Журнал регистрации путевых листов образец 2019 рб

Форма 0345008. Журнал выдачи путевых листов

Важность ведения документа заключается в том, что в нем регистрируются путевые листы, которые, в свою очередь, являются подтверждением понесенных организацией затрат. Без журнала соблюдать порядок в обращении с путевыми листами и доказать вообще их существование (при больших объемах работ) достаточно проблематично.

Способ ведения

Заполнение журнала выдачи путевых листов можно организовать исключительно в бумажном виде. Возможность внесения необходимой информации в электронном варианте отсутствует (только если у каждого из водителей, диспетчеров и бухгалтеров организации есть своя электронная подпись).

С самого начала ведения документ распечатывается, при необходимости снабжается дополнительными листами. По окончании срока ведения он прошивается, заверяется подписью руководителя организации и хранится еще 5 лет.

В идеале он должен быть в постоянном употреблении сотрудника, который занимается выдачей и приемом от водителей путевых листов.

Составные части журнала

Бланк документа состоит из двух листов. В заполненном виде журнал представляет собой книгу с обложкой и несколькими листами, напечатанными и оформленными в виде таблицы. На обложке, в центре, находится наименование журнала с указанием года (месяца) заполнения (обычно его срок действия – 1 год, но бывают и краткосрочные варианты, на один месяц).

В верхней части обложки заполняющий пишет полное название организации, код документа по ОКУД (для типовой межотраслевой формы №8 это 0345008, он сразу вписан в бланк), код по ОКПО.

Таблица, которая располагается на втором листе журнала, содержит столбцы. Каждый из этих столбцов предполагает содержание следующей информации:

• Номер путевого листа. В документе принята сквозная нумерация. Все записи производятся в хронологическом порядке.
• Когда был выдан путевой лист (дата).
• Информация на водителя: ФИО прописью, если есть – табельный номер.
• Цифры гаражного (не номерного) номера машины.
• Подпись водителя как гарантия того, что путевой лист им получен.
• «Автограф» диспетчера, который принял путевой лист с отметками, а также другие документы о поездке (эти данные указываются в примечании).
• Подпись бухгалтера. Ставится после того, как путевой лист поступил в бухгалтерию.
• Примечание. Эта графа предназначена для данных, которые принципиально важны для выдачи или принятия путевых листов. Там указываются пометки (или их отсутствие) на документах, исправления, физические свойства поступившей бумаги и пр.

Второй лист журнала может продолжаться сколько угодно долго. Главное, чтобы занесенные в него путевые листы имели надлежащий срок выдачи. Сотрудник не имеет права вносить в журнал неактуальные или заведомо ложные сведения.

Что касается срока хранения, то, согласно существующим нормам, журнал выдачи путевых листов хранится не менее 5 лет.

Важный момент! В журнал выдачи путевых листов должна вноситься информация о всех выданных документах. Если путевой лист не зарегистрирован, то бухгалтерия не имеет права его принимать.

Кто заполняет

Автоматически ответственным за ведение журнала изначально назначается руководитель организации. Но в подавляющем большинстве случаев он доверяет эту обязанность своим подчиненным. Сделать это можно двумя путями:

• Через трудовой договор (прописав это в качестве прямых обязанностей определенного сотрудника).
• Отдельным приказом. Документ будет называться «Приказ о назначении ответственного за ведение журнала выдачи путевых листов». Он составляется в свободной форме. Главное, чтобы на нем имелись подпись руководителя, реквизиты организации, данные о назначаемом сотруднике и его подпись в знак согласия с содержанием.

Никакой специальной подготовки для ведения журнала назначенному работнику проходить не нужно.

Законодательная база

Прилагаемый бланк и образец заполнения – это типовая межотраслевая форма №8, которая была принята Постановлением №78 Госкомстата 28 ноября 1997 года. Она долгое время была в ходу, да и сейчас не потеряла своей актуальности.

Однако с 2013 года применение именно такого бланка стало необязательной процедурой. Каждая организация вправе самостоятельно выбирать, какой из форм для отметки выдачи путевых листов она будет пользоваться.

Организация даже может вносить изменения в существующие формы документов для собственного удобства. Главное, чтобы эти действия подтверждались отдельным приказом руководителя с подписью и печатью, а также были отмечены в учетной политики компании.

Если же использовать типовую форму, то такие меры не понадобятся. Кроме того, типовая форма журнала удовлетворяет всем требованиям, которые к ней применяются. Внося изменения в графы, заполняющий рискует столкнуться с ситуацией нарушения трудового или налогового законодательства. По этим и другим причинам форма №8 остается в ходу.

Возможные дополнения

Так как применяется журнал достаточно давно, ряд компаний дополнили графы собственными. Практика показала, что удобно вносить в этот журнал также:

• Маршрут автомобиля, по которому он будет двигаться. Некоторые указывают просто точку прибытия.
• Какие грузы доставляет транспортное средство.
• Пробег.
• Расход топлива, который произошел в результате поездки и пр.

Естественно, все эти данные заполняются только после возвращения путевого листа или даже после его поступления к бухгалтеру организации. Какие бы изменения ни вносились в существующую форму, они должны быть подкреплены отдельными приказом руководителя.

Журнал выдачи путевых листов является одним из первичных документов, которые подтверждают расходы организации или ИП на топливо. Если юридическое лицо выбрало систему налогообложения, при котором учитываются расходы, то этот документ является особо важным при расчете причитающихся с организации налогов.

Журнал учета движения путевых листов

Журнал учета путевых листов должна вести каждая транспортная компания. Это необходимо для контроля и учета расходов на бензин, контроля технического состояния и иных вопросов. Путевые листы показывают, по сути, всю работу на транспортном средстве. Это и километраж, все вопросы по ремонту и обслуживанию.

Кроме того по этому бланку определяются часы работы и начисляется заработная плата водителям. Поэтому важно заполнять все данные очень точно, чтобы в итоге не оказалось, что из–за маленькой неточности документ будет недействительным. Скачать образец журнала регистрации путевых листов вы можете на страницах нашего портала совершенно бесплатно. Там вы увидите пример заполнения, который позволит вам не совершать очевидных ошибок.

Что это за бланк, и какое его предназначение?

Журнал учета движения путевых листов форма 8 является бумага государственного образца. Она принята в 1997 году и обязательна для ведения в транспортных компаниях. Несколько лет назад обязательность ее ведения отменили, однако это не значит, что теперь ее можно не вести. Вести ее необходимо, однако его можно упростить, исходя из пожеланий компании. На нашем сайте есть образец журнала выдачи путевых листов в пустом и заполненном варианте. Он поможет правильно заполнить бланк с первого раза.

Важно, чтобы в нем сохранились обязательные реквизиты и данные, а вот форма может быть изменена на более удобный вариант. Журнал учета движения путевых листов заполняется постоянно и после его заполнения фирма должна хранить его не менее 5 лет, так как он является одним из документов первичной документации предприятия.

Где и как применяется?

Согласно закону бланк необходимо вести всем компаниям, которые используют в своей деятельности транспортные средства. В документах указывается вся информация о них. Водителям перед поездками выдается путевой лист, а также документы, дающие право на эксплуатацию транспортного средства.

В нем обязательно фиксируется подробная информация о маршруте следования, остатках и заправки топливом, особенностях технического состояния, а также точное время выезда на маршрут и время его завершения. Большие предприятия заполняют документ ежедневно. По нему легко отслеживать часы работы водителя и техническое состояние транспортного средства.

Небольшие компании, которые не занимаются перевозкой пассажиров, оформляют листы на 30 дней. Этот документ обязательно фиксируется в журнале учета путевых листов. Туда вносятся все данные.

Сроки хранения

Законодательством не предусмотрен закон о необходимости хранения этого документа, однако лучше это делать. Бланк относится к государственным документам, поэтому лучше хранить его на предприятии не менее 5 лет. При необходимости эти документы поднимаются и подтверждают данные, которые туда внесены. Поэтому не спешите избавляться от данных, которые вам могут пригодиться! У нас вы всегда можете скачать журнал учета путевых листов.

Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов

Организации и индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе транспортные средства различных категорий, обязаны выдавать водителям путевые листы. Путевой лист — это документ, дающий водителю право использовать транспортное средство. В нем отражается информация о маршруте, расходе топлива и работе водителя.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевой лист на месяц нельзя.

О том, существуют ли особенности путевого листа, оформляемого ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы оформляете путевые листы. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Общие сведения о журнале учета движения путевых листов

Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако с 01.01.2013 в связи со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированные формы перестали быть обязательными.

Поэтому организация или ИП могут разработать собственную форму путевого листа или дополнить необходимой информацией унифицированную. Решение о принятой форме журнала учета путевых листов закрепляется приказом. Ее применение также можно прописать в учетной политике.

О том, как оформляют такой приказ, читайте здесь.

ВНИМАНИЕ! Если журнал ведется на бумаге, его страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если журнал ведется в электронном виде, он должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью, должна быть обеспечена возможность распечатать журнал (приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368).

Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов должен храниться не менее 5 лет.

Порядок заполнения журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов

Бланк журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов вы можете скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Журнал состоит из двух частей:

1. Титульный лист, на котором прописывается наименование организации или ИП, код по ОКПО, а также период, за который заполняется журнал.
2. Табличная часть, в которой указываются:

• номер путевого листа и дата его выдачи;
• данные водителя и его табельный номер;
• гаражный номер автомобиля;
• подписи лиц, ответственных за ведение журнала:
  • водителя — о получении путевого листа;
  • диспетчера (сотрудника, выполняющего его функции) — о получении документов от водителя;
  • бухгалтера — о проверке и принятии путевого листа к учету.

  Также при необходимости делается примечание.

  В журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.

  Ведение журнала возлагается на сотрудника, назначенного приказом руководителя, либо на сотрудника, в трудовом договоре которого прописаны обязанности по ведению журнала учета путевых листов.

  Обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета могут быть переданы другому юрлицу или ИП на основании договора оказания услуг. В таком случае обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета возлагаются на сотрудников привлеченного контрагента.

  Эксперты КонсультантПлюс подготовили подборку всех форм, связанных с использованием транспорта. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к образцам документов.

  Скачать образец журнала учета движения путевых листов (форма

  Многие организации при заполнении журнала путевых листов сталкиваются с определенными трудностями. Для удобства читателей мы подготовили образец заполнения журнала путевых листов, который вы можете скачать, перейдя по ссылке.

  Итоги

  Журнал учета путевых листов обязателен к заполнению для организаций и ИП, использующих в своей работе транспортные средства. Это один из документов, с помощью которых подтверждаются расходы на топливо, учитываемые при определении налоговой базы по уплачиваемому с доходов налогу. Помимо этого, журнал служит источником сведений для начисления заработной платы водителям организации, поскольку в нем подробно отражается информация об их работе.

  Путевые листы в 2021 году

  Путевой лист – это транспортный документ, которым оформляется использование транспортного средства при выполнении автомобильной перевозки груза или пассажиров (абз. 2 части первой, часть вто­рая ст. 40 Закона Республики Беларусь от 14.08.2007 № 278-3 «Об автомобильном транспорте и автомо­бильных перевозках»).

  Важное в статье:

  • Бланк 1. Карточка учета расхода топлива
  • Бланк 2. Журнал учета движения путевых листов
  • Бланк 3. Путевой лист при выполнении автомобильных перевозок грузов
  • Бланк 4. Заказ-поручение (оформляется перевозчиком при оказании услуг по автомобильным перевозкам грузов физических лиц в комплексе (или выборочно по желанию заказчика автомобильной перевозки)

  4.Путевые листы при выполнении автомобильной перевозки пассажиров:

  • Бланк 5. Путевой лист легкового автомобиля
  • Бланк 6. Путевой лист автомобиля-такси
  • Бланк 7. Путевой лист автомобиля-такси индивидуального предпринимателя
  • Бланк. Путевой лист автобуса
  • Бланк. Путевой лист автобуса, осуществляющего перевозки пассажиров в регулярном сообщении, индивидуального предпринимателя

  1. Путевой лист и необходимость его использования

  Обязательное использование путевых листов на территории Беларуси отменено с 26 февраля 2018 г. (абз. 2 подп. 4.5 п. 4 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»; далее – Декрет № 7).

  Важно! Факт использования автомобилей организации и соответствую­щего расхода топлива должен быть под­твержден документально. Это необходимо в т.ч. для целей налогообложения прибыли организации, так как важно подтвердить производ­ственный характер использования автомобилей.

  Каждая хозяйственная операция оформляется первичным учет­ным документом (далее – ПУД) (Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском уче­те и отчетности»; далее – Закон № 57-З).

  Путевые листы и ранее не содержали стои­мостных показателей израсходованного топлива и не являлись ПУД для спи­сания топлива на затраты. Основанием для списания горюче-­смазочных средств (далее – ГСМ) на за­траты производства могут служить накопительные ведомости путевых листов о фактическом расходе ГСМ или карточки учета расхода топлива за отчет­ный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путе­выми листами, о чем на ведомостях или карточках работник организации, ве­дущий оперативный учет ГСМ, делает соответствующую отметку (п. 83 Инструк­ции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133).

  Данные документы должны со­держать обязательные реквизиты, преду­смотренные ст. 10 Закона № 57-З. Разработанные организацией для при­менения формы ПУД вклю­чаются в учетную политику (абз. 4 п. 4 ст. 9 Закона № 57-З).

  Таким образом, для целей бухгалтерского и налогового учета по-прежнему нужен документ, содержащий необходимые сведения о работе автомо­биля, которые при необходимости используют для со­ставления ПУД, на основании которого списывают стоимость топлива на затраты.

  Таким документом может быть путевой лист. Его составляют по ра­нее утвержденным формам либо организации могут самостоятельно разработать и утвердить формы путевых листов.

  2. Внесение исправлений в данные путевых листов

  С учетом того что путевые листы не являются ПУД, поскольку не содержат всех необходимых реквизитов для признания их ПУД, а также не являются бланками строгой отчетности, важно знать, как правильно вносить в них исправления.

  ПУД для списания топлива составляются на основании путевых листов, поэтому вносить исправления в данные путевых листов нужно так же, как в данные ПУД.

  Справочно: порядок внесения исправлений в первичные учетные документы (за исключением ПУД, формы которых утверждает Нацбанком) определяется Минфином Республики Беларусь (п. 8 ст. 10 Закона № 57-З).

  Такой порядок определен, например, для бланков строгой отчетности. Им же целесообразно руководствоваться и при внесении исправлений в ПУД, не являющиеся бланками строгой отчетности, по которым законодательством не определен порядок внесения исправлений. А в нашем случае – и для путевых листов.

  Ошибочные записи исправляются методами, позволяющими установить дату, основание исправления и лицо, его осуществившее.

  Ошибочные записи исправляются путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм, текста и надписи над зачеркнутым исправленных текста и суммы таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Одновременно лицо, осуществившее исправление, производит оговорку «Исправлено» с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего (п. 4 Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196).

  Пример оформления журнала учета путевых листов — как правильно вести?

  Для осуществления перевозок пассажиров и грузов юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны оформлять путевые листы для всех видов транспорта. В этот документ следует заносить информацию о виде перевозок, техническом состоянии транспортного средства и медицинском осмотре водителя.

  Оформление нужно производить перед каждым рейсом, а после хранить на предприятии не менее пяти лет. Помимо этого, необходимо вести учет путевых листов в специальном журнале регистрации.

  Нужно ли вести учет путевых листов?

  Оборот на предприятии путевых листков должен находиться под строгим учетом руководителя и бухгалтерии. До 1997 года правила ведения журнала были унифицированы и оформлялись по форме №8, однако после 2013 года точное соответствие стало необязательным, но желательным.

  ИП или юрлицо при желании могут спроектировать свой журнал или дополнить необходимой информацией типовую форму, но такая работа потребует затрат усилий и времени. В любом случае удалять обязательные пункты запрещено, а вносить дополнительные сведения – можно.

  Журнал учета должен храниться не менее 5 лет. Период, на который он должен оформляться, чаще всего равен 1 календарному году. Однако данный срок можно уменьшить до 1 месяца.

  В журнал обязательно должны быть внесена следующая информация:

  • дата выдачи путевого листа водителю;
  • дата его получения от водителя;
  • дата приема документа в бухгалтерию организации.

  При регистрации следует соблюдать правила:

  1. Должны регистрироваться все ранее выданные листки.
  2. Следует придерживаться сквозной нумерации.
  3. Новые пометки ставятся строго в хронологическом порядке.
  4. Когда заканчиваются свободные страницы, журнал нужно прошить, а после заверить печатью с росписью руководителя.
  5. Ведение должно поручаться на одного сотрудника (чаще всего бухгалтера), данная обязанность строго прописываться в трудовом договоре с сотрудником.

  Руководитель предприятия имеет право передать обязанности ведения учета другому ИП или юрлицу. Чаще всего обязанности делегируются особой фирме, специализирующейся на ведении документации.

  В случае невыполнения каких-либо требований по оформлению отчетности фирма-помощник обязана возместить контрагенту финансовый и материальный ущерб.

  Как заполнить журнал регистрации?

  С 1 января 2021 года новым приказом Министерства транспорта №60678 от 11.09.2020 был принят ряд нововведений в оформлении самих путевых листов и журналах их учета.

  Так, с начала года было разрешено вести журнал регистрации листов в электронном формате, но при условии, что распечатанная форма будет сохранять исходную структуру. Если это условие не соблюдается, рекомендуется дублировать бумажный вариант.

  Еще одно нововведение – в электронном формате применима только усиленная квалифицированная электронная подпись. Заверять информацию другими способами запрещено.

  В общем виде журнал должен сохранять типовую структуру:

  1. Вначале должен идти титульный лист с указанием наименования и юридического адреса организации, код по ОКПО, период ведения.
  2. Далее следует табличная часть, в которой должны быть отражены сведения о номере регистрируемого документа, дате его выдачи, ФИО водителя и табельном номере, гаражном номере автомобиля, приемке путевого листа. Эти данные должны быть заверены личными подписями водителя, диспетчера и бухгалтера. Дополнительно выделяется место для примечаний.

  Своеобразный итог подводится подписями директора предприятия и ответственного за ведение. Разрешено вносить дополнительные сведения, такие как маршрут, нормативный и фактический расход топлива, пробег и тип транспортируемого груза.

  Журналы могут использоваться для предоставления отчетности в ФНС, поэтому электронная форма также должна находиться в базе как минимум 5 лет после заполнения. Как первичная документация, учетный документ требует грамотности и аккуратности при его ведении. При оформлении бумажной вариации исправление ошибок должно производиться по правилам.

  Так, согласно действующим нормативом оформления документации, необходимо соблюсти алгоритм:

  • неправильную надпись исправить одной чертой, при этом исправленная надпись должна свободно читаться;
  • оставить пометку «исправлено» и рядом указать верные данные;
  • привести дату внесения корректировки;
  • ответственный за ведение должен заверить исправление личной подписью.

  Делать исправления в электронном журнале намного проще, поэтому такой формат более удобен.

  Скачать бесплатно образец

  Выводы

  Нововведения 1 января 2021 года позволяют заполнять журнал учета путевых листов в электронной форме и на бумажных носителях.

  В него должны вноситься все сведения о датах выдачи листка водителя, его приемки через диспетчера в бухгалтерию.

  Журнал должен включать подписи всех ответственных лиц. Обязательно «цифирное сопровождение»: номера листков, даты и время их получения, гаражный номер автомобиля и табельный номер водителя.

  Сшитый и заверенный печатями документ считается первичной документацией и должен храниться на предприятии не менее пяти лет.

  Читайте также  Устроиться на работу во время декретного отпуска