Факсимиле на каких документах можно ставить 2019

На каких документах можно ставить факсимиле руководителя?

Одним из немногих нормативно-правовых актов, в котором упоминается о факсимиле, является ГК РФ. В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

При этом обращаем внимание на то, что трудовое и гражданское законодательства являются самостоятельными отраслями. Регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений с помощью применения норм гражданского законодательства противоречит ст. 5 ТК РФ, не предусмотрено ст. 2 ГК РФ и, следовательно, невозможно.

Нормы трудового законодательства не содержат определения понятия “факсимиле”, а также не предусматривают порядок или возможность его применения. В то же время трудовое законодательство не содержит и прямого запрета на использование факсимильной подписи на кадровых документах.

В связи с этим, по нашему мнению, использование факсимиле руководителя при подписании графика работы, распоряжений (приказы о приеме на работу, об увольнении, о направлении в командировку и т.п.) законодательству не противоречит. Такой вывод подтверждается и судебной практикой. Так, например, в апелляционном определении СК по гражданским делам Саратовского областного суда от 16.05.2013 по делу № 33-2693 суд указал, что использование факсимиле в приказе об увольнении не запрещено трудовым законодательством и не свидетельствует о несоответствии принятого решения волеизъявлению руководства (смотрите также решение Индустриального районного суда г. Хабаровска Хабаровского края от 20.05.2016 по делу № 2-4297/2016, апелляционное определение Московского городского суда от 04.12.2015 № 33-45672/15).

Вместе с тем мы не исключаем, что при возникновении спора доказательственная сила таких документов может быть поставлена судом под сомнение. По мнению некоторых специалистов, нельзя использовать факсимильную подпись на любых кадровых документах (смотрите, например, “Могут ли руководитель и другие должностные лица организации ставить на кадровых документах (трудовых договорах, приказах о приеме на работу, о предоставлении отпуска, об увольнении и т.п.) факсимильную подпись?” (“Кадровик.ру”, № 1, январь 2012 г.); Юридическая сила факсимиле (Л. Лялин, “Актуальная бухгалтерия”, № 5, май 2014 г.); ответ 2 с информационного портала Роструда “Онлайнинспекция.РФ”).

В заключение отметим, что если организация все-таки решится применять факсимильную подпись на соответствующих документах, то это следует оформить локальным актом организации, где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле (смотрите ответ 1 с информационного портала Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, а также решение Заволжского районного суда г. Твери Тверской области от 29.03.2016 по делу № 2-1135/2016, апелляционное определение СК по гражданским делам Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 13.08.2015 по делу № 33-1993/2015, апелляционное определение СК по гражданским делам Тульского областного суда от 04.02.2014 по делу № 33-10). Кроме того, рекомендуем назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Ответ подготовил: Панова Наталья, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Воронова Елена, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Факсимиле: где и как использовать

Несмотря на активное внедрение СЭД и ЭЦП, в деловом документообороте активно применяются печати и штампы. В цикле статей расскажем, как организовать работу с печатями и штампами, учитывая юридические особенности. Первая статья посвящена использованию факсимиле.

Согласно ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» [1]:

• печать – устройство, содержащее клише печати, для нанесения оттисков на бумагу;
• оттиск – изображение клише печати на бумаге.
• клише печати – элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013) печать – устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

Официальных терминов мало, учитывая сложившуюся практику работы с документами. Разновидностей печатей несколько, и каждая из них имеет определенную задачу.

По назначению печать бывает:

• печать – заверяет подлинность подписи должностного лица посредством нанесения оттиска на документ [2];
• штамп – содержит текстовую информацию. Форма штампов – произвольная. Напомним, что апостиль также является штампом;
• факсимиле – разновидность штампа, оттиск которого воспроизводит подпись официального лица;
• штемпель – с его помощью почтовые работники проставляют печати на почтовых отправлениях.

По наличию на печатях государственной символики печать бывает:

• гербовая;
• обычная.

По форме печать может быть:

• круглой – самая распространенная форма печати. Ее применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели;
• треугольной – обычно используют медицинские учреждения;
• овальной – для внутреннего пользования в библиотеках и организациях;
• прямоугольной – это, как правило, штамп, штемпель.

ПРАВОВАЯ БАЗА

Казалось бы, что может быть проще – вместо подписи руководителя поставить факсимиле. Однако нет. Применение факсимиле требует соблюдения определенных законодательных норм. Иначе «подписанный» таким образом документ не будет иметь юридической силы.

Несмотря на то что понятие «факсимиле» законодательно не закреплено, Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) допускает такой способ «подписания» документов:

МНС РФ в своем информационном письме поясняет:

Из п. 2 ст. 160 ГК РФ можно сделать вывод, что если контрагент согласен принять факсимиле в качестве подписи, то документ будет иметь такую же юридическую силу, как и подписанный собственноручно. Но в этой статье не конкретизируется, в какой момент должно быть достигнуто соглашение об использовании факсимильной подписи при заключении сделок. Факт согласия на использование факсимиле можно зафиксировать как непосредственно в договоре, заключаемом с контрагентом, так и в отдельном соглашении, иначе при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным, что подтверждается сложившейся судебной практикой (постановления ФАС Московского округа от 12.11.2003 № КГ-А40/8849-03, ФАС Уральского округа от 05.04.2006 N Ф09-2277/06-С6, постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.09.2003 № А56-30237/02):

Другими словами, разрешение применять факсимиле может быть «дано»:

• федеральным законом;
• иным нормативным правовым актом (НПА);
• соглашением сторон.

С первыми двумя пунктами более или менее понятно: необходимо руководствоваться нормами законодательства. Подробнее их рассмотрим позже. Сейчас интереснее третий вид «разрешения» – соглашение сторон.

СОГЛАШЕНИЕ СТОРОН ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ФАКСИМИЛЕ

Приведем пример соглашения об использовании факсимиле только при переписке. Можно добавить пункт об использовании факсимиле в текст договора с контрагентом. Суды в большинстве случаев при отсутствии зафиксированного в письменной форме согласия сторон на использование факсимиле признают договоры, подписанные факсимиле, недействительными. Иногда суд занимает прямо противоположную сторону, считая, что поскольку стороны выполнили свои обязательства по договору, подписанному факсимиле, и ни одна из сторон не заявляет о его недействительности, то согласие об использовании факсимиле достигнуто. Но такая позиция суда касается рассмотрения иных споров, нежели признание договора недействительным.

ПРАКТИКА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

На доверенности

Нельзя использовать факсимиле при подписании доверенности:

[1] В ред. от 04.03.2004.

[2] Пункт 71 ГОСТ Р 7.0.8-2013.

[3] Выделено автором.

[4] Выделено автором.

[5] Выделено автором.

Н.В. Артонкина, документовед, архивист

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2019.

На какие документы можно ставить факсимильную подпись

Вопрос о правомерности проставления в первичных учетных документах факсимильной подписи не имеет однозначного ответа. Позиция же Минфина РФ относительно использования факсимиле при заверении платежных документов и доверенностей вполне понятна. В данной статье постараемся разобраться, на какие документы можно ставить факсимильную подпись, а на какие – нельзя, основываясь на положениях действующих законов, официальных письмах ведомств и судебной практике.

На какие документы можно ставить факсимильную подпись – документы, имеющие финансовые последствия

О возможности применения факсимиле при заверении документов, имеющих финансовые последствия, можно сказать однозначно – проставление факсимильной подписи не допускается. Согласно положениям Письма Минфина РФ от 15.03.2010 № 03-02-08/13, Письма Минфина РФ от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404, Письма МНС РФ от 01.04.2004 № 18-0-09/000042, использование факсимиле не допускается на платежных документах, доверенностях и иных документах, которые имеют финансовые последствия. Поэтому по данному вопросу споров возникать не должно.

На какие документы можно ставить факсимильную подпись – первичные учетные документы

Факты хозяйственной жизни предприятия отражаются в бухгалтерском учете на основании первичных учетных документов (ч. 1 ст. 9 и ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Сведения, содержащиеся в первичных учетных документах, используются также для расчета налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в целях налогового учета (ст. 313 НК РФ).

БСО (бланк строгой отчетности) признается первичным учетным документом, посредством которого происходит оформление хозяйственной операции с определенной суммой денег (Информация Минфина РФ от 26.12.2002 № 16-00-24/61). БСО может быть приравнен к кассовому чеку на основании Постановления Правительства РФ от 30.07.1993 № 745. Исходя из вышесказанного, бланк строгой отчетности, утвержденный на предприятии, должен включать в себя обязательные реквизиты, перечень которых содержится в тексте ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, начиная с 01.01.2013 года.

Поэтому в отношении БСО в обязательном порядке необходимо соблюдать нормы п. 6 и 7 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, согласно которым первичный учетный документ должен содержать, помимо прочего, подписи каждой из сторон сделки (операции), которые отвечают за правильность ее оформления, или лиц, которые несут ответственность за правильность оформления имевшего место события. В законе уточняется, что подписи должны включать реквизиты, однозначно идентифицирующие личность данных лиц – фамилии, инициалы и т.д.

Каких-либо иных требований сверх того, о чем было сказано выше, упомянутый нами федеральный закон в отношении подписей на первичных документах не предъявляет. Ничего не говорится и о возможности применения факсимиле при заверении документов первичного учета, в частности, бланков строгой отчетности. Не говорится здесь и о необходимости проставления подписей собственноручно.

Важно! До 1 января 2013 года действовал Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ. В отличие от Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, действие которого началось позднее, он предусматривал требование о необходимости проставления личной подписи лиц в первичных учетных документах (пп. «ж» п. 2 ст. 9 закона № 129-ФЗ). Однако, в тексте закона не было раскрыто понятие личной подписи.

На какие документы можно ставить факсимильную подпись – судебная практика

До 2011 года судебная практика по вопросу использования факсимиле для заверения документов на предприятии была противоречива. В отдельных случаях суды признавали факсимильную подпись надлежащей подписью на документах бухгалтерского учета и не считали за нарушение применение факсимиле при заверении документов. В качестве примера можно привести Постановление ФАС Московского округа от 26.04.2005 № КА-А40-2975-05 и Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 № А42-4217/2006.

Тем не менее, в большинстве случаев суды при принятии решений руководствовались тем фактом, что действующее законодательство о ведении бухгалтерского учета, а также о налогах и сборах не предусматривает применение факсимильной подписи в процессе оформления документов первичного учета. Соответственно, логично полагать, что факсимиле в данном случае применять неправомерно. Здесь примером могут служить Постановление ФАС Центрального округа от 09.10.2007 № А09-8896/06-4, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 30.06.2008 № Ф04-3913/2008(7322-А03-25).

Однако, с середины 2011 года абсолютно все суды приняли вторую позицию о невозможности применения факсимильной подписи при оформлении первичных учетных документов. Причиной тому стало вступление в силу Постановление Президиума ВАС от 27.09.2011 № 4134/11. В документе присутствовали ссылки на утративший силу Федеральный закон № 129-ФЗ и статью 169 НК РФ и запрет на использование факсимильного воспроизведения подписи при составлении документов бухгалтерского учета и счетов-фактур. Основанием для принятия такого решения послужило отсутствие разрешения в действующем законодательстве на применение факсимиле в рассматриваемых случаях. Вывод – закон не предусматривает возможности заверения документов таким способом.

На какие документы можно ставить факсимильную подпись – выводы

Факсимильную подпись не следует использовать при заверении документов, имеющих финансовые последствия, поскольку это напрямую запрещают такие ведомства как Минфин РФ и МНС РФ. Что касается применения факсимиле при заверении первичных учетных документов, делать этого не следует по причине того, что суды определились во мнении и постановили, что подобные действия недопустимы.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: На бланках строгой отчетности, принятых в организации, отсутствовали обязательные реквизиты первичных учетных документов. Кроме того, БСО был заверен с использованием факсимиле.

Комментарий: Бланки строгой отчетности приравниваются к первичной учетной документации, а потому должны содержать обязательные для нее реквизиты. Заверение факсимильной подписью не допустимо с тех пор, как суды сошлись во мнении, что что возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных учетных документов законодательством не предусмотрена.

Ошибка: Бухгалтер заверяет платежные документы факсимильной подписью.

Комментарий: В официальных Письмах Минфина РФ и МНС РФ содержится запрет на использование факсимиле при заверении документов, имеющих финансовые последствия, к которым относится, в частности, платежный документ.

Ответы на распространенные вопросы о том, на какие документы можно ставить факсимильную подпись

Вопрос №1: Чем грозит неверное оформление первичной учетной документации, почему лучше не использовать для заверения документов факсимиле?

Ответ: Информация, содержащаяся в первичных учетных документах, используется при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Соответственно, неверное оформление упомянутых документов повлечет за собой невозможность признания расходов в целях уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

Вопрос №2: Поддерживают ли суды налогоплательщиков в делах, касающихся использования факсимиле для заверения первичных учетных документов?

Ответ: Нет. С тех пор, как вступило в силу Постановление Президиума ВАС от 27.09.2011 № 4134/11, суды признают нарушение налогоплательщика в случае, если тот использует факсимиле при заверении первичной учетной документации.

Что значит подпись не факсимиле?

Факсимильная подпись — это точная копия оригинала. Другими словами, это штамп, который в некоторых случаях можно ставить на бумаги. Однако использовать факсимиле допустимо не на всех документах. . Факсимиле — это печать, на которой в зеркальном виде отображена чья-то подпись.

Что такое факсимильное воспроизведение подписи?

Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной подписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий»1.

Можно ли ставить факсимильную подпись на договоре?

Факсимиле — клише-печать, воспроизводящая собственноручную подпись. Иными словами, подписывать факсимиле договор и иные документы, оформляемые при совершении сделок (счета, накладные, акты и т. д.), можно, только предварительно заключив соглашение о его использовании.

Зачем нужна факсимильная подпись?

Факсимильная подпись — это клише-печать, воспроизводящая собственноручную подпись человека. Такая печать позволяет визировать документы от имени гендиректора, главбуха или других руководителей, но без их участия — это удобно. . Закон разрешает подписывать таким образом далеко не все рабочие документы.

Какую юридическую силу имеет факсимильная подпись?

2 ст. 160 ГК РФ). Правовой статус факсимильной подписи законодательно не установлен. Следовательно, единственным основанием для такого подписания документов может являться лишь письменное соглашение сторон сделки.

Как отличить факсимиле от подписи?

Подпись, поставленная рукой всегда немного разная. Это различие может быть видно в размере, некоторых деталях, немного изменяются элементы подписи. Если же росчерк на нескольких документах имеет высокое сходство, вплоть до размера, то она, скорее всего, факсимильная.

Как выглядит факсимиле?

Факсимиле (в переводе – сделать подобное) выглядит как печать, с помощью которой Вы сможете в любое время воспроизвести подпись человека (например, руководителя). . Поэтому не стоит забывать, что документы с оттиском факсимиле считается официальными и имеют юридическую силу.

Как получить факсимильную подпись?

1. Отсканировать подпись руководителя или ответственного лица.
2. Заказать клише в специализированной компании, у которой есть соответствующая сертификация.
3. Выбрать вид оснастки и материал изготовления.

Как называется штамп с подписью?

Печать с образцом подписи называется факсимиле.

Что нужно для изготовления факсимиле?

Факсимиле – это штамп, воспроизводящий подпись владельца. Поэтому для его изготовления никаких документов не нужно. От заказчика требуется лишь предоставить лист бумаги с несколькими образцами подписи. В качестве образца рекомендуем предоставлять росписи, сделанные гелиевой ручкой на мелованной бумаге.

Каким законом регламентируется факсимиле печать на договоре?

В соответствии с пунктом 2 статьи 160 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – «ГК РФ») при совершении сделок допускается факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, либо иного аналога собственноручной подписи в случаях и в порядке, предусмотренных законом, .

Можно ли ставить факсимиле на документах?

Факсимильная подпись: на каких документах можно ставить 2019

Гражданским кодексом допускается при заключении сделок пользоваться факсимильной подписью, но только в случаях, когда это прямо оговаривается законом или иным правовым актом или соглашением, подписанным сторонами сделки.

Можно ли в приказах ставить факсимиле?

Может ли организация использовать факсимиле руководителя на графиках работ и распоряжениях (приказах) руководителя? Одним из немногих нормативно-правовых актов, в котором упоминается о факсимиле, является ГК РФ. В соответствии с п. . 2 ГК РФ и, следовательно, невозможно.

Можно ли использовать печать вместо подписи?

Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая, статья 160, пункт 2) допускает использование факсимильной подписи − оттиска печати с образцом подписи. Единственным основанием для применения факсимиле (печать с образцом подписи) является соглашение сторон сделки.

Юридическая сила факсимиле

Факсимиле – точное воспроизведение подписи лица с помощью средств механического или иного копирования. Обычно представляет собой печать с оттиском подписи.

Факсимиле используют многие организации, ведь это удобно, практично и недорого. Не надо каждый раз названивать директору фирмы, чтобы он срочно приехал в офис и подписал какой-нибудь сверхважный документ. Вот только законно ли факсимиле? Не возникнут ли проблемы, если подписывать документы таким образом? Давайте разберемся.

Что говорит закон?

Законодательством данный вопрос практически не урегулирован. Специализированного норматива не существует, а ст. 160 ГК РФ содержит только общие положения.

Согласно ст. 160 ГК РФ, использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Таким образом, напрашивается вывод, что факсимиле использовать разрешено. Но не все так просто.

Что можно подписать факсимиле

Какие документы можно подписывать с помощью факсимиле?

1. Договоры и сопутствующие им документы (приложения, дополнительные соглашения, и т.д.).

2. Документы, отражающие взаимодействие с контрагентом, но не имеющие финансовых последствий (письма, приглашения, поздравления и т.д.).

Факсимильная подпись имеет смысл, когда с конкретным контрагентом планируются длительные правоотношения (заключено несколько договоров, ведется частая переписка). Только договариваться необходимо заранее (путем подписания соответствующего соглашения, заверенного собственноручными подписями).

Что нельзя подписывать факсимиле

Какие документы не подписывать с помощью факсимиле?

1. Платежные и иные документы, имеющие финансовые последствия (налоговые декларации, платежные поручения, накладные, счета-фактуры и т.д.).

ФНС и Минфин единогласно утверждают, что порядок оформления бухгалтерских и финансовых документов определяется не гражданским законодательством, а НК РФ и федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, в которых нет ни слова о допустимости использования факсимиле. Судебная практика также в большинстве случаев неутешительна.

2. Кадровые документы.

В ТК РФ также нет соответствующих статей, поэтому ФНС и/или трудовая инспекция, в случае проведения проверки, скорее всего, не примут документ, подписанный факсимильной подписью. Да и суд, вероятно, вынесет проблемное решение, особенно если спор касается трудового договора.

Доверенность, подписанную с помощью факсимиле, суд может признать ничтожной, аргументируя тем, что это односторонняя сделка, поэтому правила ст. 160 ГК РФ к ней неприменимы. А в ст. ст. 185 и 185.1. ГК РФ нормы о факсимиле отсутствуют.

Как обезопасить фирму

Контролирующие органы негативно относятся к факсимиле. Поэтому никаких гарантий нет. Даже если все сделано строго по закону и учтены все нюансы. Но все же целесообразно подстраховаться и принять следующие меры предосторожности: