличные формы с несколькими наименованиями столбцов в зависимости от предназначения плана (Постановление Правительства №555). Первые три столбца в формах повторяются.

Обоснование в плане закупок

Сведения об обосновании закупки в плане закупок предоставляются в виде отдельного документа. В таблице пояснений заказчик связывает объект (объекты) заказа с целями по ст. 13 44-ФЗ или с требованиями по ст. 19 44-ФЗ. Обоснование соответствия объекта в плане закупок в графе 6 заказчик связывает с конкретным мероприятием государственной (муниципальной) программы или международным договором.

Приведем пример обоснования закупок при формировании плана закупок. Допустимы такие формулировки:

• объект (столбец 3) — «Поставка учебной литературы»;
• госпрограмма или программа субъекта РФ, муниципальная программа (стоблец 4) — «Развитие образования на 2017-2020 годы»;
• мероприятие госпрограммы или программы субъекта РФ, муниципальной программы (столбец 5) — «Мероприятие 1.2.1 «Организация предоставления общедоступного и бесплатного начального общего, основного общего, среднего общего образования, создание условий для осуществления присмотра и ухода за детьми в группах продленного дня и содержания детей в МБОУ «Школа-интернат»;
• обоснование соответствия объекта и (или) объектов заказа мероприятию государственной (муниципальной) программы (столбец 6) — «Обеспечение деятельности учреждения общего образования в части выполнения организации предоставления общедоступного и бесплатного начального общего, основного общего, среднего общего образования, создание условий для осуществления присмотра и ухода за детьми в группах продленного дня».

Обоснование в графике

При формировании плана графика обоснованию подлежат начальная (максимальная) цена контракта (НМЦК) и способ определения процедуры.

Пояснению НМЦК следует уделить особенное внимание. По п.1 ст. 22 44-ФЗ, требуется не только указать начальную цену контракта, но и привести обоснование метода определения НМЦК в плане графике. Последствия за неправильно составленный комментарий к НМЦК достаточно серьезные. В Кодексе Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП) за необоснованную цену установлено наказание в размере от 20 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 7.29.3 КоАП). А если заказчик нарушит порядок или форму пояснения НМЦК, ему грозит штраф в размере 10 000 руб. (ч. 2 ст. 7.29.3 КоАП РФ). Подробнее читайте в статье о штрафах.

Вместе с тем, утверждённые формы таблиц с пояснениями носят в некотором смысле обобщённый вид. В письме Минэкономразвития подчеркнул, что у заказчик вправе на самостоятельно определить, какой комментарий к НМЦК приемлемый для представления в таблице (Письмо от 26 октября 2016 г. № Д28и-2944).

Постановление Правительства №555 предлагает отдельно рассматривать правила пояснения закупок лекарственных препаратов в рамках запроса предложений (п. 7 ч. 2 ст. 83 44-ФЗ) и у единственного поставщика (пп. 4, 5, 26, 33, ч. 1 ст. 93 44-ФЗ). В этих случаях правила заполнения проще. В отношении указанных заказов в таблице пояснений к графику столбцы 5, 6, 9, 10 заполнять не потребуется. В первом случае (лекарственные препараты) объяснение основывается на решении врачебной комиссии. Во втором требуется прокомментировать общий годовой объём заказов, когда они касаются:

• процедур с определённым размером до 100 000 или 400 000 руб.;
• направления в командировку, участие в культурных мероприятиях;
• списка командировок, мероприятий в соответствии с приглашениями;
• преподавательских услуг, услуг гида;
• образовательных и экскурсионных мероприятиях.

Важно помнить, что при внесении изменения в документы планирования, необходимо внести изменения в отдельные формы своих пояснений.

Обоснование закупки у единственного поставщика

В ряде случаев заказчик имеет право приобрести товар, работу или услугу у единственного поставщика, минуя конкурентную процедуру. Такую закупку необходимо обосновать, а также включить в контракт расчет стоимости. Подробнее об этом обосновании — в сегодняшней статье.

Когда обоснование не понадобится

Части 3 и 4 статьи 93 закона 44-ФЗ требуют, чтобы к контракту с единственным поставщиком прилагался отчет с обоснованием закупки. Но в ряде случаев он не понадобится. Если конкретно, то не нужно составлять отчет при закупке:

• услуг по ликвидации стихийных бедствий, аварий, в том числе услуг экстренной врачебной помощи;
• услуг по управлению многоквартирным домом;
• ремонтных работ и услуг по содержанию нежилых помещений;
• объектов культурного наследия, литературы или искусства;
• услуг по организации концертов, театральных спектаклей;
• прочих объектов, полный перечень которых дан в статьи 93 закона 44-ФЗ.

Что следует включить в обоснование

Закон устанавливает необходимость наличия обоснования закупки у единственного поставщика, однако не содержит четких требований к нему. Тем не менее специалисты рекомендуют отразить в нем следующие положения:

Регистрация в ЕРУЗ ЕИС

С 1 января 2020 года для участия в торгах по 44-ФЗ, 223-ФЗ и 615-ПП обязательна регистрация в реестре ЕРУЗ (Единый реестр участников закупок) на портале ЕИС (Единая информационная система) в сфере закупок zakupki.gov.ru.

Мы оказываем услугу по регистрации в ЕРУЗ в ЕИС:

Заказать регистрацию в ЕИС

• цель, для осуществления которой производится закупка;
• описание объекта и его цена;
• условия заключения контракта;
• плюсы конкретного поставщика;
• обстоятельства, которые делают невозможным проведение конкурентной процедуры;
• вывод о том, что закупку целесообразно провести у указанного поставщика.

В качестве приложения целесообразно добавить расчет, который подтвердит, что проведение конкурентной закупки не даст заказчику возможности сэкономить.

Основная задача заказчика — доказать, что заключение контракта с единственным поставщиком было лучшим или единственно возможным вариантом осуществить закупку. Причины у такой закупки могут быть следующие:

1. Объект потребовался срочно. Конкурентная процедура требует времени на подготовку, а при срочной закупке его нет. В обосновании следует объяснить, почему заказчик не имел времени на проведение аукциона, конкурса или иной процедуры.
2. На рынке нет конкурентов. Иногда объект закупки предлагается к продаже компанией-монополистом. Например, программное обеспечение может реализоваться через единственного дистрибьютора в указанном регионе. Привлекать поставщиков из других субъектов РФ может быть невыгодно с экономической точки зрения либо из-за сроков закупки.
3. Отсутствие выгоды. Например, в регионе есть 1-2 поставщика нужного товара или услуги, которые держат примерно одинаковую цену и не намерены ее снижать. Проводить конкурентную закупку в такой ситуации бессмысленно, а привлекать поставщиков из соседних регионов не всегда экономически оправдано.
4. Поставщик не заинтересован в сделке с заказчиком. Это может быть, например, из-за малого объема закупаемых товаров или по другим причинам. Чтобы подтвердить отсутствие интереса у поставщика, можно приложить к обоснованию переписку с ним.
5. Скидки, распродажи. Товар, который необходим заказчику, конкретный поставщик предлагает по цене ниже рыночной. Предложение действует ограниченное время, поэтому если будет проведена конкурентная процедура, есть риск его упустить.

Когда нужно составить и разместить отчет

Закон 44-ФЗ не устанавливает определенных сроков для составления отчета о закупке у единственного поставщика. Вместе с тем часть 3 статьи 93 закона гласит, что обоснование закупки в отчете необходимо для заключения контракта.

Поэтому отчет, включающий обоснование заключения контракта с единственным поставщиком, нужно опубликовать в ЕИС после размещения закупки в плане-графике, но до подписания контракта.

Приложение 6. Примеры обоснования необходимости использования других показателей, требований, условных обозначений, терминологии (пункт 2 часть 1 статьи 33 Закона 44-ФЗ) на поставку товаров, оказание услуг, выполнение работ

Примеры обоснования
необходимости использования других показателей, требований, условных обозначений, терминологии (пункт 2 часть 1 статьи 33 Закона 44-ФЗ)
на поставку товаров, оказание услуг, выполнение работ

При отсутствии действующего ГОСТа

Обоснование необходимости использования других показателей, требований, условных обозначений, терминологии

(пункт 2 части 1 статьи 33 Закона 44-ФЗ)

Если заказчиком при составлении описания объекта закупки не используются установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации о техническом регулировании, законодательством Российской Федерации о стандартизации показатели, требования, условные обозначения и терминология, в документации о закупке должно содержаться обоснование необходимости использования других показателей, требований, условных обозначений и терминологии.

Форма заполняется отдельно на каждый вид товара описание которого не соответствует требованиям технических регламентов, национальных стандартов

При наличии действующего ГОСТа и описания объекта закупки в соответствии с требованиями каталога товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд.

Обоснование необходимости использования других показателей, требований, условных обозначений, терминологии

Муниципальным заказчиком не используются технические регламенты, принятые в соответствии с законодательством Российской Федерации о техническом регулировании, документы, разрабатываемые и применяемые в национальной системе стандартизации, принятые в соответствии с законодательством Российской Федерации о стандартизации при описание товара, указанного в приложение N 1 к техническому заданию, в соответствие с требованиями части 4 Постановления Правительства Российской Федерации от 08 февраля 2017 года N 145 «Об утверждении Правил формирования и ведения в единой информационной системе в сфере закупок каталога товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд и Правил использования каталога товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее — ППРФ N 145). Указанная норма ППРФ N 145 содержит требование об обязательном использовании при планировании закупки и ее осуществлении информации, включенной в соответствующую позицию, в том числе описание товара, работы, услуги (при наличии такого описания в позиции)

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.