Копии документов

Свидетельствование верности копий документов — нотариальное действие, при совершении которого нотариус свидетельствует верность копий документов, верность копий с копий документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации. Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства РФ о нотариате.

Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из документов, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами.

Верность выписки может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу.

Свидетельствуя верность копий документов и выписок из них, нотариус не подтверждает законность содержания документа, соответствие изложенных в нем фактов действительности, личность, дееспособность и полномочия подписавших его лиц, правоспособность юридического лица, от которого исходит документ. Нотариус подтверждает, что копия документа и его оригинал соответствуют друг другу.

При свидетельствовании верности копий документов заявителем нотариусу должны быть представлены оригиналы документов, полностью совпадающие с копией. Свидетельствование верности копии документа, объем которого больше одного листа, осуществляется нотариусом только в том случае, когда все листы оригинала прошиты, пронумерованы, при необходимости скреплены печатью.

Верность копии с копии документа свидетельствуется нотариусом при условии, если верность копии документа засвидетельствована нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке.

Существуют категории документов, верность копии которых нотариус не вправе свидетельствовать, например:

Документы, выданные органом иностранного государства, не легализованные на территории РФ в установленном законом порядке и не соответствующие нормам международного права;
Документы, изложенные на иностранном языке (подлинность подписи переводчика на переведенном документе должна быть засвидетельствована нотариусом);
Медицинские карты, выписки и иные документы, содержащие в себе информацию о медицинской тайне.
Дипломы об образовании без регистрационного номера, а также имеющие только одну подпись должностного лица или не имеющих никаких подписей;

Документы, необходимые для свидетельствования верности копий документов, копий с копий документов:

Паспорт заявителя, срок действия которого не истек;
Подлинник того документа, с которого нотариус будет свидетельствовать верность копии (не имеющий подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений или каких-либо особенностей);
Копия с оригинала, засвидетельствованная нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке;
Необходимое количество ксерокопий с подлинника/копии документа (желательно).

Тарифы

п/п

Название нотариального действия

Тариф

Плата за услуги правового и технического характера

Примечание

Верность копий и выписок, за страницу копии (выписки)

10 руб.

Запишитесь на приём

Оставьте Ваши данные в форму предварительной записи и дождитесь ответа сотрудника нотариальной конторы

Нотариальный перевод документов нужен организации или нет

Нужно ли переводить документы, поступающие в компанию на иностранных языках

В подавляющем большинстве случаев российские организации и ИП оформляют и используют в своей практике документы, составленные на русском языке. Но в некоторых ситуациях, например, когда компания сотрудничает с иностранными контрагентами и поставщиками, возникает необходимость обрабатывать и переводить документы, оформленные на иностранном языке.

Необходимость перевода документов обусловлена тем, что государственным языком РФ на всей ее территории признается русский язык, который подлежит обязательному использованию во взаимоотношениях госорганов, органов местного самоуправления, учреждений, организаций всех форм собственности и граждан (пп. 6 п. 1 ст. 3 Федерального закона от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»). Официальное делопроизводство во всех российских организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется исключительно на русском языке (п. 1 ст. 16 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов РФ»).

Следовательно, если документ, составленный на иностранном языке, так или иначе участвует в документообороте организации/ИП, то он должен быть переведен на русский язык. Документы, используемые компаниями в сфере налоговых правоотношений, в частности, для подтверждения ими понесенных расходов, исключением не являются.

Поскольку в России все официальное делопроизводство ведется исключительно на русском языке, то первичные учетные документы, оформленные в соответствии с обычаями делового оборота на иностранном языке, должны быть в обязательном порядке переведены на русский язык (письмо Минфина от 20.01.2021 № 03-03-06/1/2476).

При этом в ряде случаев компании должны иметь не просто перевод иностранных текстовых документов, а перевод, осуществленный/засвидетельствованный нотариусом.

Обязателен ли нотариальный перевод документов

Ответ на этот вопрос зависит от того, для чего именно предназначается тот или иной документ и кто выступает в качестве принимающей иностранные документы стороны. Для внутреннего пользования, если это устраивает саму компанию, документы, составленные на иностранном языке, могут вообще не переводиться на русский язык.

Если же документ предназначается для передачи контрагентам, государственным учреждениям или любым третьим лицам, то он обязательно должен быть переведен, так как делопроизводство в нашей стране осуществляется на русском языке.

И если иное не установлено законом, перевод может быть осуществлен любым специализированным бюро переводов или штатным дипломированным специалистом, имеющим документ об образовании по профессии переводчика. Квалификация переводчика при этом существенного значения не имеет. Верность перевода удостоверяется в таких случаях подписью самого переводчика.

Это общее правило. Однако в некоторых ситуациях обычным, незаверенным переводом обойтись нельзя. Тогда от организаций, предпринимателей и рядовых физлиц требуется уже нотариальный перевод иностранных текстовых документов.

Случаи, когда перевод должен быть заверен в нотариальном порядке, оговорены в отдельных законах. Если в законе нет требования о нотариальном переводе того или иного документа, такой документ нотариально заверяться не должен, и принимающая его сторона не вправе требовать от заявителя обратного.

В соответствии с действующим законодательством нотариального перевода требуют следующие документы:

представляемые в арбитражные суды письменные доказательства (ч. 5 ст. 75 АПК РФ);
документы, предоставляемые в целях получения российского гражданства (п. 7 указа Президента РФ от 14.11.2002 № 1325);
документы, предоставляемые в ЗАГС для государственной регистрации акта гражданского состояния – рождение, заключение брака, расторжение брака, усыновление (удочерение), установление отцовства, перемена имени и смерть (ст. 7 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»);
документы, предоставляемые в целях получения вида на жительство (п. 47 приказа МВД от 11.06.2020 № 417);
документы усыновителей – иностранных граждан (ч. 4 ст. 271 ГПК РФ);
другие документы, требующие нотариального перевода в силу прямого указания в законах и подзаконных актах.

Нужен ли нотариальный перевод документов, используемых в налоговой сфере

Что касается сферы налоговых правоотношений, то НК РФ также устанавливает ряд случаев, когда налогоплательщикам требуется именно нотариальный перевод документов.

Так, нотариального заверения требуют документы, представляемые физлицами – налоговыми резидентами для зачета в России суммы налога, уплаченного в иностранном государстве с полученных там доходов (п. 3 ст. 232 НК РФ). Иными словами, документы, представляемые во избежание двойного налогообложения.

При этом НК РФ прямо не требует от налогоплательщиков и налоговых агентов нотариального свидетельствования первичных и прочих документов, используемых в целях бухгалтерского и налогового учета.

Вместе с тем все расходы в целях расчета налогооблагаемой базы должны быть не только обоснованы, но и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Под таковыми понимаются расходы, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве.

По мнению налоговиков, все такие документы, оформленные на иностранном языке, в обязательном порядке должны сопровождаться исключительно нотариальным переводом, к которому по юридической силе приравнивается перевод, совершенный должностными лицами консульских учреждений РФ (п. 7 ст. 38 «Основ законодательства РФ о нотариате», утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1).

Свою официальную позицию по этому вопросу ФНС России выразила в письме от 14.09.2018 № БС-4-11/17934@. Речь в письме шла непосредственно о необходимости нотариального заверения документов, подтверждающих соблюдение условий для освобождения от НДФЛ доходов, получаемых при ликвидации контролируемых иностранных компаний. При этом ФНС пришла к выводу, что нотариальному заверению подлежат не только эти, но и любые другие первичные документы, оформленные на иностранном языке.

Для того, чтобы подтверждать расходы, к таким документам во всех случаях должен прилагаться нотариально заверенный перевод на русский язык. Иначе в учете осуществленных расходов компании могут попросту отказать.

Поэтому если организация нотариально не удостоверит перевод подтверждающих документов, в том числе и первичных, она должна быть готова к тому, что у ИФНС могут возникнуть претензии к порядку учета доходов и расходов, и свою правоту налогоплательщику придется отстаивать в суде.

Как нотариально заверить перевод документа

Нотариус свидетельствует верность перевода с одного языка на другой только в том случае, если он владеет соответствующими языками. Если нотариус не владеет иностранными языками, перевод в этом случае делает переводчик, а нотариус только свидетельствует подлинность подписи данного переводчика под переведенным документом (ст. 81 Основ законодательства РФ о нотариате).

И в том, и в другом случае переведенный с иностранного языка документ имеет равную юридическую силу и считается заверенным нотариусом. При этом получить нотариальный перевод документа можно как непосредственно в нотариальной конторе, так и удаленно. Заявление об удаленном свидетельствовании верности перевода нотариусом направляется по форме, утв. приказом Минюста от 30.09.2020 № 223.

Заявление с приложением к нему документов, которым требуется перевод, направляется в Федеральную нотариальную палату (ФНП) через единую информационную систему нотариата. Сделать это можно в том числе с использованием единого портала Госуслуг. Заявление и прилагаемые к нему электронные документы принимаются для совершения нотариального перевода при условии, если они подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя.

Затем ФНП направляет поступившее заявление и прилагаемые к нему электронные документы на иностранном языке нотариусу, заявившему в автоматическом режиме о готовности совершить перевод этих документов/свидетельствование верности перевода.

За свидетельствование верности перевода документа с одного языка на другой взимается пошлина. Величина пошлины составляет 100 рублей за одну страницу перевода документа (пп. 19 п. 1 ст. 333.24 НК РФ).

Сам перевод и его нотариальное свидетельствование совершаются сразу же после оплаты заявителем данной пошлины. Срок перевода и его нотариального заверения – не позднее 5 рабочих дней со дня получения от заявителя информации, подтверждающей оплату нотариального перевода (ст. 44.3 Основ законодательства РФ о нотариате).

Нотариальное заверение документов

Удостоверение документов является одной из наиболее распространенных нотариальных услуг для граждан и юридических лиц. У нотариуса можно заказать заверку копий и выписок, удостоверение подписи на официальных документах, подтвердить тождественность письменных и электронных документов. Все виды нотариальных действий в Москве, в том числе заверение документов, оказывает нотариус Т. В. Юлдашева.

Виды нотариальных услуг по заверке документов

Документы нужны гражданам и организациям для реализации своих прав и защиты интересов, участия в судебных процессах, подачи заявок на визирование, регистрации и ликвидации компаний. Это лишь примерный перечень ситуаций, когда потребуются нотариальные услуги, связанные с заверкой документов. В законе есть ряд бланков, которые обязательно должны быть заверены нотариусом для придания им юридической силы:

договоры по гражданским сделкам с долями на недвижимость;
заявление о регистрации или ликвидации юридических лиц, внесения изменений в учредительные документы (вместо нотариального удостоверения подписи можно использовать передачу документов через онлайн-сервисы с заверкой ЭЦП);
удостоверение договоров залога долей в уставном капитале ООО;
заверка доверенностей на представительство интересов в государственных и муниципальных ведомствах, в судах, в иных случаях;
ряд иных ситуаций, предусмотренных законодательством.

Также через нотариуса можно заверить копию практически любого документа или выписку из него. Это позволяет использовать копию наравне с оригиналом, так как нотариус проверит и заверит их идентичность. Через нотариальную контору можно засвидетельствовать верность перевода с иностранных языков, подтвердить равнозначность электронных и бумажных бланков. Сведения о каждом нотариальном действии будут внесены в федеральный реестр, что гарантирует отсутствие проблем при любой проверке.

Как заверить документы через нотариуса

Обратиться за заверкой документов можно в любую нотариальную контору на территории России, так как все нотариусы обладают одинаковыми полномочиями. Любые виды нотариальных действий с документами в Москве Вам доступны у нотариуса Т. В. Юлдашевой. Уточнить, что нужно для заверки документов, и записаться на прием Вы можете по телефонам, указанным на сайте.

Правила совершения отдельных нотариальных действий с документами будут отличаться. Выделим наиболее важные из них:

для заверки копий или выписок оригинал документа должен быть читаем, без повреждений, не содержать неоговоренных исправлений, подчисток и дописок;
если удостоверяется подпись на заявлении, договоре, доверенности или ином документе, требуется обязательная личная явка (нотариус будет проверять и полномочия на подписание документа);
при свидетельствовании правильности перевода нотариусу нужно подтвердить квалификацию носителя иностранного языка (обычно для этого представляется диплом);
при удостоверении возмездного договора с долями недвижимости нотариус проверит полномочия сторон, правоустанавливающие документы, соблюдение уведомительного порядка, наличие согласия органа опеки (при необходимости).

Перечень требований и условий для заверки документов будет отличаться в зависимости от их вида, статуса и содержания, целей совершения нотариальных действий. Вам не нужно самостоятельно вникать во все тонкости и нюансы, так как квалификация нотариуса позволяет оказывать самые сложные услуги в строгом соответствии с законом.

Сроки и стоимость заверки документов

Заверка документов происходит непосредственно при обращении в нотариальную контору. Точный период времени, который займет проверка и совершение формальностей, зависит от ситуации. При обращении к нотариусу нужно иметь при себе:

паспорт;
доверенность, если к нотариусу обращается представитель;
учредительные и регистрационные документы юридического лица, чтобы подтвердить полномочия руководителя;
оригиналы документов, которые нужно заверить (заявления, договоры, иные формы);
оригиналы и копии бумаг, чью тождественность должен удостоверить нотариус;
иные документы в зависимости от ситуации.

В нотариальной конторе Вы можете заказать изготовление и копирование любых документов. Такие услуги правового и технического характера оплачиваются отдельно от нотариального тарифа, однако Вы получаете гарантию строгого соответствия закона и надлежащего качества готовых бумаг.

Тарифы заверения документов утверждены статьей 333.24 НК РФ, Основами законодательства о нотариате. Например, свидетельствование верности копий или выписок из решений обойдется в 10 руб. за каждую страницу. За свидетельствование подписи на документах тариф составляет 100 руб., а для банковских карточек и заявлений о регистрации юридических лиц – 200 руб. При обращении к нотариусу Вам будет сразу разъяснена стоимость заверки документов, оказания дополнительных услуг.

Нотариальное заверение копий документов без их предоставления

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Разъяснен порядок заверения копий документов, прилагаемых к заявлению о регистрации (перерегистрации) СМИ.

Предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии исходящих от них документов на своих бланках. В таком же порядке могут выдаваться копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций. Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью.

Такой механизм заверения распространяется на копии с документов, подлинники которых хранятся в организации.

Верность копии документа, удостоверяющего личность и место регистрации физлица, при отправлении заявления о регистрации СМИ почтовым отправлением может быть засвидетельствована нотариусом.

При подаче заявления о регистрации СМИ нарочным способом изготовить и заверить копию документа, удостоверяющего личность и место регистрации физлица, при предъявлении подлинного документа могут сотрудники территориальных управлений Роскомнадзора.

«Копия верна», или Как правильно заверять документы

Штамп «Копия верна» — это отметка о том, что изготовление дубликата в точности соответствует оригиналу и в него не внесены никакие дополнения. Повторный документ обладает законной силой, если он правильно заверен этой надписью (в виде печати или от руки).

Зачем заверять копии

Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ).

Организации заверяют копии в следующих ситуациях:

для предоставления контрактов, накладных, учредительных документов, свидетельства о праве собственности и др. сторонним компаниям и государственным органам;
для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
для предоставления справок и выписок сотрудникам в связи с их трудовой деятельностью.

Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).

Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:

налоговые инспекции;
Пенсионный фонд;
Фонд социального страхования;
банки и микрофинансовые организации;
надзорные органы (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Трудовая инспекция и т.д.);
судебные инстанции.

Кто вправе заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяют у нотариуса. Конкретные ситуации предусмотрены законодательством. Например, доверенность для совершения зарубежных сделок, вступление в наследство, свидетельства о собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д. Но каждый раз при создании копий и выписок из кадровой документации идти к нотариусу нецелесообразно. В большинстве ситуаций работодатель вправе самостоятельно удостоверить их.

Эту процедуру вправе осуществлять ограниченный круг лиц:

руководитель (или индивидуальный предприниматель);
главный бухгалтер;
начальник или специалист кадровой службы;
иные уполномоченные должностные лица, входящие в штат организации.

Без дополнительных актов заверить ксерокопии важных бумаг позволительно только главе компании или индивидуальному предпринимателю. Для остальных сотрудников понадобится дополнительная бумага, наделяющая их такими полномочиями, — например, отметка в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает распоряжение, где отмечает, кто и на основании чего проводит эту процедуру.

Юридические лица вправе удостоверить только дубликаты собственных протоколов и актов. Копирование чужих бумаг допустимо, только если есть разрешение этих организаций. Оно не требуется, если бумаги нужны для трудоустройства граждан или касаются личных дел действующих работников компании.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заверить копии документов для налоговой инспекции. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какими НПА руководствоваться

Не существует единого нормативного акта, регулирующего порядок копирования документов. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется в качестве рекомендаций. И становится обязательным, если утвержден во внутренней нормативной документации предприятия.

При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует ориентироваться на судебную практику, распоряжения, письма государственных ведомств и на следующие нормативные акты:

Указ Президиума Верховного Совета СССР № 9779-X от 04.08.83 (ред. от 08.12.2003), этот акт действует до сих пор в качестве закона;
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ;
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт» ;
положения специальных законодательных актов (например, НК РФ , ГК РФ , АПК РФ ).

Процедура заверения в организации

При изготовлении дубликатов важных бумаг необходимо руководствоваться порядком заверения копий документов, установленным законодательством по ГОСТу Р 7.0.97-2016. В него входят обязательные шаги:

Подготовка дублирующего документа (обычно с использованием копировальной техники).
После текста и слова «Подпись» при помощи печати или от руки ставится отметка «Верно» (на практике часто применяют и надпись «Копия верна»).
Затем указывают реквизиты должностного лица, заверившего ксерокопию: ФИО, должность, личная подпись, ее расшифровка.
Указывается дата.
Ксерокопия заверяется оттиском печати организации или ИП. Если организация работает с гербовой печатью, то копии, кроме нотариальных, гербовыми печатями не заверяются. Для этой цели необходимо подготовить иные виды печати — например, с наименованием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерия, секретариат) или печати по назначению.

С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты — обязательно указываем место нахождения оригинала. Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного подразделения в другой, то реквизит не меняется. Если она выдается в стороннюю организацию, то ниже слова «Верно» необходимо указать «Подлинник находится в … организации в деле №… за … год». Этот реквизит вы вправе писать от руки или в виде штампа.

Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:

Следует поставить отметку «Верно» и остальные реквизиты на каждой из них.
Прошить листы, пронумеровать, в конце указать их количество и заверить.

Как заверить документ штампом «Копия верна»

Чтобы удостоверить документацию, допускается два вида отметки — оттиск печати и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна». Но учтите, что ГОСТом не указано применение оттиска «Копия верна». Есть возможность сделать два вида штампа: «Копия» и «Верно». Первый укажет на дублирование документа. Второй — на его заверение.

Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью оттиска:

штамп проставляют в конце текста под всеми подписями;
ставят в свободном месте, обычно в нижнем правом углу;
запрещено перекрывать им текст;
применять его допустимо при согласовании с органами, в которые направляете акты (не все госорганы это позволяют).

Вот пример, как это выглядит:

ВЕРНО

Подлинник находится в организации ООО «Ppt.ru» в деле № 77-007 за 2021 год.

Начальник отдела кадров

Степанов

Степанов С.С.

27 июля 2021 года

Образец

Посмотрите на образец «Копия верна» на документах фото трудовой книжки.

Можно ли заверить документ надписью от руки

Законодательство не содержит запрета делать от руки отметки с надписью «Верно» на откопированных материалах. Этот метод используют достаточно часто. В то время как штампы применяют не всегда: чаще всего изготавливают их на крупных предприятиях, которым необходимо ежедневно заверять большое количество документации, при помощи штампа это делать удобнее.

Вот пример, как заверить ксерокопию приказа от руки.

Как заверить электронный документ

Заверять цифровой документ необходимо в зависимости от адресата и законодательства. Существуют разные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом № 63-ФЗ (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная), которые необходимы в разных ситуациях. Их изготавливают специализированные компании. Обычно в печать «Копия верна» для цифровых документов включают несколько элементов: