Акт передачи товара в 1с

Акт приёма-передачи товара

В большинстве случаев передача товаров сопровождается всего одним документом – товарной накладной, но иногда условия договора между сторонами требуют составления дополнительной бумаги: акта по приему-передаче товара.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

Акт служит удостоверением факта перемещения материальных ценностей, фиксирует их стоимость, а также такие параметры, как качество и количество.

В ситуациях, когда получатель предъявляет к поставщику претензии по объему, составу, или физическому состоянию (брак, дефекты, неисправности и т.п.) товара, данный документ входит в доказательную базу. Очень часто данная бумага является для судьи (в том случае, если разногласия привели к суду) решающим аргументом для принятия соответствующего решения.

Стоит отметить, что отдельные виды продукции передаются только при условии оформления акта по приему-передаче товара (например, высокотехнологичное оборудование, техника и т.д.). Связано это с тем, что при передаче таких товаров проводится их обязательная проверка, осмотр, и т.п. процедуры.

Еще один случай, когда составление акта по приему-передаче товара неминуемо – его отправка на ответственное хранение. Здесь акт создается для того, чтобы зафиксировать внешний вид, состояние, технические характеристики передаваемых материальных ценностей, а также обозначить условия их хранения и назначить сотрудника, ответственного за сохранность.

Правила составления акта по приёму-передаче товаров

Прежде чем переходить к оформлению акта, следует убедиться в том, что представители обеих сторон, участвующих в процессе, уполномочены на его проведение. В данном случае подтверждением могут служить приказы, доверенности или нотариально заверенные поручения, выданные руководством предприятий сотрудникам на совершение таких действий от лица организации.

Данный акт может быть написан в произвольной форме, но при условии соблюдения стандартов делопроизводства по оформлению подобного рода документов.

Он в обязательном порядке должен содержать сведения о сторонах, задействованных в процессе передачи (название и реквизиты компаний, должности и ФИО ответственных лиц), список передаваемых материальных ценностей с указанием количества, ассортимента, стоимости, информацию о наличии повреждений, дефектов, неисправностей, а также претензии, если таковые возникнут.

При необходимости по соглашению сторон в акт можно внести дополнительные данные, такие как условия и сроки оплаты поставки, составление вторичных актов, оформляемых в виде приложений и т.д.

Для составления акта подходит стандартный лист формата А4, оформленный в двух экземплярах (по одному для каждой заинтересованной стороны). Каждая копия в обязательном порядке должна быть удостоверена оригиналами подписей руководителей компаний или уполномоченных на визирование документов лиц.

Акт можно заверить печатями, но не обязательно (начиная с 2016 года, применение печатей и штампов не является требованием закона к юридическим лицам, но в случае возникновения спорных ситуаций, требующих решения в суде, печать лишней не будет).

Инструкция по написанию Акта приема-передачи товара

Заполнение документа условно разделим на три этапа.

Информация о сторонах

В первую часть акта вносится информация о том, к какому именно документу он является приложением (номер приложения, дата, номер договора). Затем вписывается полное наименование предприятия, передающего товар, с указанием должностного лица-представителя (здесь обычно пишется либо Директор, Генеральный директор или иной уполномоченный сотрудник) и документ, на основании которого он работает («Устав», Положение», «Доверенность» и т.д.).

Далее в документ вносятся те же самые сведения о второй стороне приема-передачи товара.

Условия приёма-передачи и список товара

Вторая часть включает в себя основные пункты по передаче товара.

• Сначала фиксируется сам факт передачи, а также тот документ, на основании которого он состоялся (его наименование, например, «Договор», номер и дата его составления).
• Затем в акт нужно включить таблицу, в которую вписать подробный перечень передаваемых товаров, с указанием наименования, количества, цены и общей стоимости.
• Ниже таблицы следует еще раз указать общую стоимость передаваемого товара (цифрами и прописью).
• Далее необходимо внести пункт о состоянии передаваемой продукции. Если оно в отличном состоянии, то это нужно обязательно отметить, если же в нем имеются какие-то дефекты и неисправности, то это следует также зафиксировать (желательно в отдельном документе).
• После надо удостоверить то, что принимающая сторона никаких претензий к качеству и количеству передаваемых товаров не имеет.
• В следующем пункте нужно отметить количество экземпляров акта, а также отметить из равнозначность перед законом.

Подписи сторон

В завершение акт по приёму-передаче товара должен быть заверен подписями руководителей организаций или же уполномоченных лиц. При необходимости документ можно заверить печатями.

После подписания акта ответственность за сохранность товара автоматически перекладывается на принимающую сторону. Все претензии к поставщику могут быть высказаны только в судебном порядке.

Что обязательно должно быть в акте приема-передачи товара (бланк)?

В организациях обычно имеются уже готовые бланки таких актов, созданные путем их самостоятельной разработки, поэтому остается лишь внимательно их заполнить во избежание неприятных моментов впоследствии.

О форме документа, применяемой для приемки товара покупателем, читайте в статье «Унифицированная форма ТОРГ-1 — Акт о приемке товаров».

О реквизитах, которые должны присутствовать в акте приема-передачи товара в обязательном порядке, мы поговорим более детально.

Что отразить в акте приемки-передачи товара

Выше упоминалось, что в акте приема-передачи товара должны содержаться некоторые обязательные реквизиты, в частности:

1. Название (акт приема-передачи товара), дата и место его составления.
2. В преамбуле необходимо отразить, в рамках исполнения какого договора составляется акт приема-передачи товара, а также наименования его сторон. В случае если акт составляется между юридическими лицами, то указываются их наименования, Ф. И. О. представителей и делаются ссылки на документ, на основании которого представители участвуют в составлении и подписании акта (если это руководитель, то его полномочия закреплены в уставных документах, а если представителем является работник организации, то его полномочия могут быть специально отражены в этих же документах, либо на его имя выдается доверенность, данные, которые необходимо отразить в акте). Если сторонами договора являются физлица, то в акте отражаются их имена, паспортные данные, место регистрации.
3. Полное описание передаваемого товара (артикул, марка, модель, количество, стоимость единицы и общая стоимость товара).
4. Сведения о выявленных его недостатках либо отсутствии таковых, о нарушении сроков передачи товара (следует отметить, что указание на отсутствие выявленных недостатков товара не лишает получателя возможности предъявлять претензии по качеству после приемки в сроки, установленные законом или договором).
5. Завершается текст акта приема передачи товара личными подписями участников процедуры приемки-передачи, а также печатями (при их наличии).

Скачать бланк акта можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:

О форме, которую необходимо составить, если в момент приемки товара выявлены расхождения в его количестве и качестве с данными, указанными в товаросопроводительных документах, читайте в материале «Унифицированная форма Торг-2 – бланк и образец».

Что делать, если вы обнаружили недостатки в товаре после подписания акта приемки? Ответ на этот вопрос изучите в Консультант Плюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Итоги

Зачастую предприятия игнорируют необходимость составления акта по форме ТОРГ-1 и принимают товары по ТОРГ-12, выданной поставщиком. Но предназначение накладной ТОРГ-12 и Акта ТОРГ-1 разное, поэтому несоставление торговой организацией Акта приемки товаров может иметь для нее весьма негативные последствия в дальнейшем.

Акты приема-передачи: образцы и рекомендации

Акт приема-передачи – это первичный бухгалтерский документ, который фиксирует оказание услуг, передачу товаров или иных ценностей другому лицу. Он имеет юридическую силу и подтверждает отсутствие претензий от принимающей стороны. Разбираемся в нюансах составления.

Что такое акт-приема передачи

Акт приема-передачи товара — это важный документ в экономических отношениях. Он необходим для сопоставления полученного товара или оказанной услуги и реально выполненных действий.

АКП подтверждает целостность товара, его выкупную стоимость и прочие важные характеристики, свойственные именно этому товару (серийный номер, марка и т.д.).

Установленного законом образца данного документа не существуют. Все зависит от индивидуальных особенностей передаваемого товара и заключаемой сделки. Несмотря на это, законом установлен тот минимум характеристик, которые должны быть в бланке:

1. Предмет сделки (наименование);
2. Характеристики товара: артикул, марка и т.д.;
3. Ответственное или уполномоченное лицо, передающее товар и принимающая его;
4. Наименование организации, передающей товар;
5. Дата составления и подписания Акта;
6. Подписи и печати сторон;
7. Ссылка на договор, в соответствии с которым составлен данный Акт (например, договор купли-продажи);
8. Информация относительно претензий к качеству передаваемого продукта;
9. Стоимость по договору;
10. Количество актов.

Не следует на автомате подписывать акт приема-передачи, предварительно не проверив товар на качество. Подписав акт, вы соглашаетесь с тем, что претензий вы не имеете и все что будет происходить в дальнейшем с товаром полностью ложиться под вашу ответственность.

В каких случаях нужен документ

Стороны подписывают документ во всех случаях, когда нужно подтвердить факт свершившегося действия между сторонами:

• купля-продажа;
• поставка товара на склад;
• передача ценностей под ответственное хранение;
• оказание услуг или выполнение работ;
• аренда или купля/продажа недвижимости, земельных участков, оборудования;
• дарение товарно-материальных ценностей (ТМЦ);
• передача бумаг.

Документ составляют в момент совершения сделки, число экземпляров соответствует количеству сторон.

Как составить

Бланк составляется в двух экземплярах.

Если одна из сторон физ.лицо, то важно указать все его паспортные данные и мест регистрации.

Акты приема-передачи составляются как на отдельный товар, так и на группу товара. В последнем случае важно чтобы была соответствующая информация в акте о комплектации передаваемого груза.

По желанию или по необходимости в акте прописывается фактическое место передачи груза.

Отсутствие Акта ограничивает права сторон относительно требований друг к другу в дальнейшем. Вот почему важно иметь этот документ на руках.

Как оформлять и сколько хранить

Правильнее передавать купленный товар по унифицированному документу ТОРГ-12 — унифицированная форма товарной накладной. Но если составить его не представляется возможным, а условия договора позволяют или даже настаивают на составлении акта передачи материальных ценностей, то помните, что он является первичным учетным документом, передаваемым в бухгалтерскую службу. Это означает, что в нем необходимо указать обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). Также в нем должны присутствовать следующие данные:

• наименование и дата составления;
• наименование организации и сотрудника, который составляет;
• содержание факта хозяйственной жизни (что передаем, на каком основании);
• единицы измерения передаваемых предметов, их количество, цена;
• наименование должности, подпись и расшифровка подписи того, кто принимает ТМЦ.

Оформляется в двух экземплярах, а затем передается по экземпляру каждой из сторон сделки. Как и другие первичные бухгалтерские документы, он хранится пять лет после отчетного года.

ВАЖНО! Помните, что такой акт не заменяет договор, а составляется на его основании!

АКП: обязательные реквизиты

Компании имеют право разработать собственные формы документов, которые они будут применять в деятельности. Однако законодательство содержит ряд требований, которые необходимо будет учесть при составлении документов. В частности, все используемые формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

Обязательные реквизиты, которые должен содержать акт приемки-передачи товара:

• Название документа: «Акт приема-передачи ТМЦ»;
• Дата заполнения документа;
• Название компании, которая составила документ;
• В документе должно быть отражена суть факта хозяйственной жизни – в случае, если это акт приема-передачи материальных ценностей (образец ниже), то информация о передаче товаров от одной стороны к другой;
• Величина измерителя факта хозяйственной жизни в натуральном или денежном выражении (с указанием единиц, в которых она измеряется);
• Должности лиц, которые подписали данный образец акта приемки-передачи товара и несут ответственность за оформление данного события или сделки;
• Подписи ответственных лиц и расшифровка подписей (фамилии, инициалы) или иные реквизиты, которые помогут их идентифицировать.

Перечисленные выше реквизиты универсальны и обязательны для всех первичных документов. Кроме перечисленных реквизитов, образец акта приема-передачи ТМЦ должен содержать полный подробный перечень товаров, передача которых оформляется данным актом: перечисление наименований, количество товаров по каждой позиции, стоимость.

Документ составляется в 2 экземплярах – по одному экземпляру для передающей и принимающей ценности стороны. Перечень должностных лиц, которые имеют право подписи первичных учетных документов, определяет руководитель компании. Такие полномочия могут быть определены приказом руководителя, должностной инструкцией или иным внутренним документом организации.

В какой валюте составлять первичные документы?

Стоит обратить внимание, что одним из обязательных реквизитов, которые содержит акт приема — передачи товара, является величина денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения. Четкого указания о том, что первичные документы следует составлять только в рублях, в законодательстве не содержится. Однако при этом стоит учитывать, что объекты бухгалтерского учета (активы, доходы, расходы и прочее) нужно отражать в рублях. Бухгалтерская отчетность также оформляется в российских рублях. Таким образом, учитывая эти 2 факта, первичные документы, которые подтверждают факты хозяйственной жизни, нужно составлять в рублях.

Если вы работаете с иностранными контрагентами и использование иностранной валюты обусловлено необходимостью, можно поступить следующим образом: предусмотреть несколько граф для разных единиц измерения или составить дополнительный документ, который будет разъяснять содержание документа, составленного в валюте.

Образец акта о приемке товаров по форме ТОРГ-1

Акт о приемке товаров по форме ТОРГ-1 — это документ, по которому покупатель приходует продукцию от поставщика. Если выявлены расхождения по количеству и качеству, это обязательно отражается в первичном регистре.

Когда и для чего оформляют акт приемки

В постановлении Госкомстата № 132 от 25.12.1998 разъясняется, зачем нужен ТОРГ-1 — акт используют для сдачи-приемки товарной партии. Покупатель обязан принять и проверить продукцию, поставленную продавцом, а затем документально оформить и провести его в бухучете. Для этого и необходимо актирование.

Приемка продукции осуществляется по сопроводительной документации — счету-фактуре, товарной накладной.

В акте отражается приход товарно-материальных ценностей по количеству и качеству. Порядок сдачи-приема регулируется гражданским законодательством и договором, действующим между заказчиком и поставщиком. ТОРГ-1 подтверждает поставку и прием продукции по договору. Акт составляет специальная приемочная комиссия и подписывает руководитель организации.

Актовые документы составляют на каждую партию поступившего товара. По правилам, если выявлены расхождения по количеству и качеству, надлежит вызвать доверенного представителя поставщика. Ответственный сотрудник заказчика или приемочная комиссия получают партию и сравнивают фактическое количество и качество с теми, что указаны в сопроводительных документах. Если есть отклонения, уведомляют продавца. Все расхождения актируются в обязательном порядке.

Как его заполняют

Акт о приемке по количеству и качеству относится к первичной документации. Его форма унифицирована и закреплена в постановлении ГКС № 132. Но, по правилам 402-ФЗ от 06.12.2011 , с 2013 года компаниям разрешено использовать собственные бланки, разработанные с учетом их отраслевой специфики и организационных особенностей. Если заказчик применяет не унифицированную, а индивидуальную форму, в нее следует включить все обязательные реквизиты из ст. 9 402-ФЗ и закрепить документ в учетной политике.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать складской учет товаров. Используйте эти инструкции бесплатно.

Инструкция, как заполнить ТОРГ-1 заказчику:

1. Оформить шапку. Вписать название и адрес компании-покупателя, код ОКПО и документ, на котором основывается составление акта, — приказ или распоряжение, его номер и дату.
2. Определить место, где приняли товар. Перечислить сопроводительные документы.
3. Прописать, каким документом (его номер, дата) вызывали представителя поставщика.
4. Указать грузоотправителя, производителя, поставщика и страховую компанию.
5. Сослаться на договор поставки и его реквизиты. Прописать номера сопроводительных бумаг — счета-фактуры, коммерческого акта, железнодорожной накладной, ветеринарного свидетельства. Вписать способ доставки.
6. Уточнить время прибытия партии, период и окончание разгрузки.
7. Перечислить в первой таблице на второй странице состав товарной партии (номенклатуру товарно-материальных ценностей), количество, цены и итоговую стоимость по документам поставки. Определить состояние продукции и наличие/отсутствие расхождений.
8. Указать в таблице на третьей странице фактические количественные, качественные и стоимостные показатели. Если есть расхождения, то заполнить колонку «Отклонения».
9. Зафиксировать заключение приемочной комиссии о соответствии или несоответствии товарной партии документам поставки на четвертой странице. Проставить подписи. Указать представителя поставщика и сослаться на его правоустанавливающие бумаги (к примеру, доверенность). Вынести решение о приходе партии и передаче на склад.

Количество экземпляров акта зависит от его содержания. Если расхождений не выявлено, формируется один экземпляр, который передают в бухгалтерию. Если есть отклонения, то их актируют в двух экземплярах: один экземпляр остается у заказчика, другой — передается поставщику.

Акт приема-передачи материальных ценностей: простой образец документов – как составить форму и заполнить бланк

Смену пользователя имуществом нужно зафиксировать на бумаге. Достаточным документальным подтверждением станет акт приёма-передачи материальных ценностей, образец которого мы приведем ниже. Также рассмотрим случаи, для которых он актуален, специфику его применения, особенности его составления, обязательные реквизиты – все важные моменты, чтобы вы знали, как правильно его заполнить.

Общая информация

Компания любой ОПФ обладает какими-то активами, и их важно не только надежно охранять, но и эффективно эксплуатировать. Для этого следует четко их контролировать, передавать их во временное владение другим юридическим лицам (без смены права собственности), если это будет экономически выгодно, и отражать данный факт в сопутствующей документации предприятия.

Внимание, законодательство не обязывает использовать какую-то одну стандартную форму. Любая организация вправе разработать собственный, удобный для сотрудников и в принципе простой образец акта приема-передачи ТМЦ (товарно-материальных ценностей) – главное, чтобы бланк содержал все обязательные реквизиты, полный список которых мы приведем ниже. Если же на это нет времени, можно поступить еще логичнее, и заполнять форму МХ-1, ведь она обладает сразу несколькими преимуществами:

• традиционная для практики документооборота и поэтому привычная для представителей самых разных инстанций;
• унифицированная и за счет этого понятная;
• удобная для корректировки – не проблема добавить в нее нужные данные или удалить лишние.

На практике именно ей отдает предпочтение большинство компаний, поэтому ее можно считать стандартом. Помните только, что ее необходимо в любом случае заверить, чтобы она соответствовала учетной политике предприятия.

Для чего требуется акт о передаче материальных ценностей

Он является доказательством факта смены пользователя имуществом. Безошибочное его оформление подразумевает, что обязательства по сохранности актива будет нести получатель, которому и придется выплачивать возмещение при потере или получении ущерба. Имя его на руках, можно смело обращаться в суд с исковым заявлением – для взыскания соответствующей суммы с виновной стороны.

Тот, кто отдает что-либо на время, считается поклажедателем, тот, кто получает – хранителем. Информация об этих юридических лицах в обязательном порядке прописывается в деловой бумаге, вместе с периодом и условиями действия соглашения. Сразу по истечении оговоренного срока создается еще один документ – говорящий о возвращении имущества.

При выполнении внешних операций его составляют в качестве приложения к заключаемому хозяйственному договору. Также он помогает зафиксировать факт направления актива от одного структурного подразделения компании к другому, в результате чего упрощается контроль перемещаемых объектов (особенно когда филиалы территориально удалены от головного офиса и администраций). Такой подход позволяет не ездить за деловыми бумагами и не возить их с собой, а пользоваться теми из них, что есть на месте.