Особенности возврата в кассу излишне выплаченной зарплаты

Больше материалов по теме «Оплата труда» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Расчет заработной платы — процедура трудоемкая и кропотливая. Несмотря на повсеместную автоматизацию этого процесса, бухгалтер не застрахован от ошибок. Случаются и сбои в работе компьютерной техники, следствием чего могут стать неверные расчеты, выдача работникам завышенных сумм заработной платы.

Обнаружив ошибку, бухгалтер зачастую производит автоматический вычет из начислений следующего месяца по расчетам с работником, делая соответствующие проводки в бухгалтерском учете. Правомерен ли такой «простой» выход из положения? В каких случаях удержать излишек выплаченной заработной платы организация не имеет права? Несет ли бухгалтер ответственность за ошибки при расчетах заработной платы? Разбираемся в статье.

Возврат возможен не всегда

Сразу следует сказать, что «автоматические» вычеты излишне выплаченных работнику сумм из заработной платы следующего месяца либо невыдача ему части заработной платы наличными из кассы на тех же условиях незаконны.

Разрешение неприятной для бухгалтера ситуации следует начинать с получения заявления работника, в котором он просить удержать излишне полученную сумму денег либо обязуется внести ее наличными добровольно.

Обойтись без письменного согласия возможно только в некоторых случаях, описанных в ТК РФ (ст. 137):

наличие счетной ошибки, т.е. такой ошибки, которую можно отнести к арифметической;
расчет произведен на основе ложных сведений, полученных от работника (например, фальшивые документы на вычет по НДФЛ);
расчет произведен на основе ложных сведений из первичных документов по расчету зарплаты (например, по документам норматив выпуска продукции был выполнен, а фактически — нет).

Как правило, такие ситуации, в частности, подача работником ложных сведений, влияющих на расчет «зарплатных» сумм, решаются в судебном порядке (см. ТК РФ, та же статья).

Если работник письменно выразил свое согласие погасить переплату, работодатель может удержать ее только в течение месяца после завершения срока, определенного для возврата авансов, задолженностей, неверно начисленных сумм выплат.

Счетная ошибка и судебная практика

Наличие счетной (арифметической) ошибки – наиболее частый аргумент работодателя при удержании излишне выплаченных сумм оплаты за труд. Однако судебная практика в этой сфере чаще всего складывается не в пользу организаций.

Пример: Мособлсуд в своем определении №33-19764 от 12-10-10 г. высказал мнение, что переплата не может являться счетной ошибкой, а является следствием неправильного применения работодателем законодательства по труду. По мнению судей, переплату нельзя отнести и к суммам необоснованного обогащения (ГК РФ, ст. 1109). Работник возвращать излишне выплаченные ему средства не обязан. Кроме того, не все суды признают сбой в работе бухгалтерской программы счетной ошибкой.

Пример: Свердловский облсуд определением по делу №33-7642/2016 от 21-04-16 г. не признал техническую ошибку счетной, а Самарский облсуд в определении №33-302/2012 от 18-01-12 г. – признал.

Судебная практика по вопросам применения ст. 137 ТК однозначно свидетельствует о том, что счетной ошибкой нельзя признать:

оплату более длительного отпуска, по сравнению с положенным работнику по закону;
выплату более крупного размера премиальных;
ошибочную выплату двойной заработной платы за период.

Об этом свидетельствуют многочисленные решения судов всех инстанций, до Верховного включительно (определение №59-В11-17 от 20-01-12 г.).

На заметку! Роструд в своем письме №3044-6-0 от 09- 08-07 г. высказывает точку зрения, согласно которой даже при наличии бесспорной счетной ошибки необходимо письменное согласие сотрудника на погашение возникшей разницы за его счет.

Документальное оформление возврата излишних выплат

Обнаружив факт ошибки, бухгалтер обязан сообщить о нем руководству фирмы. Далее составляется акт, в котором фиксируются факт переплаты, сумма, период начисления и другие существенные сведения. Членами комиссии, подписывающими акт, могут быть: бухгалтер-расчетчик, главный бухгалтер, кассир и пр.

Второй экземпляр документа либо его копия направляется сотруднику, в отношении которого произошла ошибка. К акту прилагается официальное письмо уведомительного характера о необходимости погашения излишне выплаченной суммы в определенный срок.

Если работник не возражает, то на основании его заявления сумма гасится наличными деньгами либо безналичным удержанием из заработной платы на иных, согласованных с администрацией, условиях. Часто такое погашение происходит в рассрочку. Согласно ст. 138 ТК РФ удержание по общему правилу возможно в размере не более 20% с каждой зарплаты. При этом следует учитывать, что у работника, кроме указанной суммы к погашению, могут быть и другие удержания.

Если работник соглашается в письменной форме погасить долг наличными в кассу либо внести добровольно на счет фирмы, но срок этот истек, а долг не погашен, то в течение последующего месяца руководитель издает приказ на вычет суммы долга из заработной платы работника. Если работник уведомление проигнорировал или погасить переплату отказывается, работодатель может обратиться в суд.

Вопрос с работником, который при увольнении получил «на руки» больше положенного по закону, решается таким же порядком, как указано выше. В уведомлении целесообразно сразу указать на возможность обращения в суд при непогашении задолженности. Уволенные сотрудники в большинстве случаев добровольно гасить переплату отказываются.

Ответственность бухгалтера

Бухгалтер может нести материальную ответственность по закону, если погасить переплату за счет средств сотрудника не удалось. Основанием для привлечения счетного работника к ответственности может служить акт, фиксирующий (ТК РФ, ст. 247):

величину материального урона;
причину возникновения убытка.

Размер убытка бухгалтером может быть погашен двояко:

если существует договор материальной ответственности с ним – погашение происходит полностью;
если договор материальной ответственности отсутствует – погашение происходит в размере среднемесячных трудовых выплат (ТК РФ, ст. 244, 248).

Если бухгалтер не согласен погасить сумму ошибки добровольно либо истек месячный срок, о котором шла речь выше, вопрос о взыскании решается исключительно судом.

На заметку! Полная материальная ответственность бухгалтера может быть зафиксирована в трудовом договоре с ним.

Проводки

При обнаружении излишне начисленной и выплаченной суммы следует помнить, что часть этой суммы составляет налог на доходы. Таким образом, излишняя выплата «разбивается» на две самостоятельные суммы и отражается разными проводками.

Сначала переплату в целом сторнируют, применяя те же проводки, по которым она начислялась:
Дт20, 23, 26 Кт70 – сторно на сумму переплаты (аналогично сторнируют выплаты в Фонды по переплате).

Затем сторнируют НДФЛ: Дт70 Кт68/НДФЛ – сторно из суммы переплаты (13%).

Оставшуюся сумму, излишне выплаченную работнику, отражают на счете 73 с открытием соответствующего субсчета: Дт 73 Кт 70.

Работник добровольно гасит задолженность внесением средств в кассу либо удержанием из зарплаты. Возможно и внесение средств на расчетный счет фирмы: Дт50,51,70 Кт73.

Если долг по какой-то причине взыскать невозможно, то делаются такие проводки:

Требуют вернуть переплату пособия

В июне 2018 года при увольнении мне выплатили пособие. В декабре 2018 года требуют вернуть часть излишне выплаченной суммы, угрожают обращением в суд. Обязан ли я вернуть переплаченную сумму?

«Излишне выплаченная сумма» законом признается как «неосновательное обогащение».

Согласно ст. 1102 Гражданского кодекса РФ лицо, которое без установленных законом, иными правовыми актами или сделкой оснований приобрело или сберегло имущество (приобретатель) за счет другого лица (потерпевшего), обязано возвратить последнему неосновательно приобретенное или сбереженное имущество (неосновательное обогащение), за исключением случаев, предусмотренных ст. 1109 ГК РФ. Правила, предусмотренные гл. 60 ГК РФ («Обязательства вследствие неосновательного обогащения»), применяются независимо от того, явилось ли неосновательное обогащение результатом поведения приобретателя имущества, самого потерпевшего, третьих лиц или произошло помимо их воли.

Согласно ст. 1109 ГК РФ не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения:

1) имущество, переданное во исполнение обязательства до наступления срока исполнения, если обязательством не предусмотрено иное;

2) имущество, переданное во исполнение обязательства по истечении срока исковой давности;

3) заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки;

4) денежные суммы и иное имущество, предоставленные во исполнение несуществующего обязательства, если приобретатель докажет, что лицо, требующее возврата имущества, знало об отсутствии обязательства либо предоставило имущество в целях благотворительности.

Общие правила неосновательного обогащения конкретизированы в специальном законе – Трудовом кодексе РФ.

Согласно ч. 1 ст. 137 ТК РФ удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных данным кодексом и иными федеральными законами.

Согласно абз. 4 ч. 2 ст. 137 ТК РФ удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (ч. 3 ст. 155 ТК РФ) или простое (ч. 3 ст. 157 ТК РФ).

Согласно ч. 3 ст. 137 ТК РФ в случаях, предусмотренных абз. 2, 3 и 4 ч. 2 указанной статьи, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Согласно ч. 4 ст. 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:

если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (ч. 3 ст. 155 ТК РФ) или простое (ч. 3 ст. 157 ТК РФ);

если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

Предусмотренные ст. 137 ТК РФ, ст. 1109 ГК РФ правовые нормы согласуются с положениями Конвенции Международной организации труда от 01.07.1949 № 95 «Относительно защиты заработной платы», разрешающими производить вычеты из заработной платы только на условиях и в пределах, предписанных национальным законодательством или определенных в коллективных договорах или в решениях арбитражных судов (ст. 8), ст. 1 Протокола от 20.03.1952 № 1 к Конвенции о защите прав человека и основных свобод, обязательными для применения в силу ч. 4 ст. 15 Конституции РФ, ст. 10 ТК РФ, и содержат исчерпывающий перечень случаев, когда допускается взыскание с работника излишне выплаченной заработной платы.

Для правильного разрешения спора необходимо знать причину «излишне выплаченной суммы».

Если это счетная ошибка (вместо 10 тыс. руб. в ведомости указали 100 тыс. руб.), то это означает, что была допущена описка, и работник неосновательно обогатился на 90 тыс. руб., которые он обязан вернуть. Причем получая эти деньги, работник должен был предполагать, что сумма завышена. При отказе вернуть неосновательное обогащение, на данную сумму начисляются проценты по ст. 395 ГК РФ.

А если «излишне выплаченная сумма» была обусловлена неправильным применением закона, локального акта, то такая сумма возврату не подлежит.

Например, в апелляционном определении от 28.03.2018 № 33-1157/18 судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Республики Саха (Якутия) пришла к следующему выводу: из буквального толкования норм действующего трудового законодательства следует, что счетной является ошибка, допущенная в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом), в то время как технические ошибки, в том числе технические ошибки, совершенные по вине работодателя, счетными не являются. При этом судебная коллегия отмечает, что именно на работодателя возложена обязанность по надлежащему учету оплаты труда, оформлению расчетно-платежных документов, предоставлению установленных отчетов, сведений о размере дохода работников.

В любом случае, если работодатель будет настаивать на возврате «излишне выплаченной суммы», то ему придется обратиться в суд по месту жительства бывшего работника и уже в ходе судебного разбирательства доказывать причины неосновательного обогащения.

Какой срок есть у работодателя на обращение в суд за взысканием излишне выплаченной заработной платы?

Как следует из ч. 4 ст. 137 Трудового кодекса заработная плата, излишне выплаченная работнику, может быть с него взыскана только в одном из следующих случаев:

счетная ошибка;
если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое;
если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

При этом Трудовой кодекс РФ не предусмотрел механизма взыскания излишней выплаты. Так, ст. 392 ТК РФ в части третьей устанавливает для работодателя срок обращения в суд лишь по спору о возмещении работником ущерба. И если получение работником излишних выплат в результате его неправомерных действий или сокрытия им своей вины в простое или невыполнении норм труда еще можно было бы считать причинением работодателю ущерба, то к случаям счетной ошибки такая логика определенно неприменима.

Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться

Возможно, законодатель предполагал, что излишние выплаты, произведенные в пользу работника, должны считаться неосновательным обогащением (ст. 1109 Гражданского кодекса) и взыскиваться в порядке, определенном гражданским законодательством, то есть с применением общего срока исковой давности в 3 года (ст. 196 ГК РФ). Такая точка зрения представлена в судебной практике (в том числе в отношении случаев, когда к переплате привели неправомерные действия работников).

Один из недавних примеров — дело, рассмотренное Ивановским облсудом. Работодатель требовал взыскать с работника переплату по заработной плате, которая возникла из-за необоснованного повышения оклада в связи с присвоением работнику квалификационной категории. В суде было установлено, что в реальности повышения квалификации работник не проходил, предъявленное им работодателю удостоверение не выдавалось соответствующим органом. В итоге суд признал наличие оснований для взыскания в связи с фактом недобросовестных действий ответчика, предоставившего работодателю заведомо недостоверное удостоверение о присвоении квалификационной категории. При этом, рассматривая вопрос о применении сроков исковой давности, суд указал, что спорные правоотношения сторон регулируются нормами гражданского законодательства, поэтому к заявленным требованиям не подлежит применению срок для обращения в суд, установленный ст. 392 ТК РФ. В данном случае срок исковой давности согласно ст. 196 ГК РФ составляет три года (Определение Ивановского областного суда от 4 марта 2020 г. по делу № 33-597/2020).

Имеются и другие примеры применения судами при схожих обстоятельствах срока исковой давности, установленного ГК РФ (см., например, определение Забайкальского краевого суда от 20 июня 2018 г. № 33-2451/2018).

Однако и случаи применения при взыскании излишне выплаченной заработной платы годичного срока на обращение в суд, установленного ст. 392 ТК РФ, также встречаются в судебной практике (см. определения Первого КСОЮ от 10 июня 2020 г. № 8Г-202/2020[88-9551/2020], Верховного Суда Кабардино-Балкарской Республики от 30 августа 2017 г. № 33-1057/2017, Новгородского облсуда от 15 июня 2015 г. № 33-1423/2015).

Также можно обнаружить и примеры применения подхода, в рамках которого выбор подлежащей применению нормы ставится в зависимость от конкретных обстоятельств дела. Так, Верховный Суд Республики Саха (Якутия) в определении от 13 февраля 2017 г. № 33-579/2017 указал, что если работник, не имея права на выплату, получил ее вследствие недобросовестности, то тогда к данным правоотношениям применяются нормы ст. 1109 ГК РФ. А если право на выплату не оспаривается, но работник получил ее в завышенном размере, то правоотношения регулируются нормами трудового законодательства, в связи с чем подлежит применению специальный срок исковой давности, установленный ст. 392 ТК РФ.

Переплатили зарплату сотруднику – что делать

pereplatili_zarplatu_sotrudniku_-_chto_delat.jpg

Переплатили зарплату – что делать

При обнаружении переплаты по заработной плате работодатель может простить ее либо договориться с сотрудником о добровольном возврате средств или удержании из зарплаты либо о зачете переплаты при следующей выплате. В случае отказа работника взыскание денег возможно только через суд. Если переплата возникла по одной из причин, оговоренных в ст. 137 ТК РФ, например, в результате счетной ошибки, наниматель должен следовать следующему алгоритму действий:

создается комиссия, которая своим актом фиксирует ошибку и причину ее возникновения (арифметическая ошибка);
работник письменно уведомляется о переплате и сроках ее возврата;
в месячный срок издается приказ об удержании излишне выплаченных средств, но только при согласии на это сотрудника, выраженном письменно (Письмо Роструда от 09.08.2007 г. № 3044-6-0);
производятся удержания в размере, не превышающем 20% от каждой выплаты зарплаты, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

Переплатили зарплату сотруднику — что делать при пропуске месячного срока для принятия решения об удержании? В этой ситуации работодатель может взыскать деньги только через суд. Судебное решение понадобится и в тех случаях, когда работник не согласен на возврат или удержание средств. Если причина, в результате которой образовалась переплата, не соответствует перечню из ст. 137 ТК РФ, возмещение денежных средств возможно только при добровольном возврате денег работником.

Когда переплатили зарплату, что делать бухгалтеру и работодателю, если ошибка допущена по вине расчетчика:

о выявленной ошибке докладывают руководителю (например, подав докладную записку);
работнику, получившему лишние деньги, предлагается добровольно вернуть переплату;
при согласии работника издается приказ и производится удержание, при отказе работодатель может обратиться за возвратом в суд (но суд может оказаться на стороне работника);
работодатель может возместить ущерб в порядке, регламентированном ст. 248 ТК РФ, за счет виновного лица, например — бухгалтера, допустившего при расчете техническую ошибку или неверно определившего расчетный период для исчисления суммы выплаты.

В ситуациях, когда бухгалтерия переплатила зарплату и сотрудник согласен на возврат денег в полной сумме, сумма переплаты может быть не только удержана, но и зачтена при следующей выплате. Зачет переплаты осуществляется по письменному заявлению сотрудника.

Например, работодатель выплатил аванс, а позже выяснилось, что работник по факту не отработал полученные средства, так как ушел на больничный или оформил отпуск за свой счет. В такой ситуации возникает переплата, которую может обнулить, если при начислении зарплаты за следующий месяц произвести выплату за минусом излишне выплаченной суммы.

Переплатили зарплату уволенному сотруднику – что делать

При выявлении переплат уволенному работнику работодатель, как и в случае с продолжающим трудиться сотрудником, составляет акт об излишне выплаченных суммах, но произвести удержание из зарплаты при этом будет уже невозможно, т.к. трудовой договор расторгнут.

В ситуации когда работнику переплатили зарплату, при увольнении и получении расчета это не было учтено и выяснилось уже позднее, бывшим работодателем оформляется уведомление с предложением о добровольном возмещении средств бывшим сотрудником. Если физическое лицо с этим не согласно и возвращать переплату отказывается, вопрос переходит в стадию судебного урегулирования. Основанием для составления искового заявления работодателем служит ст. 1102 ГК РФ, в соответствии с которой суммы неосновательного обогащения должны быть возвращены (при условии, что присутствует счетная ошибка или недобросовестность со стороны бывшего работника – п. 3 ст. 1109 ГК РФ).

Переплатили зарплату – что делать с НДФЛ и страхвзносами

При возврате переплаты у сотрудника меняется в меньшую сторону сумма начисленного дохода, что приводит к уменьшению налогооблагаемой базы, а значит уменьшается и сумма удержанного налога.

Если сумма переплаты уже была отражена в отчете 6-НДФЛ, сданном в налоговый орган, надо откорректировать отчет:

в корректировке указываются уменьшенные суммы дохода и исчисленного НДФЛ;
удержанный налог отражается с учетом суммы, удержанной с возвращенной зарплаты, т.е. по НДФЛ образуется переплата.

Если переплатили налоги по зарплате, что делать налоговому агенту-работодателю — излишне удержанный и перечисленный в бюджет налог по письменному заявлению налогового агента можно вернуть или зачесть в счет следующих платежей (ст. 78, 231 НК РФ).

Переплата возникнет также по страховым взносам, если они были начислены на ее сумму, поэтому необходимые корректировки следует внести в формы РСВ и 4-ФСС. Излишне уплаченные взносы можно зачесть в счет будущих платежей или вернуть на счет страхователя-работодателя в соответствии со ст. 78 НК РФ и ст. 26.12 закона № 125-ФЗ от 24.07.1998.

Если работник откажется возвращать переплату и суд признает его правоту, переплат по уплаченному НДФЛ и страхвзносам не возникнет и корректировки в налоговом учете работодателю не потребуются.

Что делать, если работнику переплатили зарплату: проводки

Для отражения в учете излишне выплаченных средств в пользу наемного персонала начисления сторнируются. Сумма долга за работником относится на счет 73 (по дебету), при удержании составляется проводка Дт 70 – Кт 73. Если бухгалтерия переплатила зарплату ошибочно — что делать, рассмотрим на примерах.

Пример 1

Работнику при согласии нанимателя предоставлен отпуск авансом. Отпускные начислены в сумме 18 000 руб., налог удержан и перечислен в бюджет в размере 2340 руб., в итоге работнику переведено на карту 15 660 руб. После отпуска сотрудник уволился без отработки, сумма переплаты отпускных возвращена им на счет работодателя в добровольном порядке.

В учете будет составлен следующий комплекс проводок:

Дт 20 – Кт 70 – 18 000 руб. – начислен доход в виде отпускных;
Дт 70 – Кт 68 – 2340 руб. – начислен подоходный налог (НДФЛ);
Дт 20 – Кт 69 – 5400 руб. – начислены страховые взносы;
Дт 70 – Кт 51 – 15 660 руб. – отпускные переведены на банковскую карту сотрудника;
Дт 68 – Кт 51 – 2340 руб. – уплачен НДФЛ;
Дт. 69 – Кт 51 – 5400 руб. – страхвзносы уплачены;
Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнированы начисления по отпускным за неотработанный период;
Дт 70 – Кт 68 – СТОРНО 2340 руб. – сторнирован начисленный налог;
Дт 20 – Кт 69 – СТОРНО 5400 руб. — сторнированы начисления страхвзносов;
Дт 51 – Кт 70 – 15 660 руб. – на счет работодателя работником возвращены излишне полученные отпускные.

Пример 2

Условия прежние – переплата отпускных за неотработанный период, но бывший работник отказался возвращать переплату добровольно и возврат денег осуществлен через суд. В этом случае производятся следующие операции:

Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнированы начисления по отпускным за неотработанный период;
Дт 70 – Кт 68 – СТОРНО 2340 руб. – сторнирован начисленный налог;
Дт 20 – Кт 69 – СТОРНО 5400 руб. — сторнированы начисления страхвзносов;
Дт 73 – Кт 70 – 15 660 руб. – отражена претензия по излишне выплаченным отпускным в сумме переплаты;
Дт 51 – Кт 73 – 15 660 руб. – деньги возвращены работником по судебному решению на счет компании.

Пример 3

Условия аналогичны примеру 2, но суд выиграл работник, и возмещение по переплате работодателем не получено. В этом случае сторнированию подлежит только сумма начисленных отпускных, а переплата списывается на прочие расходы:

Дт 73 – Кт 70 – 15 660 руб. – отражена претензия в сумме переплаты;
Дт 70 – Кт 73 – 15 660 руб. – после поражения в суде работодатель снимает претензию на возврат средств;
Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнируются начисленные отпускные;
Дт 91 – Кт 70 – 18 000 руб. – сумма отпускных списана на прочие расходы.

Пример 4

За январь работнику начислили зарплату в сумме 27 000 руб., удержан НДФЛ 3510 руб. Позднее обнаружилось, что при начислении была допущена арифметическая ошибка — за январь зарплата сотрудника должна была составить 22 000 руб., что на 5000 руб. меньше начисленной. За февраль начислена зарплата — 22 000 руб., удержан подоходный налог 2860 руб. Работник согласен на удержание переплаты.

Проводки в учете будут следующими:

Дт 20 – Кт 70 – 27 000 руб. – начислена зарплата за январь;
Дт 70 – Кт 68 – 3510 руб. – удержан налог из январской зарплаты;
Дт 70 – Кт 51 – 23 490 руб. – выплачена зарплата за январь;
Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 5000 руб. – сумма переплаты из-за счетной ошибки;
Дт 70 – Кт 68 – СТОРНО 650 руб. – излишне удержанный налог с суммы переплаты;
Дт 73 – Кт 70 – 4350 руб. (5000-650) – излишне перечисленная работнику сумма зарплаты;
Дт 20 – Кт 70 – 22 000 руб. – начислена зарплата за февраль;
Дт 70 – Кт 68 – 2860 руб. – удержан налог с февральских начислений;
Дт 70 – Кт 73 – 3828 руб. ((22000-2860) х 20%) – переплата удержана частично с соблюдением ограничения в 20% от месячного заработка;
Дт 70 – Кт 51 – 15 312 руб. (22000-2860-3828) – выплата зарплаты за февраль.

Остаток переплаты в сумме 522 руб. (4350 – 3828) будет удержан работодателем из зарплаты сотрудника за март.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Работник не хочет возвращать излишек заработной платы

На практике не редко возникают ситуации, когда организация ошибочно выплатила работнику лишние денежные средства. Изначально руководитель или главный бухгалтер стараются договорится с сотрудником о добровольном возврате средств, но не всегда такие переговоры оканчиваются успехом. Если сотрудник не захочет вернуть долг, исправить ситуацию в данном случае будет весьма затруднительно, так как закон в этом случае на стороне работника. Как в таком случае поступить работодателю и бухгалтеру, начислявшему данную сумму?

С чем может столкнуться работодатель

Для начала необходимо обозначить, что к переплате работнику излишних денежных средств может привести ряд случаев и ошибок. Это может быть невнимательность бухгалтера при вводе показателей заработной платы или при формировании ведомости на выплату в банк или кассу. Или главный бухгалтер недостаточно проконтролировал процесс. Также может быть неверно истолковано и применено действующее законодательство. Еще одним распространенным случаем возникновения переплаты по зарплате являются выплаты, произведенные за неотработанные дни, в случае несвоевременно предоставленного табеля учета рабочего времени.

Согласно ст. 137 ТК РФ, излишне выплаченная заработная плата может быть взыскана работодателем с сотрудника в определенных случаях:

Когда причиной стала счетная ошибка (то есть ошибка, допущенная в арифметических действиях).

Когда была признана вина работника (невыполнение норм труда или простой).

Когда были установлены судом неправомерные действия сотрудника, что привело к получению «лишних» сумм.

Во всех других случаях работодатель не сможет взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату. Например, если был неправильно растолкован и применен закон или нормативно правовые документы. Если был сбой в расчетной программе, неверно введены показатели расчета или формы начислений зарплатных сумм (такого рода ошибки называются техническими). Если суммы начисления были рассчитаны за неверный расчетный период или произвели повторные выплаты зарплаты, премии или других разовых начислений.

В действующем трудовом законодательстве отсутствует четкая формулировка определения счетной ошибки. За счет этого часто возникает вопрос о том, какая ошибка считается счетной и по каким признакам она определяется. В Письме от 01.10.2012 № 1286-6-1 Роструд пояснил, что счетной считается ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов (например, ошибка при сложении составных частей заработной платы, неверно проставленная запятая или дописанная лишняя цифра). Произошла ли счетная ошибка или нет, определяется только посредством обращения в суд, где работодателю придется доказывать, что ошибка была именно в арифметических действиях.

Из всего перечисленного следует, что если вы ошибочно переплатили заработную плату и при этом причина переплаты не попадает под перечисленные выше исключения, то до тех пор, пока с работником не будет достигнута договоренность о добровольном возврате переплаты, такая сумма не может быть не взыскана, не удержана в счет заработной платы или каких-либо иных выплат. Причем, если сотрудник не захочет добровольно погашать долг, взыскать сумму в добровольном порядке тоже вряд ли удастся.

Добровольный возврат

В случае, когда сотрудник готов самостоятельно вернуть переплаченную сумму, работодатель должен выслать ему уведомление следующего содержания:

«Настоящим письмом доводим до вашего сведения, что 01.09.2018 года вам ошибочно была выплачена премия в двойном размере. Переплата составила пять тысяч рублей. С учетом положений п. 4 ст. 137 ТК РФ работодатель не вправе произвести удержание излишне выплаченной заработной платы. В связи с этим просим рассмотреть вопрос о добровольном возврате излишне выплаченной суммы в кассу или в письменной форме выразить свое волеизъявление об удержании суммы из заработной платы. О своем решении просим письменно сообщить в течение трех рабочих дней».

После этого сотрудник может вернуть денежные средства в кассу по расчетному кассовому ордеру или же написать заявление на удержание, если речь идет о поэтапном возврате сумм. Заявление должно содержать текст следующего характера:

«Я, Иванова Мария Степановна, настоящим прошу с 01.10.2018 удерживать 20% от общей суммы заработной платы для погашения суммы излишне выплаты в размере двадцати тысяч рублей до полного погашения задолженности».

После все этого работодатель в рабочем порядке удерживает оговоренную сумму из зарплаты работника. Но не стоит забывать о том, что в силу положений ст. 137 ТК РФ работодатель вправе принимать решение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения неправильно исчисленных выплат. Во-вторых, согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех ежемесячных удержаний не может превышать 20% от заработной платы.

Отказ от добровольного возврата

Если сотрудник отказывается вернуть задолженность, то в этом случае фирма несет реальные убытки. Если переплата была совершена в результате счетной ошибки или неправомерных действий работника, которые привели к переплате, тогда можно обратиться в суд и возместить ущерб в судебном порядке.

Если перечисленные выше действия так и не привели к возврату денежных средств, встает вопрос о том, с кого брать спрос и кто должен возместить данные расходы? Необходимо понимать, что переплата могла произойти по вине бухгалтера, который мог неверно ввести данные для расчета заработной платы, или по вине расчетчика, который передал в бухгалтерию недостоверные данные. Поэтому излишне выплаченная заработная плата может быть удержана с сотрудника, совершившего ошибку, вина которого будет доказана при административном расследовании данного факта.

Причиненный данный работником ущерб должен быть возмещен в порядке, описанном в ст. 248 ТК РФ. Из статьи следует следующее: если размер причиненного ущерба не превышает среднемесячного заработка работника, тогда взыскание денежных средств осуществляется на основании письменного распоряжения руководителя. Документ должен быть создан не позднее месячного срока со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба. Если установленный срок для издания распоряжения истек или размер ущерба превышает среднемесячный заработок, тогда взыскание ущерба может проведено только с согласия виновного работника или посредством обращения в суд.

Учет переплаты

Заработная плата в бухгалтерском учете отражается на счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». В результате излишней зарплаты образуется сальдо по этому счету. Если сотрудник вернул долг, то счет 70 просто «закроется». Возвращенная сумма не будет облагаться НДФЛ, пенсионными взносами и взносами на травматизм.

Если сотрудник отказался возвращать денежные средства, то необходимо быть готовым к тому, чтобы признать данные суммы в бухгалтерской отчетности в качестве расходов и обязательств. Следовательно, списать переплату на прочие расходы. При этом производится запись по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» и кредиту по счету 70. В случае такого подхода уменьшаются экономические выгоды организации. Плюсом данного подхода является то, что такая задолженность не находится под контролем организации, и она не может рассчитывать на получение экономических выгод в будущем. Невозвращенная сумма не учитывается при учете налога на прибыль, не облагается пенсионными взносами и взносами на травматизм, но облагается НДФЛ. Окончательное решение при отражении течения денежных средств при излишней выплате сумм принимается за работодателем и главным бухгалтером.

Необходимо учитывать, что, если НДФЛ с указанной суммы был исчислен, удержан и перечислен в бюджет при ее выплате сотруднику, оснований для повторного исчисления и удержания налога в момент признания за работодателем долга безнадежным к возврату по данной сумме нет. Такая же ситуация возникает в случае страховых взносов. Если же работник добровольно возвращает излишне полученную сумму, то производится корректировка НДФЛ и производится перерасчет базы для начисления страховых взносов и имеет право на возврат или зачет суммы излишне уплаченных стразовых взносов и НДФЛ.

Бывший работодатель требует вернуть излишне выплаченные денежные средства