Руковводитель подал проект приказов в профсоюз на согласование

Утверждение документов: каприз или необходимость?

Каждый организационно-нормативный документ нужно утверждать путем оформления соответствующего реквизита 16 – грифа утверждения документа. Такая процедура придает документу юридическую силу. Вводить в работу неутвержденный документ нельзя.

Сегодня поговорим о том, какие документы подлежат утверждению и чем оно отличается от согласования, а также подробно рассмотрим способы утверждения и оформления грифа утверждения документа.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ПОДЛЕЖАТ УТВЕРЖДЕНИЮ?

Перечень документов, нуждающихся в обязательном утверждении, должен содержаться во внутренних локальных нормативных актах (далее – ЛНА) конкретной организации. Например, таким документом может быть инструкция по делопроизводству. Если подобных ЛНА в вашей организации нет, то следует обратиться к специальной литературе по делопроизводству и общепринятой практике.

Если в ЛНА не установлено другое, то рекомендуется утверждать:

• акты (проверок, ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования, экспертизы, приема-передачи дел, ликвидации и реорганизации организаций и т.д.);
• технические задания на проектирование и разработку объектов, технических сооружений, объектов капитального строительства, проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских, технологических работ, разработку программного обеспечения и сайтов организаций и т.д.;
• шаблоны и формы документов, используемых в деятельности организации;
• методические инструкции и указания;
• правила, в том числе внутреннего трудового распорядка;
• инструкции по всем направлениям деятельности, в том числе должностные, по делопроизводству, охране труда, технике безопасности, пожарной безопасности и т.д.;
• нормативы (трудовые и материальные);
• отчеты о производственной деятельности, командировках, проведении научно-исследовательских работ и т.д.;
• перечни должностей работников с ненормированным рабочим днем, типовых форм и материалов с указанием сроков хранения и т.д.;
• планы строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, работ коллегиальных органов (комиссий, комитетов, советов и т.д.), производственные, коммерческие и т.д.;
• графики производственные, рабочие, оперативные, процессов, выполнения работ и т.д.;
• расценки, тарифные ставки;
• сметы расходов;
• стандарты отраслевые, государственные;
• технические условия и нормали предприятия;
• структуру предприятия, штатное расписание, штатную численность;
• уставы организаций и коллегиальных органов;
• положения о подразделениях, о должностях;
• регламенты бизнес-процессов.

Приведенный перечень – примерный. Каждая организация вправе утверждать любые документы, если в этом есть необходимость.

Для грамотного обоснования утверждения нужно внести перечень утверждаемых документов в инструкцию по делопроизводству. Кстати, этот документ также следует утверждать!

Если по каким-либо причинам внести перечень утверждаемых документов в инструкцию по делопроизводству невозможно или нецелесообразно, его можно утвердить и ввести в работу приказом организации.

В сфере делопроизводства нуждаются в утверждении:

• план работ отдела на год;
• положение о подразделении (канцелярии, документационном обеспечении управления, архиве и т.д.);
• номенклатура дел;
• акт приема-передачи дел;
• инструкция по делопроизводству.

Чем отличается утверждение от согласования?

Утверждение – это способ введения документа в действие, придания ему законной силы и распространения его действия на определенный круг лиц или организаций. Утверждение производит, как правило, первое лицо организации – директор или генеральный директор. Утверждать документ следует только после его подписания.

Согласование – это процесс проверки качества проекта документа, его своевременности, целесообразности, реальности выполнения, соответствия действующему законодательству и ЛНА организации. Документы согласуют специалисты или руководители соответствующих структурных подразделений в рамках своей компетенции. Порядок согласования различных видов документов также закрепляют документально: как правило, в инструкции по делопроизводству или в регламентах, описывающих бизнес-процессы. Согласовывать документ следует перед его подписанием.

СПОСОБЫ УТВЕРЖДЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ГРИФА УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА

Существует три способа утверждения документа:

1. утверждение распорядительным документом (распоряжением, приказом, постановлением, решением);
2. утверждение коллегиальным органом;
3. утверждение должностным лицом без издания распорядительного документа об утверждении.

Рассмотрим эти способы.

Утверждение распорядительным документом

Этот способ чаще используют в случаях, когда нужно сопроводить утверждение документа дополнительными пояснениями или совершить какие-то действия по внедрению утверждаемого документа. Но утвердить документ приказом не запрещено и в том случае, когда никакие пояснения и действия не нужны.

На утверждаемом документе оформляют гриф утверждения документа. Его размещают в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа. Он состоит из слова УТВЕРЖДЕН (-А, -О), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа (то есть если утверждают график, то пишут УТВЕРЖДЕН, если инструкцию, то УТВЕРЖДЕНА, если положение, то УТВЕРЖДЕНО, если правила, то УТВЕРЖДЕНЫ), наименование утверждающего распорядительного документа в творительном падеже (например, «приказом»), его даты и регистрационного номера. Строки реквизита центруют относительно самой длинной строки или выравнивают по левому краю (Пример 1).

Л.А. Назарова,
делопроизводитель

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2019.

Руковводитель подал проект приказов в профсоюз на согласование

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В организации есть первичная профсоюзная организация, которая объединяет менее половины работников. Согласно ст. 372 ТК РФ работодатель перед принятием локального нормативного акта направляет проект и обоснование по ЛНА в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников. Согласно ст. 135 ТК РФ локальные нормативные акты, устанавливающие систему оплаты труда, принимаются с учетом мнения представительного органа работников. Означает ли это, что Положение об оплате труда работников нужно согласовывать с профсоюзной организацией в обязательном порядке?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Поскольку профсоюз объединяет менее половины работников, учитывать его мнение при принятии Положения об оплате труда нет необходимости.
Если работники, не являющиеся членами профсоюза, не уполномочат этот профсоюз представлять их интересы, локальный нормативный акт может быть принят работодателем самостоятельно.

Обоснование вывода:
Заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда (часть первая ст. 135 ТК РФ). В соответствии с частью второй ст. 135 ТК РФ системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права*(1).
В соответствии со ст. 8 ТК РФ работодатель вправе самостоятельно принимать локальные нормативные акты, обязательные для работников данного работодателя, а также вносить изменения в ранее принятые акты, равно как и утверждать новые взамен прежних. При этом локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии) (часть вторая ст. 8, часть четвертая ст. 135 ТК РФ).
Из содержания ст. 2 ТК РФ, п. 1 ст. 2, п. 1 ст. 11 Федерального закона от 12.01.1996 N 10-ФЗ «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности» следует, что профессиональные союзы создаются в целях представительства и защиты и в силу части первой ст. 29 ТК РФ относятся к представителям работников.
Поэтому, когда Трудовой кодекс РФ требует учитывать при принятии локального нормативного акта мнение представительного органа работников, такой акт согласовывается с первичной профсоюзной организацией или иным представителем работников. Иной представитель избирается тайным голосованием на общем собрании (конференции) работников (часть первая ст. 31 ТК РФ).
Согласно части первой ст. 372 ТК РФ проект локального нормативного акта, по которому необходимо учесть мнение профсоюза, направляется в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников. Мнение иного, кроме профсоюза, представителя работников также учитывается в порядке, предусмотренном ст. 372 ТК РФ (смотрите, например, часть вторую ст. 136, часть третью ст. 147, часть первую ст. 190, часть третью ст. 196 ТК РФ)*(2). То есть если в организации отсутствует профсоюз или он объединяет менее половины работников, однако есть иной представительный орган (уполномоченный представитель), то учесть его мнение необходимо.
Так как профсоюз в рассматриваемом случае объединяет менее половины работников, учитывать его мнение при принятии локального нормативного акта нет необходимости (смотрите, например, определение Брянского областного суда от 22.01.2019 N 33-385/2019; определение Волгоградского областного суда от 16.02.2018 N 33-2654/2018; решение Верховного Суда Республики Коми от 17.05.2017 N 21-391/2017)*(3). Однако в силу части второй ст. 30 ТК РФ работники, не являющиеся членами профсоюза, могут уполномочить орган первичной профсоюзной организации представлять их интересы во взаимоотношениях с работодателем по вопросам индивидуальных трудовых отношений и непосредственно связанных с ними отношений на условиях, установленных данной первичной профсоюзной организацией. Тогда мнение первичной профсоюзной организации должно быть учтено при принятии локального нормативного акта.
Таким образом, если в рассматриваемом случае имеющаяся профсоюзная организация не уполномочена представлять интересы всех работников, работодатель при принятии локального нормативного акта вправе обойтись без учета мнения такой профсоюзной организации (определение Приморского краевого суда от 04.10.2016 N 33-10453/2016, определение Ленинградского областного суда от 22.06.2016 N 33-3685/2016, вопрос-ответ с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ»).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллер Оксана

Ответ прошел контроль качества

8 сентября 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Смотрите материал Энциклопедия решений. Заработная плата.
*(2) Даже если закон требует принимать локальный нормативный акт по конкретному вопросу с учетом мнения именно первичной профсоюзной организации, а профсоюзный орган, отвечающий указанным в ст. 372 ТК РФ критериям, отсутствует, однако имеется иной представительный орган, выбранный трудовым коллективом, работодатель обязан учесть его мнение (смотрите также материал: Энциклопедия решений. Порядок принятия локальных нормативных актов и ознакомления с ними работников).
*(3) В судебной практике можно встретить и противоположное мнение (смотрите, например, определение Челябинского областного суда от 06.08.2019 N 11-8972/2019; определение Ставропольского краевого суда от 13.08.2013 N 33-4249/13).

Какие документы обязательно нужно согласовать с профсоюзом?

В соответствии со ст. 8, 371, 372, 373 Трудового кодекса РФ работодатель при принятии локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, учитывает мнение представительного органа работников.

Коллективным договором может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, по согласованию с представительным органом работников (профсоюзным комитетом первичной профсоюзной организации).

Локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, коллективным договором либо принятые без учета мнения (согласования) представительного органа работников, являются недействительными и не подлежат применению с момента их принятия.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ учет мнения профсоюзного комитета первичной профсоюзной организации требуется относительно следующих решений:

в случае сокращения численности или штата работников организации работодатель обязан в письменной форме сооб­щить об этом профкому не позднее, чем за два месяца до на­чала проведения соответствующих мероприятий, а в случае, если решение о сокращении численности или штата работни­ков может привести к массовому увольнению работников — не позднее чем за три месяца до начала проведения соответству­ющих мероприятий (ч. 1 ст. 82 ТК РФ).

увольнение работников, являющихся членами профсоюза в случаях:

сокращения численности или штата работников;

недостаточной квалификации, подтвержденной результа­тами аттестации (в состав аттестационной комиссии в обяза­тельном порядке включается член комиссии от профкома) (ч. 2 ст. 81 и ч. 3 ст. 82 ТК РФ);

неоднократного неисполнения работником без уважитель­ных причин трудовых обязанностей, если он не имеет дисциплинарного взыскания.

• о привлечении работников к сверхурочным работам в случаях, не предусмотренных ч.3 ст.99;
• в случае составления графиков сменности, которые, как правило, являются приложением к коллективному договору (ч. 3 ст. 103 ТК РФ);
• о разделении рабочего дня на части с тем, чтобы общая продолжительность рабочего времени не превышала установленной продолжительности ежедневной работы (ст.105);
• о привлечении к работам в праздничные дни в случаях, не предусмотренных ч.5 ст.113;
• установление порядка и условий предоставления ежегод­ных дополнительных оплачиваемых отпусков (ч. 2, ст. 116 ТК РФ);
• об утверждении графика отпусков (ст.123);
• о введении системы оплаты и стимулирования труда, в том числе повышение оплаты за работу в ночное время, выходные и праздничные дни, сверхурочную работу (ст.135);
• об утверждении формы расчетного листка (ст.136);
• об установлении различных систем премирования, стимулирующих доплат и надбавок (ст.144);
• об установлении конкретных размеров повышения оплаты труда работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда (ст.147);
• об установлении конкретных размеров заработной платы в ночное время (ст.154);
• о введении и применении систем нормирования труда (ст.159);
• о принятии локальных нормативных актов, предусматривающих введение, замену и пересмотр норм труда (ст.162);
• о введении мер, предотвращающих массовые увольнения работников (ст.180);
• об утверждении правил внутреннего трудового распорядка организации (ст.190);
• снятие в течение года дисциплинарного взыскания с ра­ботника — по ходатайству профкома (ч. 2 ст. 194 ТК РФ);
• рассмотрение работодателем заявления профкома о на­рушении руководителем структурного подразделения, его за­местителя трудового законодательства и иных актов, содержа­щих нормы трудового права, условий коллективного договора (ч.1 ст. 195 ТК РФ);
• об определении форм профессиональной подготовки, переподготовки и повышении квалификации работников, утверждении перечней необходимых профессий и специальностей (ст.196);
• реализация основных направлений государственной по­литики в области охраны труда обеспечивается согласованны­ми действиями работодателя и уполномоченных работниками представителей от профсоюзного комитета (ч. 2, ст. 210 ТК РФ);
• решение об увольнении по инициативе работодателя пред­седателя и заместителей председателей профкомов, в том числе структурных подразделений не ниже цеховых, не осво­божденных от основной работы — только с предварительного согласия соответствующего вышестоящего выборного профсо­юзного органа (ч. 1, ст. 374 ТК РФ);
• рассмотрение индивидуальных трудовых споров в комис­сии по трудовым спорам и в судах (ст. 388 и ст. 391 ТК РФ);

Отказ работодателя учесть мнение профкома при принятии им локальных нормативных актов является основанием для на­чала коллективного трудового спора (ст. 398 ТК РФ).

Итак, далее рассмотрим 5 основных документов, которые в обязательном порядке до введения их в действие должны быть согласованы с профсоюзным органом или представителем трудового коллектива организации.

В графике отпусков работодатель определяет, когда сотрудники будут отдыхать. Компания планирует только ежегодные и дополнительные отпуска. В график отпусков не включают отпуска без сохранения заработной платы, учебные и по уходу за ребенком.
Трудовой кодекс указывает только на крайний срок, когда утверждать график, – не позднее чем за две недели до нового календарного года. Поэтому компания вправе утвердить график и раньше. На утверждаемом графике отпусков проставляйте отметку о согласовании документа с выборным органом первичной профсоюзной организации (ст. 123 ТК). Если его нет, рекомендуем сделать отметку: «На момент утверждения графика отпусков представительный орган работников отсутствует».

Правила внутреннего трудового распорядка – обязательный локальный акт, который компания утверждает с учетом мнения представительного органа работников (ст. 190 ТК). До утверждения акта работодатель направляет его проект в профсоюз. Он обязан представить мотивированное мнение в течение пяти рабочих дней.
Когда мнение профсоюза отрицательное либо содержит предложения по документу, работодатель соглашается с поправками или в трехдневный срок проводит с выборным органом консультацию. Если разногласия не устранили, то стороны оформляют протокол разногласий. Работодатель вправе утвердить локальный акт, даже если стороны не достигли единого мнения. В этом случае профсоюз может обжаловать документ в трудовой инспекции или суде (ст. 372 ТК).

При приеме на работу новых работников работодатель обязан проводить вводный инструктаж по охране труда. Для этого компания разрабатывает программу и инструкцию проведения вводного инструктажа по охране труда. Принимать их необходимо с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Если его нет, то согласовывать документы нужно с другим уполномоченным работниками органом (абз. 23 ч. 2 ст. 212 ТК).
В программе работодатель отражает план по проведению вводного инструктажа с работниками. На ее основании компания создает подробную инструкцию. В ней описывает деятельность компании, вредные и опасные производственные факторы, льготы и компенсации, средства индивидуальной и коллективной защиты и др.

Известить профсоюз о сокращении работодатель обязан дважды. Уведомить следует профсоюз вне зависимости от того, подпадают под сокращение члены профсоюза или нет. Вначале компания письменно сообщает выборному органу первичной профсоюзной организации о предстоящем сокращении и о возможном расторжении трудовых договоров с работниками не позднее чем за два месяца или в другой установленный срок (ч. 1 ст. 82 , 292, 296 ТК).
Второй раз компания получает мотивированное мнение выборного органа об увольнении работников – членов профсоюза (ч. 2 ст. 82 ТК). Поэтому в первом случае вы только сообщили в профсоюз о возможном увольнении в связи с сокращением, а во втором – запрашиваете мнение насчет увольнения конкретного члена профсоюза.
Уволить члена профсоюза можно не позднее одного месяца со дня получения мотивированного мнения (ч. 5 ст. 373 ТК).

При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме всех сотрудников о составных частях выплаты. Для этого компания обязана разработать форму расчетного листа, согласовать и утвердить ее с выборным представительным органом (ст. 136, 372 ТК).
В расчетном листе отразите, за какой период выплачиваете заработную плату. Включите в документ все начисления: оплату отпуска, суммы по больничному листу, премии, различные виды доплат, надбавок, денежную компенсацию за нарушение срока выплаты зарплаты и др. Также в форме расчетного листа отразите удержания: НДФЛ, алименты и пр. Итоговой строчкой в расчетном листе должна быть информация об общей денежной сумме, которую получит сотрудник.
Расчетные листы выдавайте только тем, с кем заключили трудовой договор. По договорам гражданско-правового характера такой документ не делайте. Расчетные листы вы можете оформлять на бумаге и в электронном виде (письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).

Работодатель перед принятием решения направляет проект локального нормативного акта, содержащего нормы трудового права, и обоснование по нему в профсоюзный комитет, представляющий интересы всех или большинства работников.

Профсоюзный комитет не позднее 5 рабочих дней с момента получения проекта локального нормативного акта направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.

В случае, если мотивированное мнение профсоюзного комитета не содержит согласия с проектом локального нормативного акта либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним, либо обязан в течение 3 дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с профсоюзным комитетом.

При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель вправе принять локальный нормативный акт, который может быть обжалован первичной профсоюзной организацией в государственную инспекцию труда или в суд, а профсоюзный комитет имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в соответствии с гл. 61 Трудового кодекса РФ.

Государственная инспекция труда при получении жалобы обязана в течение 1 месяца со дня получения жалобы провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене указанного локального нормативного акта, обязательное для исполнения.

Работа в выходной день: что делать с мнением профсоюза

В редакцию поступил вопрос о согласовании с профсоюзным органом порядка привлечения бухгалтеров учреждения к работе в выходной или нерабочий праздничный день, а также сверхурочно. Учреждение обычно направляло в профсоюз служебную записку о такой необходимости с приложением письменного согласия работника. На этом основании издавался приказ. Однако некоторые сотрудники из профсоюзного органа стали требовать проект приказа о привлечении к работе в выходной день или сверхурочно, ссылаясь на ст. 372 ТК РФ. Правы ли они? Ответим, опираясь на нормы законодательства РФ.

Об общих правилах учета мнения профсоюза

Случаи, когда организация должна учитывать мнение профсоюза в порядке, предусмотренном ст. 372 ТК РФ, прямо указаны в данном законодательном акте, например:

• разделение рабочего дня на части (ст. 105);
• введение и отмена неполного рабочего времени при угрозе массовых увольнений (ст. 74);
• определение порядка и условий предоставления дополнительных отпусков, предусмотренных коллективным договором (ст. 116);
• утверждение графика отпусков (ст. 123);
• утверждение графика работы на вахте (ст. 301).

Работодатель в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом или другими федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, перед принятием решения направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников.

Выборный орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта нормативного акта направляет работодателю мотивированное мнение по нему в письменной форме.

В том случае, когда достичь согласия не удалось, составляется протокол разногласий. После этого работодатель имеет право принять локальный нормативный акт, который может быть обжалован выборным органом первичной профсоюзной организации в соответствующей государственной инспекции труда или в суде. При этом профсоюз вправе начать процедуру коллективного трудового спора.

К сведению

Государственная инспекция труда при получении жалобы (заявления) выборного органа первичной профсоюзной организации обязана в течение месяца со дня ее (его) получения провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю обязательное для исполнения предписание об отмене указанного локального нормативного акта.

О соблюдении порядка, предусмотренного статьей 372 ТК РФ

Во-первых, как видим, ст. 372 ТК РФ утвержден порядок принятия локальных нормативных актов с учетом мнения профсоюза. Но является ли приказ о привлечении к работе в выходной день или сверхурочно таким актом?

Считаем, что нет. Значит, и применять порядок учета мнения профсоюза, определенный указанной нормой, при принятии подобных актов не совсем правильно.

В настоящее время в действующем трудовом законодательстве не раскрывается понятие локального нормативного акта. Вместе с тем на основании положений Трудового кодекса и иных нормативно-правовых документов локальный нормативный акт — это принимаемый работодателем в соответствии со ст. 8 ТК РФ внутренний документ, который:

• действует только в отношении работников данной организации;
• рассчитан на неоднократное применение;
• распространяется на всех работников организации или на отдельные их категории в части, не урегулированной трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

На сайте Онлайниспекция.рф специалисты Минтруда указали, что документы однократного применения или документы, касающиеся лишь одного работника, локальными нормативными актами не являются. Такие документы считаются индивидуальными правовыми актами. К ним относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, об увольнении работника, о премировании, предоставлении отпуска, направлении в командировку и т. д.

Во-вторых, в Трудовом кодеке также встречаются случаи, когда порядок учета мнения профсоюза не установлен. Например, в ч. 4 ст. 99, ч. 5 ст. 113 говорится о необходимости учета мнения профсоюзного органа при привлечении сотрудника к работе в выходной или праздничный день, а также сверхурочной работе, но как это сделать, не поясняется.

Поэтому полагаем, что учреждение может самостоятельно утвердить порядок для таких случаев, закрепив его в локальном нормативном акте.

Подведем итог

СРОЧНО!

Успейте разобраться в ФСБУ 5/2019 «Запасы», пока вас не оштрафовали. Самый простой способ – короткий, но полный курс повышения квалификации от гуру бухгалтерского учета Сергея Верещагина

Как разработать и принять локальные нормативные акты в 2021 году

Может показаться, что у руководителей есть полная свобода в формировании набора нормативных актов. Но это не так. Существуют обязательные ЛНА в организации, в 2021 году этот список не претерпел существенных изменений. В него входят:

• правила внутреннего распорядка ( статья 189 ТК, часть 4 );
• штатное расписание ( статья 57 ТК, часть 2 );
• положения, связанные с оплатой труда: о смене тарифных ставок, окладов и т.п. ( статья 123 ТК, часть 4 );
• правила охраны труда;
• акты о работе с персональными данными ( статья 86 ТК, п. 8 ).

Напомним, что обязательно нужен и график отпусков.

Отдельный разговор — о приказах. Если они касаются отдельных работников, то не являются ЛНА, а если регулируют нормы трудового права, то являются. Например, приказ о премировании вахтера Петрова — это не локальный нормативный акт, а приказ в введении новых сеток премий — это ЛНА.

Создание ЛНА: разработка, оформление, утверждение

Разрабатывать локальные нормативные акты могут специалисты разного профиля: экономисты, бухгалтеры, руководители подразделений, кадровики. Иногда над одним документом работают несколько человек. Все зависит от специфики документа.

Скачать таблицу видов ЛНА, что они регулируют и на основании чего оформляются.

Вне зависимости от деталей, существует общая схема создания ЛНА:

• Разработать.
• Оформить.
• Согласовать и утвердить.
• Ознакомить с документом работников.

Рассмотрим каждый этап подробнее.

Если появилась необходимость в локальном нормативном акте, руководитель, первым делом, определяет ответственных за его разработку. Например, правила внутреннего распорядка составляют кадровики. А положениями об оплате, премировании и других финансовых аспектах занимаются бухгалтеры.

Но разработчиками дело не ограничивается — на этом этапе собирают мнения разных специалистов, включая юристов и экономистов. Иногда требуется вердикт сторонних специалистов. Например, представителей санэпид- или пожарного надзора. Так формируется проект документа.

В законодательстве нет четких инструкций касательно оформления ЛНА: можно делать это в соответствии с традициями компании и внутренними правилами документооборота. И все же нужна основа, на которую можно опираться при оформлении. Такая база есть —ГОСТ Р 7.0.97-2016 , регламентирующий составление организационно-распорядительных документов.

Согласно ГОСТу, бланк ЛНА должен содержать:

• Наименование компании, как оно указано в учредительных документах.
• Название ЛНА. Например, правила, акт, положение и т.д.
• Номер, дата и место утверждения акта.
• Текст, который состоит из общих положений, основного блока и заключения.
• Отметки о согласованиях, если они были.
• Указание на приложения, если они есть.
• Отметку об утверждении руководителем, с указанием его имени и должности.
• Дату вступления ЛНА в силу.

Согласование и принятие

Готовый и оформленный документ проходит согласование у представителей структурных подразделений, к которым он имеет отношение. Если у согласователей есть замечания, они передают их разработчику в письменной форме. Если замечаний нет — ставят свою визу в отведенном для этого поле.

Согласно ТК, локальные нормативные акты следует согласовать с профсоюзом или другим органом представительства рабочих ( статья 372 ТК ). У профсоюза есть 5 дней с момента ознакомления, чтобы выдвинуть свои замечания и предложения. Но есть важный нюанс: согласовывать с профсоюзом обязательно лишь там, где этот орган есть. Если же нет, документ утверждает сам руководитель. Не надо создавать союз только ради локального документа.

После согласования и утверждения издают приказ об утверждении ЛНА. О согласовании и утверждении на документе ставится виза

Статья 22 Трудового Кодекса требует, чтобы работники были ознакомлены под роспись с ЛНА, которые напрямую касаются их рабочей деятельности. Как правило, это происходит при трудоустройстве, но если человек уже трудится, и появился новый акт (например, об изменении окладов), надо снова пройти процедуру ознакомления.

Закон не устанавливает ее порядок. Действовать можно несколькими способами:

1. Завести журнал ознакомления с ЛНА и собирать подписи сотрудников каждый раз, когда появляется новый акт.
2. Приложить к нормативному акту лист ознакомления, на котором собирать подписи прочитавших документ.
3. Сделать дополнение к трудовому договору, где вести список ЛНА, с которыми ознакомлен работник.

Последствия нарушений

Локально нормативный акт — это, как правило, объект пристального внимания проверяющих органов. Особенно, если он входит в установленный законом перечень. Если какого-то из обязательных документов не окажется, может последовать наказание по статье 5.27 КоАП:

1. Штраф 1000–5000 рублей — на руководителя или ответственное лицо.
2. Штраф 30000–50000 рублей — на компанию.

Помимо проверки наличия органы надзора могут проконтролировать суть и выполнение ЛНА. Например, в части о защите персональных данных. Если найдут нарушения — может последовать административная, гражданско-правовая и даже уголовная ответственность.

Что такое электронное делопроизводство и какие кадровые документы можно в нем оформлять, узнайте в нашем дистанционном курсе .

Читайте также  Стоит ли подавать суд на подрядную организацию?