Подписание договора задним числом, если сменилось руководство организации

Опасно ли оформлять задним числом приказы, акты и другие кадровые документы

Оформление кадровых документов задним числом стало обычной практикой. Её не афишируют, поэтому оценить реальные масштабы сложно. И, вроде бы, ничего страшного — простая формальность. Но когда дело доходит до конфликтов и судебных споров, такая «формальность» превращается в явное нарушение. За нарушения наказывают. А сам документ, который де-факто содержит ложные сведения, признается недействительным. Разберём, в чём именно опасность и каких последствий ждать.

Что не так с документами, оформленными задним числом

Кадровые документы (приказы, акты и прочее) — это юридически значимые документы. Они порождают права и обязанности, официально фиксируют какие-то факты, их используют как судебные доказательства и официальные подтверждения. Все такие документы имеют обязательные реквизиты, и дата — как раз такой реквизит.

Если говорить простым языком, то составление, например, приказа задним числом — это подделка документа. Уже только за это есть и административная по ст. 19.23 КоАП, и уголовная по ст. 327 УК ответственность. И хотя до привлечения по этим статьям, как правило, дело не доходит, другие негативные последствия — тоже серьёзная опасность. Её проще показать на конкретных примерах.

Приём на работу

Основные причины оформления задним числом:

1. Некогда, заболел, отсутствует кадровик, не работает программа и т.п.

2. Надо сначала проверить работника в деле, а потом уже определиться с оформлением.

3. Работник трудится неофициально, но грядёт проверка, и надо его легализовать.

4. Идёт административная проверка или судебный процесс, и нужно представлять документы, которых нет.

Причины важны. Они определяют мотивы и обстоятельства составления документа задним числом. А это влияет на оценку ситуации и ответственность. И ещё один важный момент — сроки, которые прошли от фактического допуска к работе до легализации трудоустройства.

Чем грозит оформление приёма на работу задним числом:

1. Если работник не учитывался при исчислении налогов и взносов, при сдаче отчётности — ждите претензий со стороны налоговиков. Конечно, если факт составления документов задним числом будет выявлен или об этом «расскажут» начисления и отчёты.

2. Если условия трудового договора не совпадут с ожиданиями работниками, он сам может оспорить своё оформление задним числом. Или отомстить работодателю, сообщив о нарушении в трудовую инспекцию. В этом случае проверки не избежать, а значит, могут найти и другие нарушения трудового законодательства. Выявят — статья 5.27 КоАП РФ. Санкции разные — от предупреждения до штрафа. Максимум — 100 тыс. рублей, при повторном нарушении — до 200 тыс. рублей.

3. Фальсификация доказательств по гражданским или административным делам — ст. 303 УК РФ. Ответственность наступит, если документы, оформленные задним числом, будут представлены в качестве доказательств, а фиктивная дата — иметь значение для разрешения спора.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Приказы по работе и увольнению

В этой сфере больше всего нарушений. Как правило, при оформлении задним числом приказов и актов о взысканиях и увольнениях. И эти ситуации явно провоцируют конфликт.

Первая угроза — документ может быть оспорен. Даже особых доводов приводить не потребуется. Достаточно указать, что дата в документе не соответствует реальной дате его издания. Для подтверждения не нужно личного признания. Помогут свидетельские показания, другие (достоверные) документы и (или) экспертиза.

Оспаривание может повлечь разные последствия:

1. Когда вопрос только в юридической силе, недостоверные сведения — основание для признания документа недействительным. Приказ о взыскании отменят, при увольнении — восстановят на работе, если истец этого требует, и обяжут выплатить зарплату. Возможно и возмещение морального вреда.

2. Если в действиях работодателя усмотрят нарушения трудового законодательства, а их, как правило, несложно выявить, то не избежать ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

3. Если документ используется как доказательство — его не примут.

4. Если составлялся как доказательство — грозит уголовная ответственность по ст. 303 УК РФ.

Оспорить приказ можно только при условии, что он нарушает права заявителя. Если этого нет, то оформленный задним числом документ не будет поводом для обращения в суд. Более того, в такой ситуации появляется возможность использовать сильный аргумент — оформление задним числом не нарушало, а восстанавливало нарушенные права. Но, с другой стороны, в таких делах приказы и акты — это лишь свидетельства нарушения, а оспаривается, как правило, сам порядок наложения взыскания или увольнения. Выявленные при этом нарушения, в итоге, становятся основаниями для отмены приказа.

Крайне опасно оформлять документы задним числом для их представления в суд или в контролирующие органы. Здесь прямая угроза уголовной ответственности. Но даже если суд просто не примет такие доказательства, поставит их под сомнение — это уже высокая вероятность проигрыша дела для техтем, кто их представил.

Коротко:

1. Дата в приказе, акте и т.п. документе — обязательный реквизит. Если он не соответствует действительности — документ фиктивный.

2. Фиктивный документ можно оспорить.

3. За подделку документов есть административная и уголовная ответственность.

4. Для оценки опасности оформления задним числом кадровых документов нужно анализировать, как и для чего будет использоваться документ, а также возможные последствия. Но в 99% случаев риск не оправдан.

Статья актуальна на 03.02.2021

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

Споры, связанные с передачей документов новому директору

Естественным выглядит заявление о том, что лишенный полномочий руководитель ООО обязан передать документацию общества новому руководителю. Согласно п. 1 ст. 50 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» общество обязано хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.

Причем документы общества по закону хранятся по месту нахождения постоянно действующего исполнительного органа (директора). Этот же адрес отражается в ЕГРЮЛ в качестве адреса организации.

Исходя из законодательных формулировок, обеспечить сохранность документов (в т. ч. и назначать сотрудников, ответственных за хранение) должен, прежде всего, руководитель общества. И, по логике, он же должен следить и за тем, чтобы при смене руководства все бумаги были переданы вновь избранному руководителю, так как организация правильной передачи документов – также неотъемлемая часть обеспечения их сохранности. Но, что греха таить, несмотря на то, что закон устанавливает требования по обеспечению сохранности документов, способов их возврата, которые бы реально и эффективно действовали на практике, на данный момент их не существует.

Конечно, уставом общества или иными внутренними документами может быть урегулирован подробный порядок передачи документации общества при смене руководства. Однако на практике такой вариант, к сожалению, не распространен.

Так, например, при благоприятном стечении обстоятельств прошлое и новое руководство просто подписывают акт приема-передачи документации и вопрос закрывается сам собой.

Споры относительно документации общества возникают прежде всего при желании одной из сторон злоупотребить своими правами.

Чаще всего на практике складывается ситуация, когда бывший директор незаконно уклоняется от передачи документов, особенно если его полномочия прекратились без его согласия, например, по решению участников общества. В таких случаях бывший директор спекулирует на невозможности общества вести нормальную хозяйственную деятельность. Такие судебные споры решаются обычно быстро и безальтернативно. Решением суда бывший директор обязывается передать документацию общества новому руководству.

Однако на практике есть и обратные ситуации, когда новый директор, фактически получив по месту нахождения общества доступ ко всей документации компании, требует от бывшего директора документы повторно. Тогда бывший директор попадает в опасную ситуацию. Документов общества у него нет, однако доказать обратное в суде без подписанного новым директором общества акта приема-передачи достаточно проблематично.

Восстановление документации, даже по решению суда, в таком случае также невозможно, так как, во-первых, у бывшего директора отсутствует право требования чего-либо у третьих лиц от имени общества, а, во-вторых, запрос копий документов сам по себе не может обеспечить надлежащее исполнение требования общества передать ему оригиналы всей документации общества.

В этой связи полагаем, что доказанная невозможность исполнения решения суда о передаче документов является самостоятельным основанием для отказа в удовлетворении таких исковых требований. И в этом месте мы переходим к самой главной проблеме: «Как именно это можно доказать?».

Задача, прямо скажем, не из простых. Обычно все зависит от того, насколько демонстративно ведет себя новый директор, насколько явным будет его намерение причинить вред бывшему директору. Насколько очевидным будет для суда факт наличия у нового директора документов общества.

Ну и, конечно, самое главное – от выводов суда, которые при разном фактическом составе, закономерно также могут быть противоположно разными.

За подобными, к счастью, немногочисленными исками обычно стоит либо желание нового директора избежать привлечения к субсидиарной ответственности в рамках дела о банкротстве, возбужденного по требованию одного из кредиторов общества, или взыскании убытков с бывшего директора со ссылкой на якобы непередачу ему документации бывшим директором.

Также полагаем, что подобное требование может иллюстрировать незаконный интерес в получении компенсации за неисполнение решения суда, которое исполнить не будет никакой возможности. В таких случаях, в частности, заявляется требование о применении астрента при неисполнении решения суда в сроки, предусмотренные законом.

В практике автора было дело, когда новый директор и по совместительству один из учредителей, явно злоупотребляя своими правами, предпринимал многочисленные инициативы с целью причинения максимального материального и репутационного вреда прежнему директору (№ А73–2392/2017).

Указанное дело было рассмотрено в суде первой, апелляционной и кассационной инстанции. Все суды согласились с тем, что в материалах дела отсутствуют доказательства, которые бы объективно свидетельствовали о том факте, что спорные документы находятся в настоящее время именно у прежнего директора, были изъяты им, и он располагает данными документами.

То обстоятельство, что бывший директор являлся единоличным исполнительным органом общества, само по себе не свидетельствует о том, что истребуемая документация находится в его личном владении с учетом того, что по общему правилу документация хранится по месту нахождения самого общества, а доказательств наличия иного порядка хранения документов в обществе в материалы дела предоставлено не было.

Судом при вынесении решения также было принято во внимание, что участники почти три года после смены директора находятся в корпоративном конфликте, о чем свидетельствуют дела, рассмотренные арбитражными судами.

При этом при смене единоличного исполнительного органа общества и прекращении полномочий директора на основании решения собрания участников общества акты приема-передачи документации не составлялись и не подписывались.

В дальнейшем инвентаризация в обществе не проводилась, акты приема-передачи документов не составлялись. Ревизия годовых отчетов и бухгалтерских балансов общества и аудиторская проверка в обществе не проводились.

Факт отсутствия документов в обществе по юридическому и фактическому месту нахождения никак не фиксировался.

Доказательства утраты (отсутствия) истребуемых документов по месту нахождения общества (акты документальной инвентаризации) новый директор также не предоставил.

Также бывший директор акцентировал внимание на том, что требование об истребовании документации в судебном порядке заявлено приблизительно спустя два года после смены руководителя, при том, что ответ от бывшего директора об отсутствии у него документации общества был получен обществом в 2015 году, что новым директором не отрицалось.

Так, на протяжении двух лет общество не обращалось к бывшему директору с требованием о предоставлении каких-либо дополнительных документов. В суд об истребовании документации новый директор также не обращался. Также общество не обращалось с требованием о возмещении затрат, связанных с восстановлением документации.

Парадокс указанного дела заключался в том, что новый директор требовал у истца документы, которые были у него в наличии, а у ответчика отсутствовали. И как ни странно, именно показания свидетелей, вызванных истцом, дали суду основания полагать, что по юридическому адресу общества присутствовала большая часть истребуемой истцом документации общества.

На основании вышеизложенного, суды трех инстанций пришли к обоснованному выводу об отсутствии доказательств нахождения документации общества у бывшего директора, что повлекло отказ в удовлетворении заявленных требований, поскольку судебный акт при данных обстоятельствах не мог обладать признаками исполнимости в соответствии со статьей 16 АПК РФ.

Обращаем внимание читателей, что указанная выше категория дел относится к категории сложных корпоративных дел, так как требует особого внимания к доказательной базе и доводам второй стороны. В связи с чем рекомендуется для грамотного построения своей позиции по делу обратиться за консультацией к квалифицированному юристу.

МЕДВЕДЕВА АЛЕКСАНДРА, ЮРИСКОНСУЛЬТ ООО «ЦЕНТР ЮРИДИЧЕСКОЙ ЗАЩИТЫ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ»

Источник публикации: информационный ежемесячник «Верное решение» выпуск № 04 (186) дата выхода от 19.04.2018.

Статья размещена на основании соглашения от 20.10.2016, заключенного с учредителем и издателем информационного ежемесячника «Верное решение» ООО «Фирма «НЭТ-ДВ».

Подписание договора задним числом, если сменилось руководство организации

Центр поддержки

Краткая информация для победителей

Заключение договора с фондом и получение гранта

Сопровождение победителей

В случае если по объективным причинам у руководителя организации, сведения о котором содержатся в ЕГРЮЛ, нет возможности подписать договор, выполните следующие шаги:

1. Оформите доверенность на лицо, которое будет подписывать договор от имени организации;
2. Прикрепите сканированную копию доверенности во вкладке «Документы» подраздела «Договор». Требования к файлу: формат PDF, размер не более 10 Мб.

1. В доверенности укажите:

• дату составления: доверенность без даты составления не имеет юридической силы;
• место составления;
• сведения о представляемом юридическом лице – том юридическом лице, которое выдает доверенность: полное наименование, адрес, ОГРН;
• сведения о представителе – том, кого наделяют полномочиями по подписанию договора: ФИО и паспортные данные;
• полномочия из отдельного перечня ниже;
• срок действия доверенности (фонд рекомендует выдавать доверенность на 4 года);
• сведения о передоверии: без права передоверия.

2. Подпишите доверенность у руководителя организации.

3. Фонд рекомендует заверить доверенность у нотариуса.

Перечень полномочий, необходимых для открытия специального расчетного счета для получения средств гранта и заключения договора о предоставлении грантов лицом на основании доверенности

1. Открытие отдельного расчетного счета, получение электронных подписей:

• Подписывать (заключать) с ПАО Сбербанк (далее — Банк) договоры банковского счета и дополнительные соглашения к ним на условиях, соответствующих требованиям проектов договоров о предоставлении гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, планируемых к заключению между Фондом президентских грантов (ИНН 7703424091) и НАИМЕНОВАНИЕ ПОБЕДИТЕЛЯ КОНКУРСА (далее — Организация) для осуществления Организацией проекта, с которым она включена в перечень победителей конкурса на предоставление грантов Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества.
• Подписывать (заключать) с Банком договоры на предоставление услуг с использованием системы дистанционного банковского обслуживания (далее — автоматизированная система Интернет-банк СберБизнес), получать и обменивать электронные ключи (программно-аппаратное устройство, используемое в системе для генерации ключей электронной подписи (далее — ЭП), ключей шифрования, формирования и проверки ЭП, шифрования и подключения к защищенной корпоративной VPN-сети ПАО Сбербанк), в количестве, определенном условиями взаимодействия с Банком, а также предъявлять в Банк и подписывать заявления на сертификацию ключей проверки ЭП и шифрования, создавать и подписывать с использованием ЭП расчетные (платежные) документы в автоматизированной системе Интернет-банк СберБизнес.
• Представлять интересы Организации и (или) владельца сертификата в отношениях с удостоверяющим центром ООО «КОРУС Консалтинг СНГ».
• Подписывать и заверять от имени Организации документы, сопровождающие процесс изготовления квалифицированных сертификатов ключей проверки электронных подписей.

2. Заключение, изменение, расторжение и взаимодействие в ходе исполнения договоров о предоставлении грантов

• Заключать, изменять и расторгать договоры о предоставлении грантов Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества с Фондом президентских грантов (ИНН 7703424091), а также совершать все необходимые действия, необходимые для их исполнения.
• Представлять интересы Организации при взаимодействии с Фондом президентских грантов (ИНН 7703424091), в том числе путем обмена юридически значимыми сообщениями, при осуществлении полномочий, указанных в настоящей доверенности.

Чтобы узнать, как выпустить электронную подпись на доверенное лицо, изучите отдельную инструкцию.

Если в вашей организации недавно поменялся руководитель, фонд рекомендует оперативно представить сведения о смене руководителя организации в налоговый орган. В случае смены руководителя договор подписывает:

Подписание договора задним числом, если сменилось руководство организации

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Государственный контракт подписан руководителем. Договор датирован 15.02.2019, но руководитель в это время находился в командировке. Он подписал его заранее, а специалист контрактной службы поставил дату, забыв о том, что руководитель находится в командировке.
Является ли это нарушением?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Руководитель (единоличный исполнительный орган) юридического лица обладает полномочиями подписания любых документов от имени юридического лица в любом месте и в любое время, невзирая на нахождение в командировке, в отпуске, в состоянии временной нетрудоспособности, равно как и невзирая на передачу им полномочий другому лицу.
Подписание договора в период нахождения руководителя организации в командировке от его имени может использоваться к гражданско-правовых и налоговых споров как одно из доказательств фиктивности такого договора, но не единственным и не решающим.

Обоснование вывода:
В соответствии с п. 1 ст. 53 ГК РФ юридическое лицо (организация) приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительным документом. Безусловно, роль органов юридического лица исполняют физические лица, действиями которых юридическое лицо и приобретает права и принимает обязанности на себя. Прежде всего это касается физического лица, являющегося единоличным исполнительным органом юридического лица, который в целях трудового права именуется руководителем организации (ст. 273 ТК РФ).
При этом ни гражданским, ни трудовым законодательством не предусмотрено, что полномочия лица, являющегося руководителем, единоличным исполнительным органом организации, прекращаются или приостанавливаются на время его отпуска, болезни, командировки и т.п. причин. Должны заметить, что существует позиция, что конкретно в период временной нетрудоспособности работник (в том числе руководитель учреждения) именно в силу нетрудоспособности свободен от исполнения трудовых обязанностей, поэтому, по мнению представителей Роструда, подписание руководителем документов в этот период неправомерно (ответ 1, ответ 2 с портала «Онлайнинспекция.РФ»). Однако это только мнение, которое может считаться обоснованным только с позиции трудовых правоотношений в плане обязательности выполнения работником — руководителем организации трудовых функций. В любом случае конкретное физическое лицо остается обладателем полномочий руководителя организации. Даже временное наделение руководителем организации своими полномочиями другого лица не влечет приостановления таких полномочий. Эти полномочия могут прекратиться у конкретного физического лица, избранного или назначенного руководителем организации, в результате принятия соответствующего решения уполномоченными на то органами юридического лица или собственником имущества унитарного предприятия, учреждения и в иных случаях, предусмотренных законом. Анализ судебной практики показывает, что подписание руководителем организации в период его нахождения в командировке (в отпуске, состоянии временной нетрудоспособности и т.п.) тех или иных документов, равно как заключение в указанные периоды договоров (гражданско-правовых, трудовых и т.п.), дополнительных соглашений к ним, документов об их исполнении само по себе не свидетельствует о недействительности таких документов и (или) незаключенности договоров (смотрите прежде всего постановление Президиума ВАС РФ от 09.02.1999 N 6164/98)*(1).
Безусловно, принимая в расчет, что пребывание руководителя организации в командировке подразумевает его временное отсутствие на рабочем месте, указание в тексте подписанного от имени руководителя организации договора даты его заключения, приходящейся на период командировки, может вызвать подозрение в подлинности такой подписи, а соответственно, в самом факте заключения договора. Анализ судебной практики показывает, что этот вопрос поднимается либо в гражданско-правовых спорах самой организацией, от имени которой был подписан договор (смотрите, например, постановления АС Уральского округа от 09.06.2015 N Ф09-2509/15, АС Московского округа от 22.03.2016 N Ф05-2264/16, Пятого ААС от 06.09.2017 N 05АП-5178/17), либо в налоговых спорах, когда налоговые органы доказывают с привлечением этого факта фиктивность договоров (смотрите, например, постановления АС Восточно-Сибирского округа от 23.01.2018 N Ф02-7225/17, АС Центрального округа от 05.12.2018 N Ф10-4989/18, АС Западно-Сибирского округа от 08.09.2014 N Ф04-7945/14). Однако анализ той же практики показывает, что суды не считают этот аргумент решающим и учитывают его в совокупности с прочими доказательствами. В случае сомнений в подлинности подписи руководителя организации под договором может быть проведена почерковедческая экспертиза (постановления АС Западно-Сибирского округа от 08.09.2014 N Ф04-7945/14, АС Уральского округа от 09.06.2015 N Ф09-2509/15).
При этом суды принимали в расчет, что само по себе указание в тексте договора на дату его заключения, приходящуюся на период командировки руководителя организации, отнюдь не обязательно означает, что его подпись была проставлена именно в этот период. В силу ст.ст. 433, 435, 438 ГК РФ договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта. Офертой признается адресованное одному или нескольким конкретным лицам предложение, которое достаточно определенно и выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято предложение. Оферта должна содержать существенные условия договора. Акцептом признается ответ лица, которому адресована оферта, о ее принятии. В качестве оферты может рассматриваться и текст договора, подписанный одной стороной (независимо от того, формировала ли она его сама или получила от другой стороны без ее подписи — документ без подписи, по сути, документом не является) и направленной ей другой стороне. А в качестве акцепта в таком случае должно рассматриваться возвращение другой стороной одного экземпляра договора стороне, направившей оферту, — подписанный только ею текст договора. Соответственно, в данном случае реальная дата заключения договора будет заведомо позже даты проставления подписи под договором руководителя организации, направившей оферту. Поэтому проставление в договоре даты заключения, приходящейся на период командировки руководителя организации, не опровергает возможности подписания такого договора после возвращения руководителя организации из командировки (постановление АС Московского округа от 22.03.2016 N Ф05-2264/16).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Серков Аркадий

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Подробнее данный вопрос рассмотрен также в следующих материалах:
— Вопрос: Начальник управления является руководителем муниципального казенного учреждения. Он прибыл из командировки ночью и утром пришел на работу. Может ли начальник управления подписывать документы на прием сотрудника на работу? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2017 г.)
— Вопрос: Главный врач медицинской организации заболел и находится на больничном. Приказом Министерства здравоохранения исполнение обязанностей по должности главного врача возложено на его заместителя. Ранее, до заболевания, главный врач подписал приказ об утверждении должностной инструкции данного работника, изменившейся в связи с уменьшением обязанностей (объема работы), и уведомление работнику об уменьшении выплат компенсационного характера за дополнительный объем работы. Имеет ли право главный врач, находясь на больничном, подписать дополнительное соглашение к трудовому договору с работником (уменьшение выплаты за дополнительный объем работы)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2018 г.)
— Вопрос: Может ли руководитель ЗАО, находясь в командировке или в отпуске, подписывать документы, например заключаемые ЗАО договоры (гражданско-правовые последствия)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2010 г.)

Смена руководителя: что нужно сделать, чтобы продолжить участвовать в закупках

Смена руководства — это всегда стресс, как для сотрудников организации и деловых партнеров, так и для новоиспеченного директора. А если организация принимает участие в госзакупках, система которых сама по себе является достаточно запутанной и не конца отработанной, то вопросов возникает еще больше. На главный из них: что делать участнику госзакупок при смене руководителя, чтобы не нарваться на проблемы и санкции, — мы отвечаем в статье.

Что актуально для любой организации

Независимо от того, в какой организации и по какой причине произошла смена власти — в результате выборов или решения учредителей, в 3-дневный срок со дня вступления в должность новому руководителю нужно подать в налоговую инспекцию нотариально удостоверенное заявление о внесении изменений в сведения о юридическом лице по форме Р14001. На основании этого заявления регистрирующий орган внесет соответствующие изменения в Единый государственный реестр юридических лиц — ЕГРЮЛ. После этого можно со всеми документами отправляться в банк для оформления карточки с образцом подписи нового руководителя и получения электронного ключа доступа к расчетному счету (при необходимости).

Образец приказа о вступлении в должность

Как уведомить контрагентов

Законодательством РФ не установлена обязанность организации уведомлять контрагентов об изменении руководства либо составлять дополнительные соглашения к заключенным договорам в связи со сменой власти. Однако на практике многие серьезные компании считают необходимым информировать своих деловых партнеров о таких изменениях. Сделать это можно, направив информационное письмо произвольной формы с приложением копии выписки из ЕГРЮЛ с новыми данными. Либо заключить дополнительное соглашение к действующим долгосрочным контрактам.

Обратите внимание, что в тексте договора иногда имеется пункт о том, что стороны правоотношений обязаны уведомлять друг друга об изменении любых данных, содержащихся в контракте, в т. ч. о смене руководителя, в течение определенного времени. В этом случае такое уведомление контрагента становится уже договорной обязанностью стороны, причем делать это нужно в той форме, которая предусмотрена договором.

Образец допсоглашения о смене руководителя

Если организация участвует в госзакупках

Электронные аукционы предусматривают заключение контракта в электронной форме и, соответственно, подписание его электронной подписью. Поэтому при смене руководителя заказчика или поставщика, принимающих участие в госзакупках, алгоритм действий после внесения изменений в ЕГРЮЛ следующий:

1. Получение сертификата ЭЦП на нового руководителя (электронной цифровой подписи).
2. Прикрепление нового шефа к организации на сайте «Госуслуги».
3. Добавление нового пользователя со всеми правами на ЕИС (сайт госзакупок).

На что обратить внимание

Имейте в виду, что все описанные выше действия занимают определенное время. А иногда случается так, что руководитель меняется во время проведения аукциона, когда заявка на участие уже подана и подписана ЭЦП старого директора, а новая ЭЦП еще не готова. В этой ситуации победитель может попасть в непростую ситуацию. В соответствии с п. 13 ст. 83.2 44-ФЗ, в случае если победитель аукциона в установленные указанной статьей сроки не направит заказчику проект контракта, подписанный лицом, имеющим право действовать от имени победителя такого аукциона, он считается уклонившимся от заключения контракта. И может быть включен в реестр недобросовестных поставщиков. Подписать контракт ЭЦП старого директора нельзя — ЭЦП не подлежит передаче третьему лицу, а бывший руководитель уже сложил свои полномочия. Выход из ситуации подсказал Арбитражный суд. По его мнению, увольнение является предсказуемым событием, и имея в наличии единственную ЭЦП, предприятие может и должно предвидеть наступление необходимости ее использования в отсутствие генерального директора (отпуск, болезнь, командировка, увольнение и т. п.) (Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 16.07.2018 по делу № А19-21253/2017).

Поэтому, опираясь на сложившуюся судебную практику, участникам госзакупок, как заказчикам, так и поставщикам, целесообразно заранее предоставить право подписи документов не только руководителю, но и иному лицу (например, первому заместителю), а также предусмотреть наличие не менее двух ЭЦП. Кстати, доверенность, выданная руководством от имени юридического лица, не прекращает своего действия после его увольнения, что также позволит вашему предприятию наиболее безболезненно пережить возможную смену власти.